テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？
テレワークを実践する企業が増えている中、直接会わない状況で今までと同様に自分の考えをきちんと伝えることができるか、心配している人も多いでしょう。この記事では、テレワークにおける課題と、コミュニケーションを円滑に行うための方法を解説します。
Web会議については社内外での利用に向けてできる工夫を紹介します。テレワークならではのコミュニケーション方法を理解し、円滑に仕事を行いましょう。
目次
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テレワークでのコミュニケーションは難しい？
テレワークに対しては、多くの人がコミュニケーションは難しそうだと感じています。Web会議などでは、相手との距離があるため、戸惑いを感じる場面も多くあるようです。中には、テレワークに対して苦手意識をもっている人もいます。
何か質問をしたくても、対面とは異なりすぐに回答が得られなかったり、メール・チャットなどでは、言葉のニュアンスで誤解を受けたりすることもあります。連絡をするタイミングが分からず、悩んでいる人も多いようです。
テレワークのコミュニケーションにおける課題
テレワークのコミュニケーションにおける課題を解説します。
コミュニケーションを取る手間が増える
テレワークの場合は、対面とは異なりコミュニケーションを取る手間が増えます。オフィスでは、直接会話することで行える簡単なやり取りも、テレワークではメールやチャットで行うことが多くなり、返信がくるまでにタイムラグが発生します。
返信が来るのを待ち、確認し、返信を行った上で、再度返信を待つことになります。コミュニケーションを円滑に行えるように開発されたクラウドサービスがあるので、上手く活用し、コミュニケーションを取る手間を減らしましょう。
意思疎通が十分に図れない可能性がある
対面のコミュニケーションができないため、意思疎通が十分に図れない可能性があります。チャットなど、テキストだけでのコミュニケーションでは、相手の表情や感情が読み取りにくいです。意思疎通がうまくいかず、双方の認識が食い違う恐れもあります。
Web会議ツールなどのクラウドサービスを上手く活用できれば、相手の顔を見ながらリアルタイムで会話できます。文章のやり取りだけでは、コミュニケーションが難しいと思える時は、クラウドサービスを活用しましょう。
同僚との接触が減る
テレワークでは社員が出社しなくなるため、同僚と接触する機会が減ります。接触の機会が少ないと、良好なチームワークを保てなくなる恐れがあります。一緒に働く仲間という感覚が薄れれば、業務全体の効率や生産性にも影響が出ます。Web会議などを定期的に行う、定期的な出社日を決めるなど、直接コミュニケーションができる機会を増やす必要があります。
テレワークでのコミュニケーションを促進するクラウド活用
離れた場所で働いていると、どうしてもコミュニケーションがおろそかになります。テレワークでのやり取りを円滑に進めるには、全社共通のコミュニケーションツールを導入することが大切です。チームや部署によって違うツールを使っていると、確認や連携に時間がかかり、効率が悪くなるので注意しましょう。
クラウドサービスには、チャットやWeb会議などのコミュニケーションツールがそろっています。ツールを使えば、手間がかからず効率的にコミュニケーションが取れます。Web会議ツールにはカメラ機能があるので、意思疎通もスムーズに行えます。
Web会議でのコミュニケーションの工夫
クラウドサービスの中でも、Web会議は使い方に差が出やすいツールです。ここでは、Web会議で円滑なコミュニケーションを行うための工夫について解説します。
聞き取ってもらいやすい話し方を意識する
マイクを通して会話するため、相手に聞き取ってもらいやすい話し方を意識する必要があります。普段よりゆっくりと大きめの声で話しましょう。カメラ越しではテンションが低く見えるので、意識的にテンションを上げることも大切です。横文字のビジネス用語など難しい単語は、なるべく避けることをおすすめします。
大きめのリアクションを取る
顔が見えているとはいえ、対面よりも自分の気持ちを察してもらいにくいため、大きめのリアクションを取るように心がけましょう。きちんと言葉にして伝えるのはもちろん、態度でもアピールする必要があります。目線を意識したり、身振り手振りを加えたりしましょう。相手の話を聞くときは相槌をしっかり打つことも大切です。
ビデオはなるべくオンにする
Web会議はカメラをオフにして声だけで参加することも可能ですが、ビデオはなるべくオンにしましょう。コミュニケーションにおいては顔の表情も重要な要素となります。音声を切っていても、カメラをオンにしておけば顔の表情で意思を伝えられます。
カメラと目線を合わせる
Web会議をしているとつい画面ばかりを見てしまいますが、できるだけカメラと目線を合わせましょう。画面を見ていると、会議中の相手と目が合うことはありません。ノートパソコンを台の上に置いてカメラの位置を調節すると、目線を合わせやすくなります。光の当て方を調整して顔が明るく見える工夫なども行うなどもおすすめです。
背景には気を使う
Web会議では自分の後ろの背景も写ってしまうため、背景には気を使いましょう。通話している相手の気が散る可能性があるため、壁を背景にするのがおすすめです。また、自分の部屋はなるべく見せたくないという人は少なくないです。バーチャル背景が多く配布されているので、活用してみましょう。
ヘッドセットを用意する
スムーズな会話を行うために、ヘッドセットを用意するのも効果的です。雑音が減り、声が聞き取りやすくなります。ノイズキャンセリング機能がついているヘッドセットもあります。
マイクはオンとオフを使い分ける
マイクのオンとオフを使い分けましょう。自分が発言しないときは、マイクをオフにすると余計な雑音が入るのを防げます。話したいときだけマイクをオンにし、話し終わったら再びマイクをオフにするとよいです。
テレワークでコミュニケーションを効果的に進めるには
テレワークでコミュニケーションを効果的に進めるために、どのような運用を行なえばよいかについて解説します。
目標、求める成果の指示を明確に行う
社員の目標や求める成果については、できるだけ明確に指示を行うことで、効果的なコミュニケーションが可能となります。テレワークでは、対面と異なり指示が伝わりにくく、業務の進行状況を確認することも難しいです。不明確な指示では、意図が上手く伝わらず、意図していない方向へ業務が進んでしまう可能性があります。
状況共有の頻度を高める
常に状況を共有していれば、業務に必要なコミュニケーションも取りやすくなります。テレワークをしていると、社員が行っている業務内容や進捗状況がつかみにくくなります。進捗状況や現在の業務内容などは、こまめに上司や同僚と共有することが大切です。周りの状況が把握できれば、自分が何をすべきかが明確になります。
仕事に関連する情報をオンライン上にまとめる
仕事に関連する情報は、オンラインで見られるようにまとめておくとよいです。テレワークをしていても、オフィスで働いているのと同じように必要情報をチェックできる環境を整えれば、コミュニケーションは円滑になります。情報をオンライン上にまとめられるシステムを導入すると、対面で行っていたビジネスコミュニケーションに近い状態で業務が進められます。
適度な雑談も取り入れる
テレワークでは同僚の状況が分かりにくいうえに、業務と直接関係のない雑談をする機会も少なくなります。雑談は業務をスムーズに進めるために重要な役割を果たすものです。テレワークにおいても雑談ができるチャットグループを意図的に作成し、積極的に運用することをおすすめします。
コミュニケーションルールを作る
テレワークでは、コミュニケーションルールをきちんと作ることが大切です。具体的なルールの例は、以下のとおりです。
テキストメッセージは短いコメントを意識する
テキストメッセージは短いコメントを意識しましょう。長文のコメントは、読みにくいうえに、やり取りに時間がかかり、プロジェクトの進行が遅くなるので要注意です。
断るときはしっかりと理由を述べる
断るときはしっかりと理由を述べ、不要なトラブルも減らしましょう。テレワークでは、自分の意図を上手く伝えることが難しいため、相手に配慮し、自分の思いを言葉で明確に伝える必要があります。
ポジティブな言葉、感謝の言葉を使う
なるべくポジティブな言葉を心がけ、感謝も言葉にして伝えるようにしましょう。書き言葉でのやり取りでは、感情が伝わりづらく、誤解も生じやすいです。感謝の言葉は、相手のモチベーションやチームへの帰属意識を高めます。
まとめ
テレワークにおいては、オフィスで働くときとは異なるコミュニケーションの方法を意識する必要があります。クラウドサービスをうまく活用しながら、意思疎通するための工夫を取り入れましょう。コミュニケーションのためのルール作りや、社員それぞれの意識を高めるための工夫も大切です。
KDDI まとめてオフィスでは、テレワークに最適なクラウドサービスを提供しています。チャットやWeb会議など、テレワークに必要不可欠なツールを備えています。直接相手と会っているような感覚で、スムーズなコミュニケーションを取ることが可能です。他にも業務におけるさまざまな課題に対応するためのサービスを多数提供しているので、ぜひ活用してください。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
