セミナーレポート３
必見！ Microsoft 365 フル活用の働き方改革～マイクロソフト実践事例もご紹介！～
約10年前から「働き方改革」に取り組んでいる日本マイクロソフト様は、いつでも・どこでも・誰とでも仕事ができる「フレキシブルワーク」を導入し、労働時間の削減と生産性の大幅アップに成功。同社の働き方改革の歩みと、そのICT基盤となっている「Microsoft 365」についてご紹介いただきました。
<プロフィール>
日本マイクロソフト株式会社
パートナー事業本部 パートナービジネス統括本部
シニアパートナー ディベロップメント マネジャー
清水 利幸 氏
目次
マイクロソフトグループで、最も生産性が低かった日本マイクロソフト
―― 働き方改革を始めたきっかけとは?
清水氏：
日本は、世界でも一二を争う長時間労働社会である一方、労働生産性は、先進7カ国の中でつねに最下位。低い生産性を補うために長時間労働をするという非常に効率の悪い働き方になっています。働き方改革と言うと、まず、残業の禁止など長時間労働の是正から手をつけがちですが、最初にやるべきことは、労働生産を高めることです。ただでさえ、労働力人口が減り続ける日本では、労働生産性を向上させないとグローバルでの競争力がどんどん低下してしまう恐れがあります。
実は、私たち日本マイクロソフトも、かつては世界のマイクロソフト・コーポレーションの中で、最も生産性の低い会社でした。
当時、新宿にあった本社オフィスでは、外資系企業らしく一人に1ブースが用意されていたのですが、収納しきれない書類を入れたダンボール箱があちこちに積み上げられ、頭上のキャビネットが視界を遮り、コミュニケーションをしようにもどこに誰がいるのかわからない状況でした。また、意思決定はすべて会議で行っていましたが、会議室が少ないこともあり夜9時に会議をセットするのは日常茶飯事。育児中の女性は会議に参加することが難しくなり、離職率が男性の1.8倍にもなっていました。さらに、会議用の紙資料も膨大で、月間75万枚もの紙を使用していたほか、営業職社員のフロアは昼間の在席率が40%程度であるにも関わらず、広いスペースが用意されコスト面での無駄もありました。そこで、こうした問題を解決するために、2011年の品川本社オフィスへの移転を期にさまざまな改革をスタートさせたのです。
いつでも・どこでも・誰とでも働ける「フレキシブルワーク」を全社員に提供
―― 具体的にどのように改革を進めたのでしょうか?
清水氏：
私たちは、「生産性向上」と「多様性の活用」を働き方改革の目標として定め、これを実現するために自社のテクノロジーをフル活用した「フレキシブルワーク」への挑戦を始めました。フレキシブルワークとは、いわゆるテレワーク勤務制度で「いつでも・どこでも・誰とでも」仕事ができる労働環境づくりを目指したものです。ただし、一般のテレワークが一部の社員が特定の局面で利用することが多いのに対して、当社のフレキシブルワークは、"社員全員" が "毎日" 活用できることが大きな特長です。極論を言えば、いつ・どこで・何をするのか、行動予定さえ明示すれば、週5日間会社に来なくても良い制度になっています。仕事をする場所も、自宅はもちろん移動先のカフェでも、実家に帰って仕事をしても問題ありません。また会議も原則として100%オンライン会議化しました。お客さまとの打ち合わせについても、訪問するのは営業担当者のみで、エンジニアはオンラインで打合せに参加するようにしています。
一方、オフィス空間も、従来の1人1ブースのレイアウトを廃止。フリーアドレス制を導入するとともに、一人で集中したいときや、複数人でコミュニケーションを取りたいときなど、それぞれの用途で最大のアウトプットができように、多様な空間を用意しました。
労働時間が13%減り、一人あたりの売上が3倍に!
―― 改革はどのような成果につながったのでしょうか?
清水氏：
「フレキシブルワーク」を中心としたさまざまなチャレンジによって、私たちは大きな成果を手にすることができました。この10年で、時間あたりの生産性（売上高/労働時間）が、なんと224%向上。一人あたりの生産性も202%向上しました。その一方で、従業員数はマイナス7%、業務時間はマイナス13%、紙の使用量もマイナス79%となりました。つまり、人も労働時間も減ったのに、売上は3倍になり、紙の使用量もかつての約2割まで削減できたのです。この結果、厚生労働大臣表彰「輝くテレワーク賞」優秀賞や、情報化促進貢献個人等表彰における「総務大臣賞」など、数多くのアワードをいただくことができました。
もちろん、私たちの働き方改革はここで終わりではなく、今も新たな挑戦を続けています。
昨年の夏には、各メディアで週休3日制と報道された「ワークライフチョイス」という制度の試験導入を行いました。これは、全従業員に対して、「短い時間で働き、よく休み、よく学ぶ」ことを推奨するもので、週勤4日制にするとともに、空いた1日を休暇や勉強、異業種体験などにあてることで、会社でのアウトプットの幅を広げてもらうことを目的としています。
今回は、8月の1カ月間のみのトライアルでしたが、売上が増加し、オフィスの空調費が25%削減できるなど予想以上の結果を出すことができました。今後も、制度の改善をしながら、挑戦を続けていく予定です。
働き方改革のコミュニケーション基盤は「Microsoft Teams」
―― 働き方改革のICT基盤としてどのようなサービスを活用したのでしょうか?
清水氏：
当社の働き方改革を支えているのが、クラウドソリューション「Microsoft 365」です。「Microsoft365」には、最新オペレーティングシステム 「Windows 10」、最新の統合型情報共有クラウドサービス「Office 365」、包括的なセキュリティソリューション「Enterprise Mobility + Security」が含まれています。このなかで、特に業務効率化に役立っているのが「Office365」に新たに追加された「Microsoft Teams」です。
「Microsoft Teams」は、チームワークを高めるために活用できるコミュニケーション・プラットフォームで、マルチデバイスで利用でき、チャット、オンライン会議、ファイル共有、ファイル共同編集のほか、外線の発着信ができるダイレクトルーティングという電話機能があります。チャットは社内コミュニケーションを迅速化するのに非常に有効であると同時に、メールボックスがRe:Re:Reで始まるメールで埋まり、重要なメールを見逃すこともなくなります。また、ファイル共有・共同編集の機能も業務のスピードアップに大変役立ちます。例えば、上司から指示された部門別の売上表などを作成する場合、部内の関係スタッフがオンライン会議で集まり、相談しながらExcelファイルを共同編集して数字を埋めていけば、効率的にミッションを果たすことができます。一般的なファイルサーバーでの共有は、誰かがファイルを開いていると他の人は編集できませんが、「Microsoft Teams」なら、複数人が同時に書き込みできるので、あっという間に書類が完成します。さらに、オンライン会議の便利機能として、背景をぼかす機能があるので、場所を気にせずどこでも会議に参加できる上、会議内容は録画されて残るので、参加できなかった人も後で内容を確認することができます。
また、「Office 365」では、業務効率化を強力にサポートするAI機能の投入にも力を注いでいます。例えば日本語の音声を聞いて、自動的に英語へ翻訳する機能は、グローバルでの会議や議事録作成に大変役立ちます。PowerPointでスライドを作成する際には、内容に合わせたデザインを自動的に作成してくれる機能がとても便利です。"内容よりもデザインに時間がかかってしまう"というスライド作成の負担を大幅に軽減できます。
ほかにも、個人の働き方を見える化できるマイアナリティクスという機能を使うと、1カ月の間に、どういう人とつながって働いたかを顔写真付きの図で示してくれるほか、メールやチャットをいつ・どのくらい行ったかもグラフでわかりやすく示されます。さらにAIが、各自の働き方の悪い癖を見つけて、例えば、「勤務時間中に受信したメールのほとんどを受信後30分以内に見ている」という事実を発見し、「メールに気をとられて集中して働けていないのでは?」など、働き方を改善する助言までしてくれます。
今ご紹介した以外にも、「Microsoft365」は、"もっと良い働き方"を実現する多彩なサービス・機能をご用意しています。みなさまの業務内容に合わせて、効果的にご利用いただくことで、ぜひ働き方改革にお役立てください。
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※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
