常に求められる『業務の生産性向上』。そのカギはコミュニケーションにあり

少子高齢化が進みゆく日本社会において、『業務の生産性向上』が大きな課題となっています。企業の規模を問わず、あるべき働き方を各社が考え、実行に移すことが求められているのです。

その具体策の一つが、コミュニケーションの効率化。お客さま、協力会社、さらには社員同士など、日々の業務を通じてさまざまなやりとりが交わされています。いかにスムーズに日々の情報連携を実現するかは、業務効率そのものに直結します。『業務の生産性向上』への取り組みについて、 コミュニケーション効率化の観点から全5回の連載コラムをお送りします。

第1回のテーマは、『業務の生産性向上』の背景や課題、企業の取組みです。

目次

• 多様な働き方ができる環境づくりが、仕事の効率化を進めるカギに
• 非効率なコミュニケーションを減らすことで働き方改革を
• 次回予告

多様な働き方ができる環境づくりが、仕事の効率化を進めるカギに

働き方を改革する----。なぜ今、このタイミングで働き方改革が求められるようになってきたのでしょうか。

世界でも類を見ない高齢国家の道を歩んでいる日本では、労働人口が2000年をピークに減り始め、今後も減少傾向に歯止めがかからない予測となっています。また昨今では「求人募集をしても、なかなか人が集まらない」という声もよく耳にします。仕事量は変わらないのに働き手が減れば、社員一人ひとりの負荷が増してくるのは当然です。

そんな状況を回避するために、これまでごく普通に行われてきた日本の慣習が長時間にわたる残業です。社員からすれば残業も断れず、有給休暇の取得もままならない雰囲気----そんな中で長い間、仕事が行われてきました。

近年では、働き手を確保するために女性や外国人、高齢者など幅広い人材を採用しようとする『ダイバーシティ』という考え方が浮上してきました。もともとダイバーシティとは『多様性』の意味があります。これまで企業社会に進出できなかった多様な人を採用する戦略に舵を切った企業も多くあります。

しかし、「毎日会社に来ることが当たり前」という日本ならではの企業風土・働き方のままでは、例えば育児や家事を仕事と両立させたい女性にとって働くことは難しくなります。多様性のある人材を確保するためには、多様な働き方ができるよう改革することが大前提。同時に、仕事の『量』から『質』へ考え方をシフトした、効率的な働き方ができる環境作りこそが現在企業に求められているのです。

国も改革に着手し始めています。昨年、総理が議長を務め、関係閣僚や労使の代表、有識者らで構成された『働き方改革実現会議』が発足。非正規労働者の賃金を引き上げる『同一労働同一賃金』や、外国人の雇用、残業上限の設定など、さまざまな角度から議論がなされ、働き方の改革実現に向けて動いています。

非効率なコミュニケーションを減らすことで生産性向上

実際に改革を進めている企業も少なくありません。

まずは、残業の削減です。特定の日を『ノー残業デー』に設定し、速やかな退社を促す企業も増えてきています。また、政府も残業時間を『原則月45時間、年間360時間』とし労使で協定を結べば『年間720時間』まで認めるとし首相の裁定で上限設定を決めました。

勤務時間以外にフォーカスしたものでは、『勤務間インターバル制度』もそのひとつ。退勤後、翌朝出勤するまで一定時間以上の『休息時間』を確保するものです。KDDIでもこの制度を導入し、健康管理をはじめ、長時間労働の抑制、ワークライフマネジメントなどに対する意識向上を目的に、退勤後、翌朝出勤するまで一定時間以上の『休息時間』（最低8時間）を確保することを全社に適用しています。

さまざまな企業で始まっている長時間労働の抑止策。しかし、時間の線引きをするだけでは、なかなかうまくいきません。並行して必須となるのは業務効率の改善です。改善をもたらす要素は複数ありますが、大きな影響をもたらすのは日々の業務で生じる社内外との連絡、すなわちコミュニケーションを効率化させることです。

例えば『メール対応だけで1日の大半を費やしてしまった』ということはありませんでしょうか。1通だけなら大した時間ではないかもしれませんが、1日数十通メールを送るとなると、とても多くの時間と労力を必要とします。

会議も同様で、『会議のたびに移動時間で半日つぶれてしまった』という経験はないでしょうか。例えば複数の拠点から集まって会議を行う場合、移動に多くの時間が割かれがちになります。

それが遠方となると新幹線や飛行機などの移動費、さらには宿泊代まで、消費するのは時間だけではありません。

これらの非効率な無駄をいかにして改善し、効率よくスムーズに意思疎通する環境を整えるのか。そのための大きな役割を担うのがITツールの活用です。

近年では、さまざまなITツールの登場で、メールや会議などのコミュニケーションを効率的に行えるようになってきています。ただ、すべてをITツールに置き換えれば良いというものではありません。適材適所での使い分けが効率的なコミュニケーションを実現し、働き方改革につながっていきます。

次回予告

次回コラムでは、ITによって効率化できるコミュニケーションとはどのようなものがあるのか、解説をしていきます。