テレワークで会議を行うには？Web会議を導入するメリットや注意点などを紹介
テレワークで会議を行いたいが、何を準備することが必要なのか知りたい人もいるのではないでしょうか。テレワークで会議を行うには、Web会議システムの導入が必要になります。この記事では、テレワークを行うにあたって、Web会議システムを導入する際の注意点やメリットなどを解説します。ぜひ、参考にしてください。
目次
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テレワークとは？
テレワークとは、ICT（情報通信技術）を活用した場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことを指します。総務省では、場所や時間を有効活用できるテレワークは、働き方改革実現への切り札となる働き方であるとも定義しています。主な形態は、「在宅勤務（リモートワーク）」「サテライトオフィス勤務」「モバイルワーク」の3つの種類があります。
テレワークが推進されている背景
政府の施策である働き方改革の実現のために、テレワークが推進されはじめたことに加え、2020年、新型コロナウイルスが発生し、感染予防対策として外出を控えることを政府から要請された結果、多くの企業が時間や場所にとらわれないテレワークを導入しました。
テレワークで会議を行う方法
テレワークで会議を行うためには、Web会議システムの導入が必要です。Web会議システムにはさまざまな種類があるため自社の目的にあったものを選ぶ必要があります。
Web会議とは
Web会議とは、インターネットを通して行う会議のことです。パソコン（PC）だけでなく、スマートフォンやタブレットから、時間や場所を問わず手軽に参加できるのが特徴です。そして、このWeb会議に必要なソフトフェアがWeb会議システムになります。
Web会議システム導入のメリット
ここでは、Web会議システムを導入することでどのようなメリットがあるのかを紹介します。
業務の効率化
従来の会議では、全員が同じ場所に集まる必要がありました。Web会議システムであれば、いつどこでも会議を実施できるため、企業全体として効率的に業務をこなせるようになります。
さまざまな勤務形態への対応が可能
最近では、家事や育児、介護と仕事を両立できる在宅勤務の形態も注目されています。Web会議システムを活用すれば、在宅勤務などさまざまな勤務形態へ柔軟に対応できます。
企業のペーパーレス化につながる
従来の会議では、参加する人数分の資料を印刷して配布する必要がありました。Web会議システムは、画面共有機能やファイル送信機能が搭載されているため、紙で資料を準備する必要がなく、企業のペーパーレス化につながります。
情報共有の速度があがる
メンバー全員に情報共有を行う際は、事前にスケジュール調整を行い、会議場所も抑えておく必要があります。Web会議システムを活用すれば、隙間時間に会議を実施できるため情報共有の速度が上がります。
商談のための移動時間や交通費の削減
場所や時間にとらわれずに会議ができるため、社員の移動に使う時間や交通費の削減につながります。また、クライアントや他店舗など社外の人との商談や打ち合わせも効率化できることがメリットです。
緊急時の事業継続に備えることができる
Web会議であれば、移動を伴わずすぐに会議を実施できるため、緊急時の事業継続に備えることができます。事業を運営する際には、スピーディーな意思決定が必要になる場面も多々あり、Web会議システムを導入すれば、緊急事態でも柔軟に対応できます。
Web会議とテレビ会議（ビデオ会議）との違い
Web会議に似たシステムとして、テレビ会議（ビデオ会議）があります。Web会議はテレビ会議よりも手軽に利用できます。その理由のひとつとして、スマホやタブレットの普及が挙げられます。
Web会議にはクラウド型と、オンプレミス型がある
Web会議システムにはクラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型とは、Web上にあるシステムを利用するものです。オンプレミス型は、自社でサーバー構築を行うものになります。現在では、クラウド型のWeb会議が主流です。
Web会議は有料か無料か
Web会議システムには、有料、無料の両方があり、無料版の多くは利用時間や人数に制限があります。有料版のほうがより大人数での会議に対応しやすいため、企業の規模や会議への参加人数、会議の方法などによって選びましょう。
セミナーや営業にも活用できる
Web会議システムは、社内会議のみならず、社外向けのセミナーや営業活動にも活用できます。社外向けにセミナーをするのであれば、会場の選定にかかる時間や会場費を削減できます。
Web会議システムを選ぶ際のポイント
ここでは、Web会議システムを選ぶ際にはどのようなポイントを意識すればいいかを解説します。
機能が使いやすいかどうか
Web会議システムは多くの社員が利用するため、誰でも簡単に使えるものでなければなりません。例えば、資料の共有がしやすいかなどをチェックしましょう。多機能でも、操作が難しいものだと、使われなくなってしまいます。自社にとって必要な機能があり、かつ操作性が良いものであるか確認しておくことが大切です。
クラウド型かオンプレミス型かどちらにするかを選ぶ
クラウド型かオンプレミス型か自社の用途にあわせてどちらにするかを選びましょう。クラウド型であれば、システム提供元の企業と契約すれば、すぐに利用開始できます。また、サーバーの管理も行ってくれるため手間が省けます。一方、オンプレミス型はサーバー構築には時間がかかりますが、好きなようにカスタマイズできることがメリットです。
セキュリティ対策がしっかりしているかどうか
セキュリティ対策がしっかりしているWeb会議システムを利用しましょう。Web会議は、インターネット環境を活用した会議であり、企業の機密情報や個人情報が流出することを防がなければなりません。情報漏洩のリスクがないように、セキュリティ対策が万全なシステムを選びましょう。
安定した接続ができるシステムかどうか
安定した接続ができるシステムであるかどうかも大切です。映像や音声が途中で切れたりすると、会議がスムーズに進行できなくなり、ストレスを感じてしまいます。また、それにより伝達事項が漏れてしまうと、後々重大なミスにもつながる可能性があります。そのため、どのような環境で安定して接続ができるか確認しておきましょう。
同時接続できるアカウント数がどれくらいか
Web会議システムによって、同時接続できるアカウント数は異なります。研修やセミナーなど大規模でのWeb会議の実施を想定している場合は、同時接続可能数が多いものを選びましょう。無料のWeb会議システムの場合は、利用可能人数に制限があることが多いため注意する必要があります。
サポート体制が整っているか
Web会議システムをはじめて導入する際は、操作などわからないことが出てくるかもしれません。サポートが充実しているシステムであれば、トラブルが発生してもスムーズに解決できます。365日24時間サポートしているか、日本語で対応しているかなどをチェックしましょう。無料のWeb会議システムはサポート体制が充実していないケースもあります。
【参考】Web会議であると便利な物
Web会議では、カメラ、マイク、ヘッドセット、サブディスプレイなどがあるとよりスムーズに進みます。カメラやマイクはPCやスマホに内蔵されていることも多いですが、映像の乱れが発生したり、音声が途切れてしまったりするケースもあります。専用のものを使用すれば、そのような心配はありません。
【参考】Web会議実施時の注意点
ここでは、Web会議実施時にはどのような点に注意すればいいかを紹介します。
インターネット環境（通信状況）に注意する
Web会議は、参加するメンバーがいる場所も異なるため、それぞれが通信状況に問題がないか必ず確認しておく必要があります。通信状況が悪いと、音声や映像が途切れてしまいます。会議が開始される前に、参加メンバーに対して通信状況を確認しておくよう伝えておきましょう。
画面の先に相手がいることを意識する
Web会議といっても、画面の先には相手がいます。会議前の相手が何をしていたか、順調に仕事をしていたのか、難題を抱えているのかなど、どういう状況で会議に参加しているかがわかりません。トラブル回避のためにも、形式的な会議の進行ではなく、画面の先にいる相手を意識してコミュニケーションをとることが大切です。
まとめ
新型コロナウイルスや働き方改革の影響により、テレワークの導入が重要視されています。実際にテレワークで会議を行うためには、Web会議システムの導入は必須です。Web会議システムを選ぶ際は、自社の用途にあった機能や万全なセキュリティ対策が施されているかなどをチェックしましょう。
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