前回は複合機を替えることによるコスト削減と生産性向上の可能性について紹介しました。
今回は、製造業・卸売業・運送業・小売業を例に、それぞれの業界特有の課題と解決策、複合機に求められる機能や、どんな業種でも役立つ複合機の使い方も紹介します。
目次
業務効率化・生産性向上についてお悩みなら、KDDI まとめてオフィスにご相談ください
【製造業】大量のマニュアルも簡単データ化、仕分け機能で管理の手間を省く
製造業ならではの複合機の使われ方にはどのような傾向と課題が多いのでしょうか。
担当者への取材から見えてきた特徴を紹介します。
〈ここがポイント〉
- 機械操作が多い業種のためマニュアル出力が多い。
- 文書が多いため管理が煩雑。
- 紙の書類をデータで保存する必要性が高い。
分厚くて重いマニュアル。バージョンを重ねたり、新しいオペレーションが導入されたりするごとに増えていき、最新のものを探すのがひと苦労! さらに保管棚がどんどん増えて、場所の確保に苦労していませんか?
機械操作のためのマニュアル作成や出力が多く、文書管理が課題となりやすい製造業が複合機を選ぶなら、スキャン機能や文書のデータ化に関する機能が充実している機種がおすすめです。データでの文書整理や管理の問題には、複合機の仕分け機能をオプションで付加することにより効率化できます。
実例、仕分け機能でここまで便利に! 知っておきたい使い方
コニカミノルタの複合機と連携できる文書管理ソフト『仕分け名人』では、複合機のパネル操作だけでスキャンした資料を指定したフォルダなどに保存することが可能。パソコンで追加の作業をする必要がありません。あらかじめ設定しておけば、スキャンした資料を自動で仕分けすることも可能。仕分け完了後に、関係者にポップアップやメールで通知もできます。
従来のようにスキャンした資料をパソコンで担当者のフォルダに移動し、メールで関係者に保存場所を知らせるといった煩雑な作業が不要になり、文書の整理にかかる時間を大幅に短縮できます。
起こりがち! スキャンデータでPCやサーバーの容量が足りない......を解消する技
サーバー容量が少ない、リモートワークの社員が多い企業には、クラウドの活用をおすすめしています。事前に複合機側に設定しておくことにより、スキャンデータが自動的に「クラウドサーバ」へアップロードできます。
分厚い書類を抱えての打ち合わせ、やめるならこの方法！
社内PCのほか、タブレットやスマートフォンを利用して、外出先などで社員がいつでもスキャンしたデータを確認できるようになります。
クラウドストレージやクラウドサービスを利用すれば、大量の書類を持ち歩く必要がなくなるため、移動の際の荷物削減にも。また、マニュアルのほか、精密な設計図などもデータにしておくことで、いつでも簡単に探し出すことができるようになります。モニタ画面で拡大すれば、どんな細かい部分でも確認がしやすくなりますし、共有も簡単に行えます。
【卸売業/運送業】FAXによる煩雑な受発注作業を回線の見直しも含めて行うことでスマート化
FAXでのやりとりが多い卸売業や運送業ならではの複合機の使われ方にはどのような傾向と課題が多いのでしょうか。担当者への取材から見えてきた特徴をご紹介します。
〈ここがポイント〉
- FAXでのやりとりが多く煩雑。
- 回線混雑により、やりとりが滞る。
- FAXの管理に手間取っている。
メール注文を用意していても、どうしても減らないFAXでの受発注。誰宛てなのか、なんの注文なのか......仕分けするだけでも手間がかかりませんか? さらに注文が重なると数少ないFAX回線がパンク! もしかして、受注チャンスを逃しているかも!? そんな綱渡り状態、複合機を賢く使って脱出しませんか。
FAXを使った受発注業務が多く、紙の管理が煩雑になりがちな卸売業や運送業。電話回線の混雑が起きると業務が滞ってしまう課題を抱えているため、複合機は、FAXや受発注に関する機能が充実した機種をおすすめしています。
KDDIグループだからできる! 複合機選びとあわせて回線問題も解決
回線混雑による滞りの解消策のひとつは、固定回線を増やすこと。受信専用、送信専用で回線を確保することにより、混雑によるエラー発生を防ぐことができます。KDDIグループならでは、KDDIまとめてオフィスなら複合機とあわせて各種通信ソリューションの提案が可能です。
もう人の手は煩わせない。自動仕分け機能でタイムロスをなくす!
また、大量に届くFAXの管理や受信から確認までのタイムロスを減らす対策に、製造業でご紹介した『仕分け名人』のような専用ソフトも業務効率向上におすすめです。届いたFAXを電子化し、あらかじめ指定しておいたフォルダに自動で仕分け、保存をしてくれるほか、指定したアドレスにメールする転送や見逃し対策にもなる通知機能もあります。クラウドと連携すれば、場所を選ばず注文を確認できるようになり、さらなる業務の効率化が図れます。
【小売業】OCRで在庫管理を効率化。人依存の管理を複合機利用で回避
在庫管理が煩雑になりがちな小売業では、複合機の使われ方にはどのような傾向と課題が多いのでしょうか。担当者への取材から見えてきた特徴をご紹介します。
〈ここがポイント〉
- 在庫管理、売上管理が人依存になっている。
- カラー出力が多い。
- アルバイトやパートが多くセキュリティ管理が難しい。
売上管理、在庫管理など細かい作業が多い小売業。扱う商品量が増えれば増えるほど手間がかかるデータ管理、売り上げアップのための施策に時間を割くために、できるだけ効率化させたいところ。
手書き文字も自動でデータ化! パソコンでの打ち直し不要で業務効率アップ
この業種でよく使われているのがOCR機能（文字をデータに変換する認識機能）とクラウドの連携。事前に所定フォーマットを複合機に覚えさせておけば、あとはそれを使って記入したデータを読み込ませるだけ。自動的に手書き文字がデータ化されればExcelやWordなどOffice系ソフトでのデータ編集が可能になり、日々の事務業務が簡素化・効率化できるため、人件費の削減にもつながります。
耐水ペーパー印刷もOK! 湿気が心配な場所にも手軽に自作POPを掲示
またスーパーマーケットなど一般消費者をターゲットとする小売業では、カラー印刷物の出力が多いのも特徴です。複合機を活用すれば、耐水紙など特殊な紙への印刷や長尺印刷などの掲示物を店舗内で作ることも可能になります。
手作業でラミネート加工を施したり、A４用紙をつなげて横断幕などを制作したりするなら、手間や労働時間の削減にもつながります。
長尺、耐水紙、クリアファイルへのプリントなどができ、POPや店頭販促物を制作できる。
社員もバイトも一緒に使えて安心。セキュリティ対策も万全に
また、アルバイトやパート、派遣などさまざまな職位の従業員がいるため、情報の管理が難しいという不安を抱えている企業には、ユーザー別の管理機能をおすすめしています。セキュアプリントで、社員情報の自動出力、回収漏れによる個人情報保護も可能。営業報告書など、大切な情報が記載された書類は、権限を持った社員しかスキャンできないといった、細かなセキュリティ設定で大切なデータを守ります。
結び
業種、そして企業により、抱える課題はさまざま。業界特有のニーズや課題を明らかにし、課題を解決する複合機を選べば、出力枚数だけでなく業務効率化による人件費削減を図ることも可能。またKDDIまとめてオフィスだからこそ、回線やクラウドを組み合わせた複合的なソリューション提案も可能です。無料でコスト診断もできますので、まずはお問い合わせください。
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