タブレット活用術
タブレットで会議の無駄を効率化！
タブレットが社内に定着してきたら、従来の業務を効率化し、生産性を向上する活用テクニックを身に付けましょう。今回はその活用編1回目として『会議』を取り上げています。近年、勤務時間の適正化やコスト削減策の1つとなっているのが、会議のあり方です。紙資料は使いたくない、会議のための移動をなくしたい、会議時間を短縮したい...といった課題解決のための手段としてタブレットが注目されています。ここでは、タブレットを使った一歩進んだ会議のあり方を、会議の時系列に沿って紹介します。
目次
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会議の事前準備
資料を事前に配布するなど、準備を整えることで実りある会議になります。紙資料での共有を停止し、事前に電子ファイルを共有。タブレットで閲覧できる状態にするところから会議はスタートします。
資料を共有する
これまで多くの会議が『紙』に頼っていました。紙資料の事前配布は時間がかかりますし、遠隔地の参加者への送付も面倒でした。会議ファイルをPDF化してメールで送信してもやはり、印刷して会議に持ち込むというケースが多く見られますが、これをすべて廃止。『紙資料禁止、タブレットで情報を共有すること』とルール化しましょう。
資料はメールやチャット、ファイルサーバーやオンラインストレージの共有フォルダなどで共有・閲覧できるようにします。
メモのできる仕組みを提供する
紙資料がなくなることで、不便になると思われるのが資料への書き込みです。従来のようにボールペンで下線を引いたり、補足事項を書き加えたりすることができません。そこで、簡単にメモできるツールを用意して参加者に提供しましょう。
会議の開催
『会議にはタブレットのみ持ち込み可』をルール化します。そして会議の場ではタブレットを十分に活用できる環境を用意しましょう。
タイマーで定刻に終わる
残業削減のために、多くの企業では会議の短縮化が進められています。定刻に始めて定刻に終わらなければなりません。タブレットが搭載する時計機能のタイマーやアラームを活用し、会議スケジュールに即して通知することでタイムキーパーとして利用できます。
遠隔地から会議に参加する
移動時間やコスト削減の手段として注目されているのが『ウェブ会議ツール』です。タブレットにウェブ会議ツールを搭載し、遠隔地の参加者を招待して、会議に加えることができます。また、ワンポイントで関係者を呼び出して、報告や意見を聞くこともできます。
ウェブ会議ツールを利用することで、参加者の移動の時間とコストを大幅に削減できます。ウェブ会議ツールは導入前と導入後の時間やコスト削減が見込めるツールです。導入を検討してみませんか?
資料閲覧はタブレットで(ペーパーレス化)
会議中はタブレットで資料を閲覧することになりますが、タブレットからプロジェクターやディスプレイに資料を表示する場合には、出力するためのケーブルが必要になります。
会議のまとめ
会議は議事録にまとめられることになりますが、議事録作成の作業をタブレットで効率化することができます。
ホワイトボードの内容を共有する
事前に用意した資料ばかりではなく、ホワイトボードに図示し、討議することも多いでしょう。その内容をプリントアウトできる機種もありますが、ホワイトボードをタブレットで撮影し、その場で保存、共有まで一貫して行うことができます。
リアルタイムで議事内容をメモする
会議が終わってから議事録を作成するのではなく、リアルタイムに議事内容をドキュメント化しましょう。話し合い、決定した内容をタブレットでメモし、これをプロジェクターに投影して、その場で参加者から了承をもらいます。
| 活用するアクセサリー:キーボード 議事録の入力はキーボードがあると効率化できます。タブレット用のキーボードには多くの種類が販売されていますので、接続タイプ、サイズ、価格などから自社に適したものを選びましょう。 |
録音して録音データを共有する
これも事後の議事録作成を省略化する手段です。タブレットには録音機能が標準で登載されています。これを利用して会議内容を録音し共有すれば、参加者が後から振り返ることはもちろん、参加できなかった従業員とも共有することができます。
次回のスケジュールを確認する
会議が終了したら、次回のスケジュールを確認し、その場で参加確認をします。タブレット上のカレンダーでスケジュールを即座に確認できます。会議の席にいない、次回参加者のスケジュールを確認して、予定を組むことも可能となります。
『会議』はタブレットを導入して、体感できる最も大きな変革の一つです。会議を大きく変えて、生産性の向上を実感してはいかがでしょう。
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