まずはここから!オフィスセキュリティのステップ 1

2016年11月04日掲載（2023年11月08日更新）

※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。

情報は、『人・物』に続く、第三の重要な企業資産と言われています。ところがここ数年、企業が持つさまざまな機密情報が、インターネットを介して流出したというニュースを耳にすることが多くなっています。

それだけではありません。前回のレポート『ここが危険!オフィスに潜むセキュリティの⽳』でご紹介した通り、企業情報の流出はネット経由のものばかりではなく、人を介して起こるケースも多いことが分かっています。

企業が『コンフィデンス(信⽤)』や『レピュテーション(評判)』を守るためには、『セキュリティの穴』を素早く見つけ、適切な対策を講じて問題の発生を未然に防がなければなりません。では実際に、どのようなことを行えばいいのでしょうか。具体的な対策の方法を2回に分けてお届けしていきます。

目が届かないからこそ危険があります

少ない人員で複数の場所に対応できる監視カメラの設置が有効です。また、監視カメラは設置環境や設置目的によって、適した機器を選定したり設定を変更したりすることが簡単にできるため、以下のような点を考慮に入れながら、最適なシステムを構築して導入することが大切です。

監視カメラを導入する際に検討すべき機能

録画期間、映像保存期間はどのくらい必要か
解像度(画質)はどの程度必要か
遠隔地からのモニタリングは必要か
照明や拡声マイク(威嚇効果)は必要か
Fisheye(魚眼)カメラは必要か

オフィス内をよく見回してみると、通路や倉庫、階段、未使用の部屋など、目の届かない場所が数多くあります。条件の異なるそれぞれの場所を監視するためには、どのような機能が必要か、十分に考慮して設置することが重要です。

執務エリアが見える状態になっていませんか？

執務エリアのセキュリティ面から見直す場合、すべてを間仕切りで覆って見えなくしてしまうと、かえって不法侵入者が隠れる場所を増やしてしまうなどの不都合がおきる場合があります。
そこで対策を取る場合、『隠す』セキュリティと『見える』セキュリティがあることをきちんと理解し、両方を的確に組み合わせていくことが重要です。
例えば、役員の会議室など重要な話し合いが行われる部屋は、完全に間仕切りして見えなくするだけでなく、音声も漏れなくするなどの配慮をする必要があります。一般執務エリアにはパソコンの画面や机の上に置いた書類をのぞき見られない程度の高さを持つ間仕切りを使い、コピー・FAXエリアなどは完全にオープンにするという具合に、その場所に応じた視線コントロールを意識することが大切です。

その収納場所は安全ですか？

重要な情報を安全に保管するためには、明確で社員が利用しやすい収納対策を考える必要があります。

オフィス内には、膨大な書類があちこちにあることでしょう。収納キャビネットには、スライド式のものや壁面に設置するもの、フロアの中間に設置して間仕切りとしての機能を果たすものなどがあるので、それらをうまく組み合わせて過不足のない収納スペースを作ることが大切です。
重要書類は、非接触ICカードをかざすだけの簡単操作で、扉ごとに施・解錠の履歴を管理できる特殊なキャビネットを使用することをおすすめします。同じIPネットワークに接続されていれば、遠隔地にいても扉をリモート解錠することができるキャビネットなどもあります。
重要なデータを保存してあるサーバやパソコンは、無線LANによる情報漏えいや、外来電磁波によるコンピュータの誤動作を防止する電磁波シールド性能を持つ、特殊な間仕切りの中での保管をおすすめします。

グループ内でしか使わない重要書類やデータは、グループ専用のキャビネットで保管するだけでは不十分です。もう一歩進めて、間仕切りとしても使えるキャビネットを有効に使って、グループ内のメンバー以外が『物理的・心理的に』立ち入りにくい、グループ専用のスペースを作ることで、収納機能をほかグループと併用することがなくなり、書類やデータの安全性がより一層高まります。

万一、火災や盗難にあった際にも、どうしても守る必要がある重要書類やデータは、耐火性能や防盗機能を持つ強固な金庫への保管をおすすめします。

書類の廃棄は慎重に

書類をくしゃくしゃに丸めたり、何度か折りたたんだり、2、3度破いたりしただけでゴミ箱に捨てたりしていませんか?その場合、捨てた書類を誰かに読まれる可能性はかなり高いと考えたほうがいいかもしれません。重要な書類を扱うポジションにいる人は、廃棄管理にも十分に気を配る必要があります。誰にも見せたくない書類を安全確実に処分するには、やはりシュレッダーで裁断する方法が最も確実です。
可能であればオフィスには、個人やグループ単位で使える小さめのデスクサイドタイプと、フロア全体で使える大型で処理能力の高いフロアタイプの2種類のシュレッダーを用意しておくと便利です。
さらに機密性の高い書類を扱うことが多いセクションでは、鍵付きの廃棄物収納システムを設置するとさらに安全性が高まります。

まとめ

セキュリティ対策を立てるには、何を、何から、どういう方法で、どの程度守るかなど、さまざまなことを考慮に入れて考えなければなりません。また、企業を巡るリスクは日々刻々と変化しています。ですから常にセキュリティに関する最新の情報を入手して、新たなリスクに対応した、新たな対策を積み重ねていくことが大切です。