テレワークの導入にクラウドが適している理由とは？メリットや注意点、必要なものを解説
昨今、働く場所を選ばない自由な働き方として「テレワーク」に注目が集まっています。テレワークを導入する際は、どこからでもアクセスでき、リアルタイムで作業やコミュニケーションがとれるクラウドシステムの活用が有効です。
この記事では、テレワークにクラウドシステムが適している理由や活用するメリット、注意点を解説します。自社のテレワークの導入や普及に役立ててください。
目次
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テレワークとは？
テレワークは、情報通信技術（ICT）を活用して、時間や場所にとらわれない働き方のことを指します。テレワークの「tele」は「離れた場所」、「work」は「働くこと」を意味します。
テレワークでは、オフィスから離れて、自宅やカフェ、サテライトオフィスなどで業務を行います。「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3タイプがあり、テレワークで勤務する人のことは「テレワーカー」といいます。
テレワークが普及している背景
テレワークが普及した背景には、働き方改革や人手不足などへの対応があります。テレワークを導入することによって、子育てや介護を理由に働けない人を、積極的に雇用し続けられます。社員が通勤する必要がないため、オフィスの設備費や交通費の削減にもつながります。
また、東京オリンピック・パラリンピックのような大規模イベントでの混雑緩和や、新型コロナウィルスなどにも感染症対策にも有効です。
テレワークにクラウドシステムが適している理由
ここでは、テレワークにクラウドシステムが適している理由を2つ解説します。
コミュニケーションが取りやすい
クラウド型のシステムやツールには、チャットやWeb会議といったコミュニケーションツールが豊富に揃っています。テレワークは遠隔での作業になることから、社員同士のコミュニケーションがおろそかになりがちです。積極的にツールを活用することで、リアルタイムでのコミュニケーションが実現します。
ファイルや資料の共有がしやすい
テレワークを行う社員が常に同じ場所で作業するとは限りません。自宅だけでなく、移動中の隙間時間や、カフェなどで作業をする社員も出てくるでしょう。そのような場合でも、クラウドシステムであればどこにいてもデータにアクセスできるため、場所にとらわれないテレワークに適しています。
クラウドを活用する3つのメリット
クラウドを活用するとどのようなメリットがあるのでしょう。ここでは3つのメリットについて解説します。
1.サーバーの物理的なメンテナンスが不要
クラウドは、自社でサーバーの物理的なメンテンスを行う必要はありません。すべてクラウドシステムの提供元がメンテンスを行ってくれるので、業務の負担を軽減できます。一方、自社サーバーを構築する場合は、メンテンスは自社で行うことになります。トラブルが起きたときの対応はもちろん、日々のメンテナンスや保守が必要になります。
2.既存のオンプレミスとも連携が可能
既存のオンプレミスとも連携もできます。オンプレミスとは、自社で構築し、運用するシステムのことです。クラウドとオンプレミスを連携させることで、複合的なシステムの構築が可能になります。クラウドを導入する際に、オンプレミスと連携可能か事前に確認するとよいでしょう。
3.導入・運用のコストが安価
クラウドは、利用期間やユーザー数に応じて料金を支払う従量課金制です。必要な分だけ利用できるので無駄なコストがかかりません。機能を増やしたいときはオプションとして追加できる場合もあるので、予算管理もしやすくなります。一方、自社でサーバーを構築する場合は、ハードウェアやライセンスなどを購入する必要があり、多くの費用がかかってしまいます。
クラウドを利用したテレワークの導入に必要なもの
ここでは、クラウドを利用したテレワークの導入に必要なものを紹介します。実際にクラウドを導入する際の参考にしてください。
クラウドサービスやコミュニケーションツール
テレワークには、チャットツールやWeb会議ツールなどが必要になります。チャットツールは、リアルタイムでスムーズなコミュニケーションを実現します。Web会議は、社員がどこにいても、会議ができるツールです。
これらのツールは、ファイルの送受信や共有も可能です。また、カレンダーが共有できるスケジュール管理ツールも用意すれば、社員のスケジュール調整もスムーズに行えます。
セキュリティ対策
テレワークでは、オフィス以外の自宅などで作業を行うため、セキュリティ対策は必須です。セキュリティ対策が万全でないと、個人情報などが外部に漏洩するリスクが高まります。導入するツールのセキュリティ機能をチェックするのはもちろんのこと、自社でのセキュリティ対策も徹底することが重要です。
例えば、パソコンやスマートフォンなどを貸与する際の管理や運用ルールの確立、セキュリティ対策の研修などを行いましょう。
労働環境や就業規則の整備
テレワークは、社員それぞれが異なる場所で作業する働き方のため、これまでの就業規則を変更する必要があります。例えば、在宅での休憩の取り方や、自宅から営業先に向かう場合の交通費の精算方法などの見直しがあります。
また、テレワークは社員の勤務態度や、成果が出るまでのプロセスが見えないことも多いです。社員は正しく評価されているか不安を感じる可能性もあるので、評価制度もあわせて見直すようにしましょう。
テレワークでクラウドを導入する際の注意点
ここでは、テレワークでクラウドを導入する際の注意点を解説します。
テレワーク化やクラウドを導入する目的を明確にする
何故クラウドを導入するのか目的を明確にして、テレワーク化やクラウドの導入自体がゴールにならないようにしましょう。テレワークを実施する目的を社員が把握できれば、通勤して作業する業務と、在宅で作業する業務の切り分けもしやすくなります。
クラウドにはさまざまなサービスがあります。目的を明確にしておくことで、どのサービスが自社に適しているかがわかるようになります。クラウドの特徴や機能を理解し、自社の課題解決にあったものを導入することが大切です。
社員への情報リテラシー教育を徹底する
テレワークでは、自社やコワーキングスペースなど、オフィス以外で業務を行います。そのため、貸与されたパソコンやスマホの取り扱い、セキュリティソフトやOSのアップデートなど、自社でルールを作り、社員全員に浸透させる必要があります。
システムのセキュリティ対策の強化だけでなく、クラウドを利用する人自身の情報リテラシー意識も高められるように、自社の体制を整備しましょう。
クラウド化する範囲を制限する
クラウド化することで、情報共有が容易になります。社外秘の資料もクラウド化してしまうと、外部へ情報が流出してしまうリスクが高まります。はじめからすべてのシステムやデータをクラウド化するのではなく、スモールスタートさせることも重要です。
まずはテレワークに必要な部分を洗い出し、限定的な範囲からクラウド化していくとよいでしょう。状況を確認しながら運用して、必要であればクラウドの拡大を検討しましょう。
自社の目的に合ったクラウドシステムを選ぶことが大切
テレワークを自社で行う際は、クラウドシステムの導入が有効です。現在、クラウドシステムには、さまざまな種類のサービスが展開されており、それぞれに特徴や機能も異なります。クラウドを導入する際は、自社の課題を洗い出し、テレワークを実施する目的にあったシステムを選ぶことが大切です。
まとめ
働き方改革による政府の後押しや、新型コロナウィルスの感染予防対策などを理由に、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークを導入する際は、目的や課題解決に適したクラウドシステムを選ぶようにしましょう。
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