『休息』と『集中』。『交流』と『守秘』。オフィス環境改善のポイントは『緩急』にあり
オフィス環境の改善がもたらす業務効率化。前回のコラムでは、『コミュニケーションの無駄を減らすこと』と『モチベーションを上げること』を目的に据えた環境づくりが大切であると述べました。今回のコラムでは、より具体的な例を挙げながら、より良いオフィス環境づくりのために踏まえておきたいポイントを紹介しましょう。
目次
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オフィスの中にも『オン』と『オフ』があるという考え方
オフィスは『働く場所』であることは間違いありませんが、ご存じのとおり、労働基準法では労働時間が6時間を超えて8時間以内の場合は少なくとも45分、8時間を超える場合は少なくとも1時間の休憩時間を設けるよう定められています。
つまり、業務にあたるときは集中し、休むときはしっかり休むという"緩急"、すなわちメリハリが生まれるような環境が求められています。業務で使用する機器などを整備し、集中できる環境をつくることは以前から行われてきていますが、休息する環境づくりについては、スペースなどの問題もあり、二の次になっているケースも多いのではないでしょうか。
あるデータによると、社員が会社に抱く不満な点として、冷蔵庫やお湯ポット、オフィス設置型のドリンクなど休憩用備品に不満を抱いている社員が意外に多いことが判明しています。経営する立場からすれば『些細なこと』と思われるようなことでも、実は社員に不評を買っていて、それがモチベーションに影響しているかもしれません。一方で、近年は社員がくつろげるようなリラクゼーションエリアや休憩室を導入した企業も少なくありません。就業時間内であっても『オン／オフ』の切り替えができるオフィス環境づくりが求められています。
一方で緩急の"急"、すなわち社員が業務に集中できる環境づくりも大切です。職種や業務内容によっては『黙々と作業に没頭したい』というニーズも上がってくるため、適材適所な環境づくりが必要です。また、会議に集中できる環境づくりに着手する企業もあります。具体的に行っている方法のひとつが、電子ホワイトボードの導入です。
電子ホワイトボードは、板書した内容を簡単にデジタル化できることに加え、議論の内容に合わせて編集することも可能。会議後すぐに議事録を共有できるので、次のアクションへの取り組みがスピードアップします。また、参加者全員が情報を発信したいタイミングでスクリーンに資料や情報を投影することも可能。会議の場でやりとりされる情報量が増えることにより、活発な議論が期待できるようになります。
交流を促す一方で、しっかり整えたいセキュリティ環境
社員同士の交流が自然と生まれるような、開放的でコミュニケーション効率のよいオフィス環境づくりが求められる一方で『締めるところは締める』、すなわちオフィスセキュリティの観点も、企業としてはおろそかにできません。
ご存じのとおり、オフィスには顧客情報やマイナンバー、新製品情報、マーケティング戦略など、流出できない重要情報が数多く存在しています。万が一、事件・事故が起きてしまったとしたら、企業としての『コンフィデンス（信用）』や『レピュテーション（評判）』を大きく損なわれてしまいます。
では具体的に、どんな環境づくりが求められるのでしょう。たとえば、執務エリア。
パソコンの画面や重要書類が、来訪した取引先や部外者から丸見えになっていませんか？まずはしっかりとパーテーションで区切ることが大前提です。そのうえで、重要書類を廃棄する際のシュレッダーや、保管しておくための鍵付きキャビネットを活用することもおすすめします。
また、オフィスへ誰もが自由に出入りできてしまう場合、情報流出はもとより、いつ誰が入室したのかわからず、流出後の対応がとりにくくなります。よって、入退室をきちんと管理するシステムを導入する企業も増えています。一般的なICカード型の認証システムはもちろん、指紋認証や顔認証などのシステムも現在は普及しています。それでも業務上、部外者の出入りが避けられない場合には、監視カメラの設置も有効な手段です。しっかりと映像で入退室を記録することは、万が一情報の流出が起きた場合、原因の究明をスムーズにします。
なお、重要なデータが入ったパソコンが、誰でも操作できる状態になってしまっている場合の対策としては、手軽に取り付けられるワイヤーロックの導入や、起動時に指紋認証システムを組み合わせることでセキュリティが大きく向上します。
こうしたセキュリティ面への配慮は、業務効率化のためのオフィスづくりと並行して進めていかなくてはなりません。KDDIまとめてオフィスでは、双方を踏まえたオフィス改善のご提案が可能です。また、KDDIグループだからこそ、ウイルスやサイバー攻撃などネットワーク上の脅威も含めた、総合的な対策も取ることができます。ぜひ一度、ご検討ください。
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次回は、オフィス環境や働き方を大きく変えうる自席を持たない『フリーアドレス制』について詳しくご紹介します。
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