ペーパーレス会議と、遠隔相談システムで
業務効率化とサービス品質向上を実現。

猪苗代湖に面する郡山市から田村市、そして太平洋側のいわき市、双葉郡まで、広域な管内でさまざまな園芸作物を生産している福島さくら農業協同組合(JA福島さくら)様。日本屈指の米どころとしての地の利を生かし、日本一厳しい7つの生産基準を満たした郡山市産最高級米「ASAKAMAI 887」など、優れたブランド米を育て、東日本大震災からの農業復興に取り組んでいる。また、震災に伴い県内JAの組織再編が進むなか、デジタルを活用した業務効率化を推進。タブレットと「KDDI Wide Area Virtual Switch 2(以下、KDDI WVS2)」などを活用して会議のペーパーレス化を果たすとともに、「Microsoft 365 with KDDI」のTeams(以下、Microsoft Teams)を活用した遠隔相談のサービスも開始。コスト削減や業務省力化を実現すると同時に、広い管内の全域で良質なサービス提供を目指している。

JA福島さくら様では、毎月・約90名が参加する理事会を中心にさまざまな会議が行われ、とくに理事会では、毎回100ページ近い会議用資料が作成・配布されていた。坪井様は「東日本大震災の影響もあり、5つのJAが統合されて誕生したJA福島さくらは、会議の参加者も多く、準備に非常に多くの手間とコストがかかっていました」と振り返る。
また、星様は「震災から10年を経て、双葉町ではようやく米の試験栽培も始まったところです。被災地域を含めた広い管内で効率的に業務を行うためにさまざまな改革を進める必要があり、その一環として会議のペーパーレス化や遠隔相談システムの導入を検討しました」と経緯を語る。導入に際しては、複数企業に提案を依頼し比較検討した結果、求めていた機能とコスト面においてベストな提案をしたKDDI まとめてオフィスをパートナーに選んだと言う。

会議のペーパーレス化は、コスト削減と業務負担軽減の双方において大きな効果を発揮した。加藤様は「理事と支店長以上の役職員約200名にタブレットを配布し、ほとんどの会議をペーパーレス化しました。以前は、資料作成のために残業することも多く、非常勤の理事には会議前に自宅へ資料を郵送する手間やコストもかかっていました。今では、紙代・印刷代などが不要になり、タブレットや通信に関わる費用を差し引いても年間150万円ほどのコストダウンになりました。さらに、直前で資料に修正が発生しても印刷のやり直しをする必要がなく、作業負担も劇的に軽減できました」と効果を語る。
また、鎌田様は「非常勤の理事はタブレットを自宅でも使うため、セキュリティ面に課題がありましたが、『Apple Business Manager』と『KDDI Smart Mobile Safety Manager』で、万が一の紛失時でもデータ消去などができるので、安心して運用することができています」と効果を語る。

また、各地の店舗へ、相続や投資信託などの相談に訪れたお客さまに対して、本部・本店の専門スタッフが詳しいアドバイスが行えるよう、遠隔相談システムを導入。鎌田様は「こうした相談を遠隔で行う際には、農林中央金庫などの厳しいセキュリティ基準をクリアする必要があったため『KDDI WVS 2』と『Microsoft Teams』で、セキュアなシステムを構築しました。『KDDI WVS 2』は、ペーパーレス会議でも使用していますが、セキュリティはもちろん通信も非常に安定しているためスムーズに会議を進行できています」と語る。
さらに、今後について鎌田様は「外出の多い福祉職員にスマートフォンを貸与するなど、JA内のコミュニケーション環境の効率化を検討していますので、今後とも、KDDI まとめてオフィスには、よりよい提案とサポートをお願いしたいと思っています」と語る。

JA福島さくら様のペーパーレス会議と遠隔相談システムの概要