テレワークで活用するツールとは？ジャンル別にくわしく紹介
新型コロナウイルスの影響により、テレワークを導入している企業が増えています。滞りなくテレワークを進めるには、ツールを活用すると効果的です。この記事では、テレワークの導入を検討している企業に向けて、テレワークに必要なツールについて紹介します。自社におけるテレワークの推進のため、ぜひ参考にしてください。
目次
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テレワークとは？
ICT（情報通信技術）を活用して、場所や時間にとらわれず働くことです。テレワークは「離れている」を意味する「tele」と「働く」を意味する「work」を組み合わせてできた言葉であり、テレワークで働く人を「テレワーカー」とよびます。テレワーカーの定義は、職場以外でICTを利用し、1週間のうち8時間以上働く人とされています。
テレワークの種類
ここでは、テレワークの種類について説明します。
在宅勤務（リモートワーク）
出社せず、パソコン（PC）を使って自宅で作業する働き方です。インターネットや電話を介して会社と連絡をとりながら働き、オフィスにいるのと同じように仕事を進めることが可能です。新型コロナウイルスが流行して以来、従業員に在宅勤務を推奨する企業が特に多くなりました。パソコンを駆使する専門職に限らず、事務職や営業職で在宅勤務をしている人も増えています。
サテライトオフィス勤務
サテライトオフィスとは、勤め先以外に設けられたオフィスを利用する働き方です。自社で独自のサテライトオフィスを設ける場合もあれば、複数の企業でサテライトオフィスを共有する場合もあります。他のテレワークとの大きな違いは、仕事をするための環境が整備されている点です。出社しなくても、サテライトオフィスに行けば集中して仕事に取り組めます。
モバイルワーク
移動を伴う状況で仕事に取り組む働き方です。たとえば、移動中の電車や立ち寄ったカフェで作業します。自宅以外の場所で働くため、在宅勤務とは別の働き方として定義されています。モバイルワークは、働き方改革の推進がきっかけとなり注目が集まるようになりました。
自由度の高さが魅力であるものの、通信環境が安定しない、セキュリティに対するリスクがあるなどのデメリットもあります。
テレワークのメリット
ここでは、テレワークのメリットについて説明します。
事業継続のリスクヘッジが可能になる
社内にテレワークが浸透していれば、感染症や自然災害による非常事態が発生したときにも事業の継続が可能です。出社せずに業務に取り組める環境が整っていることで、どのような状態でもスムーズに情報共有ができます。従業員の健康や安全を守りつつ、それまでと同様の体制で事業を続けられます。
生産性の向上が期待できる
オフィスで仕事をしていると、予定外の打ち合わせが始まったり突然の来客対応が必要になるケースがあります。取り組んでいる業務を中断すると、作業の効率が落ちてしまいます。しかし、テレワークなら業務を中断することなく、作業に集中することが可能です。
また、通勤の際は少なからず心身に疲労がたまります。テレワークでは通勤時間が必要ないため、疲労の軽減による生産性の向上も期待できます。
コスト削減ができる
従業員が出勤しないため、交通費を支給する必要がなくなります。オフィス内に従業員全員分のデスクを設ける必要もなくなり、ワークスペースの削減が可能です。これまでよりも小さなオフィスへ移転すれば、賃料の負担も減らせます。さらに、情報共有は基本的に電子ファイルで行うため、紙への印刷コストも少なくなります。
人材の確保が可能になる
テレワークを取り入れれば、毎日オフィスに長時間勤務するのが難しい人でも雇用の継続が可能です。たとえば、育児や介護のための離職も減らせる可能性があります。柔軟な働き方で従業員の負担が減れば、優秀な人材を確保しやすくなります。
テレワークのデメリット
ここでは、テレワークのデメリットについて説明します。
従業員の就労管理が難しい
テレワークでは従業員が働いている様子を確認しにくいため、業務が忙しいと休日や夜間などを含む長時間労働が頻発する可能性があります。長時間労働を防ぐには勤怠管理のルールを明確にし、就労管理を徹底することです。業務で使用する社内システムにアクセス制限をかけるのもひとつの方法です。
セキュリティ対策が必要
テレワークではパソコンを社外に持ち出したり、個人所有のパソコンを使ったりするため、紛失などによる情報漏えいが発生するリスクがあります。情報漏えいのリスクを防ぐには、セキュリティ対策のためのツールを導入するのはもちろん、テレワークに関するルールもしっかり共有する必要があります。
コミュニケーションをとりにくい
オフィスで顔をあわせる機会が少なくなるため、従業員同士のコミュニケーションがとりにくくなります。テレワークでもスムーズに業務を進めるには、情報共有しやすい雰囲気を維持することが大切です。チャットツールを活用し、いつでも気軽にコミュニケーションがとれる環境を整えましょう。
テレワーク導入にツール選定が重要な理由
テレワークを推進するためには、デメリットやリスクを防ぐための対策が必要です。テレワークに役立つさまざまなツールの導入は、デメリットやリスクへの有効な対策となります。どのツールが適しているかはそれぞれ異なるため、自社の状況にあわせて選びましょう。適切なツールを選んできちんと活用できれば、テレワークでも滞りなく業務を進められます。
テレワークで活用するツール｜ジャンル別に紹介
ここでは、ジャンル別にテレワークで活用できるツールを紹介します。
コミュニケーションツール
Web会議ツール
カメラとマイクを使い、実際にお互いの顔を見ながらやり取りできるツールです。1対1での会話だけでなく、複数人で同時に打ち合わせすることもできます。電話やメールだけでは伝えきれない内容をやり取りするのに最適です。具体的なWeb会議ツールとしては、「Microsoft Teams(Microsoft 365)」「Cisco Webex with KDDI」「Google Meet(Google Workspace)」などがあります。
※「G Suite」は「Google Workspace」にリブランドされました。
チャットツール
チャットツールは、テキストでのコミュニケーションを円滑にするために必須のツールです。チャンネルを作ってメンバーを追加できるので、チームやプロジェクト単位でやり取りすることも可能です。チャンネルごとに内容が表示されるため、メールよりも履歴を追いやすくなっています。
チャットツールは、気軽な会話から、メンバーのスケジュール共有、ドキュメント管理までできる「LINE WORKS with KDDI」がおすすめです。
グループウェア・情報共有ツール
インターネットを介し、チームでの情報共有や進捗報告などを行うためのツールです。Web会議ツールやチャットツールなどが含まれている製品も多くあります。そのため、テレワークで必要とされるコミュニケーションはほぼ網羅できます。
具体的なグループウェア・情報共有ツールとしてはクラウド型の「G Suite(TM)」や「Microsoft 365 with KDDI」などがあります。
セキュリティツール
パソコンやネットワークのセキュリティを強化し、情報漏えいのリスクを防ぐためのツールです。たとえば、端末の機能に制限をかけたり、離れた場所から端末にロックをかけたりできます。テレワークでは自社の情報を社外で扱うため、セキュリティツールの導入は必要不可欠です。
具体的なセキュリティツールとして「KDDI Smart Mobile Safety Manager」などがあります。
リモートアクセスツール
社内で管理しているソフトウェアやデータに対し、社外からアクセスするためのツールです。リモートワークを開始しても、重要な情報は基本的に社内で管理するケースも多いでしょう。リモートアクセスツールを利用すれば、社外からでも安全かつスムーズに情報を確認できます。
具体的なリモートアクセスツールとして「Splashtop Business」などがあります。
勤怠管理ツール
業務の開始時刻と終了時刻を記録し、勤務状況を可視化するためのツールです。テレワークでは従業員が働いている様子を確認できないため、どのように勤怠管理をするかが重要な課題となります。個人がそれぞれ就業時間を入力することで、従業員数が多くても勤務状況の把握が可能です。
ペーパーレス化ツール
文書を電子化し、ペーパーレス化を推進するためのツールです。リモートワークではインターネットを介してやり取りをする機会が増えるため、紙の書類はできる限り電子化して共有しやすくする必要があります。ツールを活用すれば、スムーズにペーパーレス化を進めつつ、データをきちんと管理することが可能です。
具体的なペーパーレス化ツールとして「Adobe Document Cloud」や「Handbook」などがあります。
顧客対応ツール
顧客対応をテレワークでも同様に行うためのツールです。社内で完結する業務に対して導入する必要はありませんが、顧客対応が主たる業務となっている職種には取り入れるべきです。たとえば、電話の自動対応ができたり、スマートフォンのアプリケーションと連携できたりするものがあります。通話内容をテキスト化して保存できるツールも便利です。
具体的な顧客対応ツールとして「カイクラ」や「メールディーラー」などがあります。
まとめ
テレワークには、生産性の向上やコストの削減などさまざまなメリットがあります。メリットを活かしつつリスクも抑えてテレワークを進めるには、自社にとって最適なツールの導入が必要不可欠でしょう。
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