オフィス環境の改善は、『コスト削減』のブルーオーシャンだった！？
オフィス環境を変えることを、働き方改革を実現するための『一方的な出費』と考えていませんか？もちろん、環境改善には費用を伴います。しかし一方で、新たな設備やシステムを導入することにより、コスト削減につながるケースも少なくありません。具体的に何を導入すると、どんなコストメリットが生じるのか、今回のコラムでご紹介します。
目次
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オフィス環境を変えるICT。その投資目的は『コスト削減」』が多数
オフィス環境を変える要素のひとつはICT、すなわち情報通信技術です。たとえばネットワークに接続されたパソコンもICT活用ツールのひとつですので、どのオフィスにも少なからずICTが活用されているといえます。
ここで改めて考えてみたいのは、企業は何を目的としてICTに投資するのか、という点です。総務省が公表した以下のデータを見てみましょう。
（出典）総務省「ICTによる経済成長加速に向けた課題と解決方法に関する調査研究」（平成26年）
（図表2-1-1-4 ICT投資の目的と効果）
ICT投資の目的を示す赤い棒グラフをみると、『売上向上』よりも『コスト削減』を目的とする傾向にあることがわかります。ICT投資の効果を示す緑色の棒グラフをみても、その傾向は同様です。また、『社外効果』と『社内効果』を比べると、社内での組織改革や社員への対応を目的としていることがわかります。
では具体的に、何を導入すると、グラフ内で挙げられているそれぞれの目的を満たせるのか考えてみましょう。たとえば、ICTツールを活用した無人受付。これまで受付担当の社員を置いていた場合、『人員の削減』という目的に直結します。また、これまで無人だった場合でも、来訪者への対応がスムーズになったなら『業務プロセスや作業効率の改善』ともなりますし、来訪者の待ち時間が減れば『既存の顧客の満足度の向上』にもつながることでしょう。
つまり、このグラフに挙げられている項目は、それぞれが独立したものではなく、お互いに作用していることになります。
もうひとつ例を挙げてみましょう。企業内コミュニケーションの大きな課題のひとつである会議をよりスムーズにするICTツールとして「テレビ会議システム」があります。KDDIまとめてオフィスが取り扱っているビデオ会議システム「Cisco Spark with KDDI」の場合、簡単に会議をスタートできる機能を取り入れ、これまで接続や準備に費やしていた時間を削減。遠隔地同士の会議はもとより、近隣の拠点との会議にも存分に活用できます。自分の席のパソコン、外出先でのスマートフォンやタブレットなど、場所を選ばずに誰とでも自由に会議することができます。
遠隔地から足を運ぶ会議の場合、交通費はもとより、時に宿泊費も生じます。これらコストの削減につながるだけでなく、時間的にも余裕が生まれ、その時間を新規開拓営業や既存顧客のサポートに充てているという声もよく耳にします。『業務プロセスや作業効率の改善』であると同時に『新規顧客の開拓』など、売り上げ向上へのアクションにもつながっていることになります。
照明、空調、電力会社選びも並行することで、さらなるコスト削減に
オフィス環境を変えるにあたり、並行して照明を変えることも少なくありません。たとえばエントランスには、会社のロゴを照らすスポットライトや間接照明を用い、企業のカラーを明確に打ち出したインテリアに変えるケースもあります。リラクゼーションエリアにも柔らかい照明を用いて休息を促し、作業に集中するエリアではシャープな明かりにするなど、照明をうまく活用することによって、オフィス環境の各エリアが持つ意味が引き立ちます。
コストメリットを出す場合、まず取り組むべきは白熱球をLED照明に変えることが最も効果的です。明るさが変わることはありません。白熱球をLED照明に変えるだけで約45％もの節電になります。
さらに、部屋全体を照らす天井の照明を少なめにし、業務を行う机にスタンド照明などを用いると、全体の電力消費量が下がり、さらなる節電につながることも。また、オフィスによってはレイアウトを変える際、できるだけ窓からの自然光がオフィスにいきわたるよう設計することでコストメリットが生じる場合もあります。
KDDIまとめてオフィスでは、単にLEDや、光が均一に広がり目に優しい性質を持つCCFLなどの照明導入を提案するだけでなく、現状の環境やレイアウトなども含め、トータルで提案することが可能です。これは空調についても同様で、旧式のエアコンから新型に入れ替えた場合、最大で70％もの節電につながることもあります。現在の空調の位置を踏まえ、オフィスの中に暑いところや寒いところが点在する『温度ムラ』をできるだけ作らないようにするレイアウトの提案も行っています。
これらコスト削減につながる環境づくりを行いつつ、『電力会社選び』も実施すれば、さらに効果の幅が広がります。オフィス環境改善は単なる出費ではなく、コスト削減に向けたきっかけと捉え、積極的に取り組みましょう。
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次回は、オフィス移転を機に働く環境を整備した、KDDIまとめてオフィスの事例をご紹介します。どんな目的を据え、何に着手して具体的にどのような空間になったのか、参考になれば幸いです。
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