情報共有の課題を
グループウェアとモバイルで解決

関西、関東、中京、広島エリアを中心に、主婦層をメインとした人材サービス事業、小学生の放課後事業、未就学児の保育事業を行うセリオ様。全国7カ所にオフィスと事務局を構え、放課後事業は業界トップクラスの165施設、保育関連施設は50施設を展開。『仕事』と『育児』の両面から働く女性を支えることを使命に、着実な成長を続けている。また、こうした事業成長に伴う社員数と施設数の増加に対応するため、社内の情報共有とコミュニケーション環境の再構築を推進。「Google Workspace」、タブレット、auスマートフォンなどを導入し、いつでも、どこでも、必要な情報や人にアクセスできるしくみを構築するとともに、多様なアプリケーションの活用で業務の効率化を実現した。

セリオ様では、順調に事業成長を続ける一方で、社内の情報基盤の整備が遅れ、社員や拠点間での情報共有に課題が生じていた。青木様は「当時、社内での情報共有は書類の郵送か、メールでの個別のやり取りしかなく、手間がかかる上、関係者全員への周知や情報管理が難しくなっていました。そこで、抜本的な環境改善を目指し、最初に導入したのが「Google Workspace」でした。選んだ理由は、必要な機能が揃っていたことと、課題であった情報共有が共有ドライブで簡単にできることです。また、ベンダーについても各社を比較検討しましたが、KDDI まとめてオフィスがワークフローなどのアドオンについても、当社の求める機能をリーズナブルに提供してくれことから採用を決めました。さらに同社の対応力やコストパフォーマンスに魅力を感じ、引き続きスマートフォン、タブレット、MDMなどの導入もサポートしてもらい、全社的な情報基盤の整備を果たすことができました」と経緯を語る。

「Google Workspace」と各種デバイスの活用で、同社の情報共有環境は大幅に改善した。渡部様は「保育園と本部との情報共有が簡単に行えるようになりました。園からは月次報告書や事故報告、園児情報などさまざまな書類を本部へ送っていたのですが、Googleドライブで簡単に共有できるようになり、業務負担を軽減できました。また本部スタッフにとっても、各園の情報をドライブ上で一元管理できるようになり、自治体への申請手続きなども、園に確認することなく速やかに行えるようになっています」と言う。 また、タブレットとアプリの活用で保育業務も大幅に効率化できた。渡部様は「保育園用アプリを導入したことで、手書きで行っていた登降園時刻の記録や個別連絡帳の作成などをタブレットのタッチ操作でできるようになりました。欠席の連絡もアプリを介して、保護者のスマートフォンから園のタブレットに届くので、以前のような電話応対が不要になり、園児から目を離さず保育に集中できるようになりました」と導入効果を説明する。

人材派遣の事業部では、外出の多い営業担当社員の業務効率が大幅に向上した。山本様は「スマートフォンとタブレットを持ち歩くことで、連絡はもちろん、どこにいても必要な書類にアクセスできるので、スムーズな商談が可能になりました。また、同じお客さまを担当している他拠点の営業社員と、お客さまの最新動向をGoogle Chatで共有することで、ビジネスチャンスを逃さない営業活動が可能になっています」と話す。
さらに、Google Meetが、全社的なコミュニケーションの活性化に貢献している。青木様は「当社は、多くの拠点に別れて事業を行っているため、定期的なミーティングが不可欠なのですが、Google Meetで、移動時間を気にせず頻繁に打ち合わせが行えるようになりました。また、社長も参加する毎週月曜日の朝礼をオンラインで中継することで、多くの社員が視聴できるようになり、全社的なマインドの共有にも役立っています。今後も、さらにデジタルツールの活用を深めて事業成長と働きやすさの向上に取り組んでいきたいと考えています」と抱負を語る。

セリオ様による「Google Workspace」とデバイスの活用イメージ