長年の紙文化から脱却。
IT環境整備で、業務効率化を実現。

専門性の高い投資用不動産事業に長年の実績を重ね、マンション建設から分譲、仲介、賃貸管理、建物管理まで一貫したサービスを提供する明和グループ様。『ステージファースト』『ステージグランデ』『グランドコンシェルジュ』のブランドを展開し、東京都内を中心に数多くのお客さまと厚い信頼関係を築いている。また、同グループでは、さらなる成長を目指し業務環境のデジタル化を推進。グループ内の販売部門3社の全従業員に「auスマートフォン」「タブレット」を貸与するとともに、「Google Workspace ™」などのクラウドサービスを導入し、ペーパーレス化や業務効率化を実現している。明和グループ様のグループ会社として、サービスを導入したGRANDCITY様にその効果を聞いた。

GRANDCITY様では、手書き伝票で行っていた交通費精算のデジタル化を皮切りに、ITを活用した業務環境の刷新に着手した。営業統括本部長は「経費精算に限らず、あらゆる情報伝達や共有が紙ベースで行われていたため、まずはスマートフォンやタブレットを導入してペーパーレス化するのが最初の狙いでした。また、社員のほとんどが社外で営業活動をしているにも関わらず、メールは会社のパソコンでなくては確認できず、本社からの一斉告知もFAXで行うなど、IT環境の整備が遅れていたことから、一気に見直しを図ることにしました。導入に際しては、数社を比較検討しましたが、KDDI まとめてオフィスがコスト面で一番魅力的であったことに加え、ペーパーレス化に欠かせない複合機や、業務効率化に役立つ『Google Workspace』の提案もしてもらったことから、すべてまとめてお任せすることにしました」と経緯を語る。

業務書類のペーパーレス化は、従業員の負担軽減に大きな効果を発揮した。営業担当のH.M様、K.K様、T.S様は「交通費の精算申請や、日報・月報の作成をスマートフォンやタブレットで行えるので、書類を手書きで作成する負担がなくなりました。また、部内の売り上げ数字の集計も、以前は部員の日報をチェックしながら手計算していましたが、今は『Google Workspace』のスプレッドシートで自動集計できるようになり、本来業務に時間を割くことができるようになりました」と導入の効果を語る。
また、ペーパーレス化により情報共有が簡単になったことで、売り上げの向上にもつながった。H.M様は「契約見込みのお客さまについて、以前はアポイントの度に書類で報告していたのですが、今はGoogleカレンダーなどで進捗状況をチーム内で共有できるので、定期的なリマインド営業を漏れなく行え、売り上げ向上にもつながっていると感じています」と語る。

つねにスマートフォンとタブレットを持ち歩くことで、社内外でのコミュニケーションもスピードアップした。T.S様は「どこにいても社内データが確認できるので、お客さまへのレスポンスも早くなりました」と言い、K.K様は「社外でも、チーム内の連絡がとりやすく、会社からの通達もスマートフォンで確認できるので、余裕をもって外回りの営業活動ができるようになりました」と効果を語る。
また、今後の取り組みについて営業統括本部長は「私たちの業務環境改善は、まだ緒に就いたばかりです。現在は、紙で配布していた給与明細書をスマートフォンで確認できるようにしたり、書類で管理していた顧客情報をデジタル化したり、クラウドサインによる決済の導入など、紙の会社からデータベースの会社へ、将来を見据えた挑戦を続けています」と意欲を高めている。

導入サービス概要図