Microsoft Teamsは、WEB会議やチャット機能で円滑なコミュニケーションをサポートします。
会議室探しや社員の出社日に縛られず、スムーズな対話を実現します。
埋もれてしまう
1対1や複数人チャットで気軽にコミュニケーションを深められます。グループやプロジェクト単位でチームチャットを組めば、関連するやり取りが一元管理できて便利です。過去の履歴は検索ボックスにキーワードを入れて検索すると検索時間の短縮に。メンション機能や、既読確認もできます。
会議室が空いていない
Teamsがあれば、会議室の空き状況を気にせず会議を設定することができます。スケジュールから会議を予定して参加者を招待することも可能です。また、外部の人をゲストとして招待することもできるため、社内外の円滑なコミュニケーションを実現します。
見つからない
チームチャットに紐づけてファイルを保存すれば、Excel、Word、PowerPointなどのOfficeソフトも一元管理ができます。ファイルは更新者やファイル種別、日付選択など、豊富な検索方法で効率的に検索が可能です。クラウドストレージと連携することでより快適に利用できます。
参加できない
マルチデバイス対応のTeamsのWEB会議なら、どこからでも会議に参加できます。人目が気になる場所や出先からは、カメラを使わず、音声のみでの参加も可能。利用シーンに合わせて最適な方法を選択できます。
いろいろあって混乱
Teamsなら、気軽なコミュニケーションや急ぎの連絡などはチャットを。取引先やお客さまとの打ち合わせは、カメラ機能をONにして顔を見ながらWEB会議で。直接会話が必要なシーンには通話機能を活用する。と、ビジネスに必要な連絡手段をすべて包括しています。
複数の店舗を運営する中小企業でマーケティングを担当しているAさん。
今までは訪問や電話、メールを活用してスタッフと連絡を取り合っていましたが、煩雑になりすぎてコミュニケーションが上手くいきません。Microsoft Teamsでどのように業務が変わるのでしょうか？
出社したらまずは
Teamsを起動
Teamsで送られてきた日報をチェック。
気になる点をチャット機能で店舗スタッフに確認。
今まではメールでやり取りしていたがチャットでタイムリーに。
自分のデスクから
ミーティングに参加
進行中のプロジェクトについてWEB会議で進捗をチェックし対応策を検討。会議を録画しておく。会議室への移動も必要なくなり、効率アップ。
チームメンバーと一緒に
資料作成
新施策の提案を準備。メンバーと役割分担して共同で資料を作成。ファイルはTeamsの専用グループチャットに保存。今までのように最新ファイルを探す手間がなくなり効率化。
稟議を回してすぐに承認もらう
社内稟議を回付。Teamsから稟議回付したことを上司にメンションして報告。打ち合わせつづきだった上司も通知を見て即承認。承認スピードアップでビジネスが加速。
採用に関わる業務を担当しているBさん。
今まではメールでのやり取りが膨大で対応だけで一苦労。日々の業務も複数のグループで分かれていてナレッジも分散されがちです。Microsoft Teamsでどのように業務が変わるのでしょうか？
大切な雑談タイム、雰囲気も良好
業務内容はもちろんのこと、チームワーク強化の雑談もチャットで。社内の連絡はメールからTeamsに置き換わり、重要度に合わせて対応できるように。
資料作成しファイル共有
経営会議に提出する資料を作成。複数人で共有しながら修正して資料を仕上げる。
採用候補者のレジュメや評価シートもクラウド上で共有。
ビデオ会議を使って採用面接を実施
採用面接はすべてTeamsで行っている。時間を有効活用することで、面接回数を増やすことができ、日程調整も柔軟に。スピーディに選考をすすめることができる。
ナレッジチャンネルに投稿
プロジェクトごとにコミュニケーションを分けて管理。ナレッジ共有用にTeams上に専用チャンネルを用意、誰でもアクセスできて頻繁に情報共有されている。
内線電話と紙からTeamsへ。
コミュニケーションが劇的に活性化
「プロジェクトや部署内でのコミュニケーションや情報共有を大幅にスピードアップし、導入からまだ1年ですが、これ無しでは業務が進まないほど浸透しています」とご担当者様は語る。また「以前は、相手が自席に居ないと連絡をとるのにも時間がかかりましたが、いまは場所に縛られることなくMicrosoft Teams上で意見交換や資料の共同編集ができ、必要ならオンライン会議にそのまま移行できます。紙の資料もほぼなくなり、デスクまわりもスッキリしました」と効果を説明。
富士部品工業株式会社
クラウドで移動時間を大幅削減、業務効率化を達成
TeamsによるWEB会議を活用することで、毎月の職場研修会や若手社員向けの集合研修も効率的に行うことができた。「現場事務所から支店などの事業所まで遠い場合はオンラインで参加できるようになったため、移動時間がなくなり、時間の有効活用ができるようになりました」とご担当者様は語る。この他にも、施工現場ごとにTeamsでチームを作って情報共有をしたり、SharePointを社用車・工具などの予約に活用し業務効率化を進めている。
北陸電気工事株式会社
社内の情報共有量が増加、円滑な業務進行が可能に
「比較的幅広い世代の社員が在籍していたため、人によっては新しいツールの導入に慣れていないこともあった。そこで、複雑な設定が必要な場合は社員の画面をMicrosoft Teams上で共有してもらい、遠隔で操作できる機能を活用。システム担当者が社員のPCを物理的に触ることが難しい環境下でも相手のPC画面を操作できるので、設定を変更やエラー解消も行えた」とご担当者様は語る。また、今までは属人化していたノウハウを共有する場が生まれ、新入社員のオンボーディングにも役立ている。
オープンリソース株式会社
