テレワークのためのICT環境づくりとは？テレワークの課題と解決策まで徹底解説！
働き方改革や新型コロナウイルスの影響を受け、テレワークの導入を検討しているもののその環境づくりが難しいと考える人は多いです。しかし、ハードルを段階的に乗り越えていけば、テレワークの環境づくりは難しくありません。
この記事では、テレワークの課題とそれを解決するための環境づくりについて解説します。環境改善のための助成金も紹介しているので、テレワーク導入の参考にしてください。
目次
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テレワークとは？
テレワークとは、「tele」と「work」が組み合わさった言葉で、「遠隔で働く」ことを意味し、オフィス以外の場所で働くことを指します。基本的に情報通信技術(ICT)を活用して行います。自宅・カフェ・サテライトオフィスなど、時間や場所を選ばない働き方ができることが特徴です。
テレワークで実現できること
テレワークを導入すれば、オフィススペースの縮小やペーパーレス化などが図れるため、コストの削減につながります。在宅での勤務が可能になることで、出産・介護などでの理由で離職する人を減らし、優秀な遠隔居住者・障害者・高齢者などの人材確保が実現できます。災害時の事業継続にも有効であることが、国内で多発する地震災害などから分かってきています。
テレワークの課題
メリットの多いテレワークですが、課題もあります。ここでは、テレワークの課題について解説します。
リモートでのインターネット環境
リモートでのインターネット環境の整備が課題となっています。テレワークで最も多いトラブルは、通信の重さ・遅さであると言われています。スムーズに業務を行うには、インターネット環境の整備が欠かせません。また、情報漏洩やウイルス感染などの不安も多くみられるため、セキュリティ面の強化も重要です。
社内・社外のコミュニケーションの難しさ
社内・社外の人とのコミュニケーションが難しいことも課題です。同僚の顔が見えないことで意思疎通が図りにくい、顧客への対応の質が下がってしまうなどの不満があったことが、新型コロナ対策におけるテレワークの実態調査で判明しています。
ペーパーレス化の必要性
新型コロナ対策におけるテレワークの実態調査によると、ペーパーレス化の必要性を実感した企業も多かったようです。必要な資料のためや、ハンコを押すためだけに出社しなければいけないといったケースもありました。テレワークを導入するためには、書類の電子データ化、稟議・決裁業務などのペーパーレス化は欠かせません。
労務管理の難しさ
出社しないことで勤務態度・勤務時間の把握が難しく、勤怠管理・業務評価などがしにくくなります。テレワークを行うためには、勤怠などに関するルール作りや評価制度の見直しなどが必要です。
※参考：テレワークジャパンサーベイ2020年版（外部サイト）
テレワークを円滑にするためのICT環境の整備
テレワークの課題を解決し、業務を円滑に行うために、整備すべきICT環境について解説します。
テレワークのための環境の整備
テレワーク導入のためのICT環境を整備する主な方式は、以下の4つです。
リモートデスクトップ方式
オフィスに設置されているパソコン（以下、PC)を、テレワーク用のPCなどから遠隔操作する方式です。オフィスで行っていた業務を、自宅などでもそのまま行えます。データはオフィスのPCに保存されるため、情報漏洩が起こりにくいというメリットがあります。
仮想デスクトップ方式
サーバーが設置している仮想デスクトップに、テレワーク用のPCなどからアクセスし、遠隔操作する方式です。リモートデスクトップ方式の場合、オフィス用とテレワーク用で2台の端末が必要ですが、仮想デスクトップ方式は1台の端末で行えます。
クラウド型アプリ方式
インターネットを介して、クラウドサーバー上にあるアプリケーションにアクセスし、業務を行う方式です。新しいシステムを組み込む必要がなく安価で利用できることと、ネット環境さえあればどの端末からでもアクセスできることがメリットです。データをテレワーク用のPCにも保存できるため、セキュリティ面での注意が必要となります。
会社PCの持ち帰り方式
会社で使用しているPCを持ち帰り、VPNを経由して業務を行う方式です。データが入った状態のPCを持ち運ぶため、盗難・紛失などによる情報漏洩のリスクが高くなります。セキュリティに関する社員への教育が必要となります。
コミュニケーションツールの導入
チャットツールやWeb会議システムなど、コミュニケーションツールの導入を検討しましょう。気軽にコミュニケーションが取れ、情報共有がしやすくなります。Web会議は顔を見ながらやり取りできるため、顧客との商談などにも向いています。
ペーパーレス化のためのクラウドサービスの導入
ペーパーレス化のためには、クラウドサービスの導入が不可欠です。クラウドサービスを導入と情報の電子化を進めることで、オフィス以外の場所からでもデータの閲覧・編集が可能になります。必要な機能をよく調べ、予算を考慮してツール選びを行いましょう。
労務管理システムの導入
労務管理のルールを作った上で、労務管理システムを導入しましょう。ツールは、勤務時間や作業状況の記録ができるもの、給与システムと連携できるものを選ぶと便利です。
テレワークにおけるセキュリティ対策の重要性
テレワークを行う際にはセキュリティ対策が非常に重要です。ここでは、セキュリティ対策を怠ることで発生しやすいリスクとその解決策について解説します。
不正アクセスのリスク
テレワーク用のPCを侵入経路として社内システムに不正アクセスされるリスクがあります。情報漏洩や、システムが壊され停止してしまうなどのトラブルにつながります。
解決策
PCのOSやアプリが古いままだと脆弱性を狙われやすくなるため、最新の状態に保ちましょう。推測されやすいパスワードを使用しないこと、ファイヤーウォールを設定することも重要です。
盗聴・改ざんのリスク
セキュリティ対策が十分に行われてないネットワークで業務を遂行することで、重要情報の盗聴・改ざんなどのリスクがあります。情報漏洩や、IDが乗っ取られなりすましなどのトラブルに発展する可能性があります。
解決策
フリーWi-Fiに接続しない、VPN回線を利用して暗号化通信を行いましょう。内部不正が起きる可能性もあるため、アクセス制限の設定も重要です。
こちらも併せて読みたい「テレワークのセキュリティ対策とは？7つのリスクと対策をわかりやすく説明」
助成金・補助金制度を活用しよう！
テレワーク環境を整備するためには多額の費用がかかります。費用の負担を少なくするために助成金や補助金制度を活用しましょう。助成金・補助金については、令和2年9月1日時点の情報で記載しています。詳細な情報は、更新情報をよくご確認ください。
厚生労働省の助成金
テレワークコース
令和2年8月12日に令和2年度分の受付が終了していますが、ここでは令和2年度の実施内容をもとに解説します。テレワーク用通信機器の導入・運用など、テレワークの導入・実施に関する取り組みを行った中小企業事業主が対象です。
機械装置等購入費・会議費・委託費などに対して、最大300万円まで補助されます。令和3年度分の詳細は現時点未定のため、Web情報にて確認してください。
新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース
第１次の募集は終了し、第２次の募集も令和2年9月18日にて終了予定です（令和2年9月1日現在）。第3次募集の予定は未定ですが、第2次の実施内容をもとに解説します。テレワークを新規導入する中小企業事業主が対象で、機械装置等購入費・会議費・委託費などが対象経費で、最大100万円まで補助されます。詳細については、Web情報にて確認してください。
東京都の助成金（働き方改革推進支援助成金）
働き方改革助成金
「TOKYO働き方改革宣言企業」に承認された企業のうち、以下のどちらかの要件を満たしている場合、最大40万円補助されます。
・働き方改革宣言奨励金の制度整備事業を実施している
・TOKYO働き方改革宣言企業の承認決定後3カ月以内に、新たに奨励金の対象となる制度整備を実施している
テレワーク定着促進助成金
都内に本社または事業所がある中堅・中小企業で、「2020TDM推進プロジェクト」に参加していること、テレワークによる職場環境整備を行うことなどが条件です。テレワーク機器やソフトなどの環境整備にかかる経費に対して、最大250万円まで補助されます。
はじめてテレワーク（テレワーク導入促進整備補助金）
都内に本社または事業所がある中堅・中小企業で、「2020TDM推進プロジェクト」に参加していることと、東京都が実施するテレワーク導入コンサルティングを受けていることなどが条件になります。テレワーク環境の構築費用や就業規則などを定める際の委託費などが対象で、最大110万円まで補助されます。
テレワーク活用・働く女性応援助成金（テレワーク活用推進コース）
令和2年度の実施が未定となっているため（令和2年9月1日現在）、ここでは令和元年度の実施内容を解説します。都内に本社または事業所がある中堅・中小企業などが対象で、テレワーク機器導入事業などに、最大で250万円までが補助されます。女性の新規採用・職域拡大を目的とした設備等の整備には、最大で500万円まで補助されます。
まとめ
テレワークの環境づくりは、難しいのではと考える人は多いですが、段階的に行えば難しいものではありません。テレワークの課題を理解し、解決に適切なICT環境を整えましょう。助成金などを上手く活用することも大切です。
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