「LINE WORKS with KDDI」カスタマー通信
会議参加者の日程調整をカンタンに
クラウドサービスの活用・導入にお悩みなら、KDDI まとめてオフィスにおまかせください
会議の日程調整、これ、結構手間ひまがかかります
大事な会議の日程調整ですが、案外手間ひまがかかるもの。空き時間を調整しようにも、なかなか都合がよさそうな時間が見つからないものです。スケジュールを問い合わせても、「〇〇以外なら大丈夫です」「△△しか空いてません」とバラバラの答えですし、答えがあればまだいい方で、何回「都合を教えてください」と言っても、梨のつぶてということも少なくないそうです。
今回、会議の日程調整を任されたBさんは、「返事が来ない人もいるし、開いてる時間を見つけるのも大変。悩んでいたら、まだ決まらないんですかと急かされることもあり、時間ばかり取られるし、もうやりたくない」と遠い目を。後で聞いたら、やっと決まった日程では、会議室が取れなかった...
会議の連絡は専用トークルームで一括管理。日程はスケジュールで空きを自動検索。
部署をまたいだ会議では、日程調整の連絡さえ大変、ある人は電話で、ある人はメール、別の人はチャット、中には机の上にメモを残す人も。これでは調整役も大変すぎます。まずは、連絡は専用トークルームに一本化。そして日程調整は、カレンダーを活用するように。トークルームで大まかな日程を連絡して「スケジュールを正確に入れてください」と念押し。そのうえで、スケジュールの「空き状況の自動検索」で、全員が都合がいい時間帯を検索。いくつか候補が出たところで、トークルームで確認するようにしたところ、調整の手間が数分の一になったそうです。しかも、会議室の空き状況も同時に分かるので、とても便利だと評判になりました。さらに、総務部に相談して。カレンダーへの入力で会議室の予約ができるようにしたので、LINE WORKSだけで、会議の日程調整、会議室の予約が完結するようになりました。
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