いつでも、どこでも、働ける選択肢。
Microsoft Teamsの導入とセットで考えたい社内環境の整備
「生産性の向上」を目指し、働き方改革を自社内でも追求してきた日本マイクロソフト株式会社（以下、日本マイクロソフト）において、今や欠かすことができないのが『Microsoft Teams』です。
『Microsoft Teams』は、あらゆるコミュニケーションのプラットフォームとして機能するクラウドサービス。これまで個別で林立していたツールを集約することができ、業務効率化を進めるうえで非常に有効です。今回は、2019年8月に『週休3日制トライアル』で注目を浴びた日本マイクロソフトで、働き方改革を推進し続けているエクゼクティブアドバイザー、小柳津篤氏に、改革の前提となる社内の環境整備などについてお話をお伺いしました。
＜プロフィール＞
日本マイクロソフト株式会社
テクノロジーセンター エグゼクティブアドバイザー
小柳津 篤 氏
1995年日本マイクロソフト入社。営業／マーケティング部門を経て2002年よりBPA (Business Productivity Advisor) チームを率い、ワークスタイルの改善／変革に関する100社超のプロジェクトをサポート。
2009年からはエグゼクティブアドバイザーとして、働き方変革に関する多くの提言を行っている。
目次
柔軟な働き方を実現するなら、KDDI まとめてオフィスにおまかせください
生産性向上を実現するために
まず社内で整備したい３つのコト
――日本マイクロソフトが推進してきた働き方改革において、業務効率改善の原動力となったのは、やはり『Microsoft Teams』でしょうか？
小柳津氏：原動力の大きな一因であることは確かです。しかしながら、コミュニケーションツールだけでは、この成果は成し得ません。2009年から10年間で事業規模を拡大する一方で、業務時間を大幅に減らしてきました。その中で、多くの試行錯誤を経ながら、さまざまな環境づくりを行ってきたことこそが、改革の大きな原動力となりました。
――具体的には、どのような環境づくりを行ってきたのでしょうか？
小柳津氏：大きく3つのポイントがあります。まず１つめは環境面の整備で「業務の電子化」です。
「業務の電子化」は紙を節約する側面もありますが、本質的には電子化されることにより業務効率、ひいては生産性の向上につなげることが目的です。たとえば、紙のノートにメモを取ったとして、記載した情報を他の社員に送ったり、共有したり、翻訳に回したり、何か別の情報と組み合わせて資料を作るのであれば、最初からデジタルデータとしてメモしたほうが効率良いですよね。紙を使用する文化に比べ、ITツールを駆使してデジタルデータを用いる文化のほうが生産性の向上につながることを、まずご理解いただくようにしていますね。そして、電子化するなら中途半端に実行せず、先程のノートをとる例のように、社員一人ひとりも踏み込んだ姿勢でペーパーレスに挑戦していくことが大切ですね。
――２つめのポイントは？
小柳津氏：「利便性と安全性の両立」です。これも「業務の電子化」と同じく、環境面の整備です。当たり前のことですが、社員が「効率よく仕事をしよう」と意気込んで作業する際、処理能力の低いパソコンや反応の遅いシステムを使用していたら、やはり厳しいですよね。社員みんなが日々「便利だな」と感じながら仕事ができるシステム、ひいてはオフィス環境を整えることが大切です。その意味では、「いつでも、どこでも」仕事ができる環境づくりをサポートするツールとして『Microsoft Teams』がまさに有効に働く領域です。
加えて「安全性」ですね。社外にいる社員が空いた時間を利用してカフェで業務しようとしても、情報漏洩の可能性があるとして会社で禁じられているケースもあるかもしれません。「いつでも、どこでも」仕事ができる利便性を確保するためには、社外での利用を前提としたセキュリティ対策や、使用するデバイスの管理を徹底が不可欠です。そうした情報管理に加え、勤怠管理や就業規則など労務管理も万全に整備することが、社員にとっては安心して仕事に取り組めることにつながります。
――３つめのポイントは何でしょうか？
小柳津氏：社内への啓蒙活動、すなわち「習慣化を促す」ことです。先に挙げた2つが「環境論」だとすると、この３つめは「運動論」ですね。
人間の習慣を変えることは、容易なことではありません。ふと気づけば、紙を使い、バインダーに挟み、キャビネットに収納するといった、これまで慣れ親しんだ仕事のやりかたに戻ってしまう人も少なからずいるんですね。だからこそ社員に向けて、利用することによって生まれるメリットをきちんと説明しながら、活用促進に向けた啓発活動を続けていく必要があります。当社でも、スローガンやキャッチフレーズを入れ込んだPCの壁紙を社員に配布するといったことも行っています。なにより不可欠なのは、企業のトップ自らがしっかりと号令をかけること。当社でも「とにかくやってみる」「習うより慣れよ」といったフレーズを用いて継続的に啓蒙活動を行っています。
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【導入事例】『 Microsoft Teams 』で
「いつでも、どこでも」の働き方を実現した中小企業も。
――生産性向上のためには『Microsoft Teams』の導入と両輪で、社内の環境づくりが如何に大切なのか、よくわかりました。
『Microsoft Teams』の企業への導入について、実例としてはどのようなものがありますでしょうか？
小柳津氏：
大手企業から中小企業まで、幅広くいらっしゃいます。中小企業で活用していただいている事例としては、化粧品の輸入及び販売を行っているプロティア・ジャパンさまがKDDIグループにおける事例として公開されています。
同社は女性の社員様が多い企業で、産休・産休後のシームレスな職場復帰を実現するため、場所や時間に縛られない働き方の創造を目指されていたと伺っています。
『Microsoft Teams』の導入によって資料を共有したり、チャットによるコミュニケーションを図れるようになったことに加え、これまで出社して勉強会に参加しないと受講できなかった講習なども、動画コンテンツとして配信することで、在宅でも勉強できる環境をKDDIグループより構築いただき、さらに『Microsoft Teams』を活用したクラウドベースの電話ソリューションをご導入いただいています。
――電話のソリューションとは、どのようなものですか？
小柳津氏：『Direct Routing』という機能を使って、『Microsoft Teams』に外線発着信機能を付加するソリューションです。『Microsoft Teams』に電話を統合すれば、ユーザーはどこにいても同じ番号で電話を受発信できます。これにより、社員様同士の通話だけでなく、カスタマーとの電話の発着信を、場所に縛られずに行うことができるようになります。それこそ自宅でも、出張先のホテルでもテレワークが実現します。
――まさに「いつでも、どこでも」という働き方が実現することになりますね。
小柳津氏：はい。『Microsoft Teams』は年々進化を遂げており、さまざまな働き方をサポートし続けます。社内環境をあらためて整備し、『Microsoft Teams』を効果的に使うことで、ぜひ生産性の向上を目指していただきたいですね。
たとえ業務で用いるシステムやITツールが優秀だったとしても、その導入だけで万事が解決するわけではありません。社内の環境整備や、社員への働きかけを実践することで、大きな効果が生まれることになります。
生産性の向上につなげる『Microsoft Teams』。多様化する働き方を実現するためにも、ぜひ導入をご検討ください。
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