『業務の生産性向上』はすなわち、コミュニケーション改革。これまでの連載では、チャットやテレビ会議など、ITを駆使したコミュニケーション改革の実現法をご紹介してきました。最終回は、実際にこれらツールを導入し、どのような効果が得られたのか、企業の導入事例をご紹介します。
目次
業務効率化・生産性向上についてお悩みなら、KDDI まとめてオフィスにご相談ください
【事例その1】「LINE WORKS with KDDI 」で情報伝達のスピードが飛躍的にアップ！
都内を中心に複数のカフェダイニングを展開するA社。かつて、本部と店舗スタッフとの情報共有はパソコンでのメールが主でした。
しかし、パソコンは各店舗に1台。営業時間終了後に行う売上報告には問題ありませんが、営業時間中は多忙につき、なかなかメールをチェックすることができません。たとえば「A店で明日、急遽欠員が出るから、誰かヘルプで行けませんか？」と本部から連絡が来ても、コミュニケーションが遅れてしまい、問題解決につながらないケースもよくありました。
そこで、店舗スタッフにとって使い勝手の良い「LINE WORKS with KDDI 」を導入。情報伝達のスピードが飛躍的に向上したと同時に、既読確認の機能も情報の共有漏れに十分効果がありました。
また、A社では、各店舗に自由な裁量を与えています。キャンペーンや独自メニュー、POPのデザインなども店舗ごとに違い、それぞれのお店のカラーが出ています。「こんなキャンペーンを打ったら、初日からかなり効果が出ましたよ！」といった各店舗の成功事例もリアルタイムに共有できることも大きな魅力なのだとか。また、画像つきで「POPのデザインを変えたら売り上げがアップした！」といった報告も上がり、お互い自然と切磋琢磨する効果も生まれました。
また、個人用の『LINE』を仕事に活用すると、誤ってプライベートのLINEグループに仕事のメッセージを送ってしまうといったリスクも考えられます。企業としてのコンプライアンスの面でも、一線を画した「LINE WORKS with KDDI 」の利用が望ましいと感じているとのことでした。
そのほか、メールでの堅苦しく遠回しなやりとりがなくなり、組織の風通しが良くなるなど、多方面で好影響が生まれ「導入は成功でしたね」と満足されています。
【事例その2】『テレビ会議』で移動時間が大幅削減
"地元密着"を理念に掲げ、地方の主要都市に本社と8カ所の営業店を展開するカーディーラー、B社。社員数は約270名に上ります。
B社が感じていた課題は、週1回のペースで行われる店長会議や、部課長やメカニックなど階層別・職種別で適宜行われてきたミーティング。本社に集う店長会議の場合、最も遠い営業店からは車で片道30分かかります。たかが30分、されど30分。その時間を、最優先事項であるお客さま対応にあてたいと、日々感じていました。そこでメールや電話の連絡で代用できないかと模索してみましたが、数字の報告だけでよいものの、意思の疎通には限界があり、結局会議の減少には至りませんでした。
そんな矢先、『Chromebox for meetings』が日本でリリースされました。もともと同社ではGmailやGoogleカレンダー、GoogleドライブなどのGoogleの提供するＩＴツールを業務で活用してきた背景があったため、その期待値は元から高く、加えて、他社製品に比べて低価格た?ったこともあり、導入に至りました。
その結果、会議参加の移動時間がなくなり、店長全員から好評を得ました。さらに、「画質も音声も品質がよく、会議の空気感もよく伝わる」など対面の場合と遜色なく打ち合わせができるなどの声もありました。
また、ある女性社員は「電話だと伝えにくいことでも、画面に実際に映して説明すれば一目瞭然になりますね」と便利さを実感しています。
今後は会議だけでなく、全拠点で常時接続し、朝礼の共有も視野に入れています。営業店同士で成功事例をすぐさま共有したり、営業成果の発表でお互い刺激を受けるなど、全社としての一体感をさらに向上させていきたいと考えています。
業務効率を上げること
連載コラムでは、業務の生産性向上が日本社会で声高に求められるようになった背景から、『対面』『IT』それぞれのコミュニケーションの利点を見極め、状況に応じて使い分けることの大切さや、スムーズなコミュニケーションの実現方法として「LINE WORKS with KDDI」や『Chromebox for meetings』などのサービス活用をご紹介してきました。
業務の生産性向上は、社員の心身の健康やモチベーションの向上につながるだけでなく、会社の信用にもかかわってくることです。加えて業務効率化を図ることで収益を上げることにもつながります。
ぜひITツールを適材適所で導入し、業務の生産性向上につなげていただきたいと思います。
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