オフィス内の取捨選択『紙をやめる』。賢いクラウド活用でコスト削減だけでなく業務効率化も実現！
コスト削減、環境保全の観点から、ペーパーレスに取り組んでいる企業も多いのではないでしょうか？ 電子メール、スケジュール管理、ドキュメント共有などの機能を提供するクラウド型グループウエア「G Suite」や「Office 365 with KDDI」を賢く活用することで、コスト削減と業務効率化を実現します。
左から、KDDI まとめてオフィス株式会社 営業本法人営業2部 中村宗人、営業本部法人営業3部 今村周平、プロジェクト営業本部企画部 大高勇人
目次
業務効率化・生産性向上についてお悩みなら、KDDI まとめてオフィスにご相談ください
ペーパーレスに貢献するクラウドサービス
――「G Suite」と「Office 365 with KDDI」はどんなサービスですか？
KDDI まとめてオフィス 大高（以下、KMO 大高）：クラウド型グループウエアと言われていて、メール、文書作成や表計算ソフト、カレンダー、チャットなどビジネスに不可欠な機能やサービスが利用できます。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも利用できるので、資料をプリントして社外に持ち出すことで生じるセキュリティリスクを軽減します。また文書やファイルはクラウドで共有できるので、ペーパーレス化を推進する期待のサービスです。
――「G Suite」と「Office 365 with KDDI」には同じような機能がありますが、どちらを選べばいいでしょうか。
KDDI まとめてオフィス 中村（以下、KMO 中村）： 実は両方使われているケースも多く、特に管理部門などExcelやWordなどのOffice系ソフトの利用が業務上欠かせない部署の方は、メールやカレンダーは「G Suite」、業務ソフトは「Office 365 with KDDI」と使い分けてご利用いただいています。全G Suite化が難しいのは、やはり高度なマクロ機能が使えるExcelをスプレッドシートでは代用できないなどが理由のようです。お客さまの状況に応じたベストのソリューションがありますので、まずはお気軽にご相談いただきたいと思います。
KMO 大高： 「Office 365 with KDDI」は、ライセンス管理だったパッケージ版に比べ、ユーザー単位での契約となり、各人の利用状況がブラウザで確認できるため、管理が簡便になります。最新バージョンの更新も自動で、社員一人ひとりのパソコンをアップデートしていくなどの手間もいりません。Windows (R) 7とOffice 2010のサポートが2020年に終了するとあって、対応を迫られる企業も多く、今はとてもお問い合わせが多いサービスです。
――コスト感についてはいかがですか。
KDDI まとめてオフィス 今村（以下、KMO 今村）：コストはどの機能を付帯するかによって変わってきますが、「G Suite」ならG Suite Basic が1アカウントにつき月額／550円(税込)から、「Office 365 with KDDI」の Business Essentialsは1アカウントにつき月額／594円(税込)からご利用いただけます。
KMO 中村 メールシステムの入れ替えは企業規模が大きくなればなるほど、導入前にセキュリティポリシーなどの検討項目も多くなりますので早めにご相談いただきたいと思います。
紙だけでなくリスクや人件費の削減も
――クラウド型グループウエアを利用することで、紙は減らせますか？
KMO 大高：クラウドでの文書共有を推進すれば、ある程度のペーパーレスは実現できます。
KMO 今村：ペーパーレスの実現はコスト削減やエコロジーのメリットだけでなく、情報漏えいのリスクを減らす施策の一つにも挙げられます。
プリントした資料は紛失してしまうトラブルに見舞われることも多いので、クラウドで資料を管理、共有することはセキュリティの観点からもおすすめです。
――「G Suite」と「Office 365 with KDDI」導入以外でできるペーパーレス化への取り組みはありますか？
KMO 大高：複合機を賢く利用してみてはいかがでしょうか。複合機＝コピー機という認識の方が多いかと思いますが、クラウドを有効活用すれば、グループウエアと同様に紙の使用量を減らすことができます。
KMO 中村：資料をコピーして配布するのではなく、スキャンして複合機からクラウド上に保存し、チーム内で共有するようにすれば紙の節約にもなります。担当者が資料の共有に割いていた労働時間も短縮され、長い目でみると人件費の削減にもつながるのではないでしょうか。
★「G Suite」は「Google Workspace 」にリブランドされました。
【結び】
ペーパーレス化はコストだけでなくリスクや業務時間の削減も期待できる施策。まずはクラウドサービスの利用によるデータ共有から始めてみましょう。
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