経理業務をテレワークで行うには？課題点や推進するうえでのポイントなど解説
「ウィズ・コロナ」「アフター・コロナ」の働き方として、テレワークを導入している企業が増加しています。とはいえ、業務の性質上、経理部門にはテレワークを導入できていない企業も珍しくありません。この記事では、経理業務へのテレワーク導入について解説します。具体的なメリットとともに用意すべき環境にも触れるため、テレワークの推進のためにぜひ役立ててください。
目次
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経理業務のテレワークは難しい？実施率は20％以下
テレワークを毎日（週5日）実施している経理担当者は、17%にとどまっているという調査結果が出ています。（2020年4月時点）
他の部署でテレワークを実施していても、経理担当者は出社せざるを得ない状況にある企業が多いのが実情です。経理担当者が出社を要する理由としては、約半数が「決算対応」と回答しています。また、４割以上が「取引先への振り込み」や「（紙の）請求書の作成、押印、発送」が要因だと回答しています。
※参考：
「経理財務・会計担当者のテレワークの対応状況」に関する調査を実施 | MF KESSAI株式会社
経理業務のテレワーク化における課題点とは？
ここでは、経理業務のテレワーク化における課題点について解説します。
紙の請求書・経費精算を扱う業務への対応
経理業務ではもともとデータ化があまり進んでおらず、紙ベースで対応している企業が多くみられます。紙の書類を作成して押印や発送を済ませるには、オフィスでなければ対応できない場合がほとんどです。また、決算対応や振り込みについても、自宅では業務を完結しにくい状況となっています。
社内外のコミュニケーション方法
経理業務は社内全体に関わるため、担当者は重要な会議にも出席する機会があります。通常の業務をテレワークに切り替えられていても、会議へ出席するには出社しなければなりません。また、経理業務では銀行や税理士といった外部の関係者と重要な内容をやり取りするため、出社せざるを得ないケースがあります。
社風や社内体制
テレワークに対応するための社内ルールが整備されていない企業もあります。たとえば、課題解決に対して消極的な社風であり、経理業務に対して属人的な体制を取っている企業は、なかなかテレワーク化が進みません。導入を進めるにはテレワークの目的を明確にし、課題解決に対して積極性になる必要があります。そのためには、体制の見直しやアウトソースの活用もポイントになります。
経理業務をテレワーク（デジタル化）で行うメリット
ここでは、経理業務をテレワーク（デジタル化）で行うメリットを解説します。
ペーパーレス化を促進できる
経理業務はアナログで進めているケースが多いですが、テレワークを導入すればデジタル化できます。たとえば、クラウド上で利用できるソフトを活用することで、紙ベースでなくてもデータの管理や出力を安全に行えます。
業務効率化を図れる
テレワークで作業をデジタル化すると、作業工程の削減にもつながります。なぜなら、オフィスで行っていた手作業をアウトソースしたり、簡単な操作でスピーディに書類を作成できたりするからです。余計な手間を省いて本当に必要な作業に集中できるようになるため、業務効率化を図れます。
従業員の満足度が向上する
経理業務で扱う書類や作業をデジタル化すれば、チーム内で情報を共有しやすくなり、業務の属人化を防止できます。担当者が離席していても、急ぎの内容であればチームの他のメンバーによる確認が可能です。休暇を取りやすい環境が整うため、ワークライフバランスの実現とともに従業員の満足度も向上させられます。
人材を確保できる
テレワークなら毎日出社するのが難しい人でも雇用できるため、専門知識をもつ人材の確保も容易になります。たとえば、健康上の理由や家庭の事情により、１日中オフィスで勤務するのが難しい人も採用可能です。また、働いているうちにそのような状況になった人も、テレワークという選択肢があれば離職せずに済みます。
コスト削減が可能になる
テレワークを行う従業員はオフィスへ出社する機会が減るため、企業が負担すべき交通費も少なくなります。出社する社員が少なくなればオフィススペースも縮小できるため、オフィスの賃料も削減可能です。また、業務全体のデジタル化により、紙に印刷するための経費や保管スペースも少なくなります。
経理業務をテレワーク（デジタル化）で行うデメリット
ここでは、経理業務をテレワーク（デジタル化）で行うデメリットを解説します。
セキュリティリスクへの対策が必要
経理業務を社外で行うため、重要な情報が漏えいするリスクも少なからず高まります。テレワークで安全に経理業務を進めるには、セキュリティリスクへの適切な対応を取り入れる必要があります。
クラウドサービスへの依存度が高くなる
テレワークを進めるにはクラウドサービスが必要不可欠ですが、料金によって利用できるサーバーのスペックが異なる場合もあります。また、サービスを提供する企業が倒産するリスクもないとはいえないため、自社でもデータをきちんとバックアップしておく必要があります。
経理のテレワーク化に必要な条件
ここでは、経理のテレワーク化に必要な条件について解説します。
各種書類のデジタル化
経理業務をテレワークで行うために、まずは各種帳票をデジタル化しましょう。たとえば、請求書や領収書を紙で送付しているなら、PDFなどによる発行への切り替えが必要です。他にも、伝票など紙で管理している書類がある場合は、それぞれデジタル化を進めて社外からでも閲覧できるようにしてください。
帳票類の電子保存
社内でファイリングして管理している紙の伝票は、スキャンによるデータ化を行いましょう。そのうえで、今後はクラウドサービスなどを利用して伝票を作成できるよう、ルールや体制を変更する必要があります。
インターネットバンキングでの支払い
経理業務をテレワークで行う場合、振り込みはインターネットバンキングを利用するのが基本です。インターネットバンキングなら、パソコン上から設定するだけで簡単に振り込み先や金額の指定ができます。
ICT環境
ICTとは、パソコンやネットワークなどの情報通信技術のことです。IT環境には主に3種類あり、テレワークに取り入れると便利に活用できます。IT環境の具体的な種類については以下で解説します。
IT環境の種類
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種類 |
特徴 |
|---|---|
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リモートデスクトップ |
他の端末を使い、オフィスにあるパソコンを遠隔操作して作業する |
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仮想デスクトップ |
サーバー上に仮想のデスクトップを構築し、それぞれが所有する端末からアクセスして作業する |
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クラウド |
端末からインターネット上のクラウド型アプリケーションへアクセスし、必要なデータを利用しながら作業する |
セキュリティ対策
テレワークでは重要なデータに社外からアクセスするため、セキュリティ対策が必要です。単にセキュリティソフトを導入するだけでなく、セキュリティに対する社内の意識を高めるための取り組みも求められます。たとえば、社内におけるセキュリティポリシーを作成し、従業員がいつでも確認できるようにしておきましょう。
経理業務のテレワーク推進のキーポイントは「クラウドサービス」の活用
経理業務についてテレワークを推進する方法はさまざまありますが、特におすすめなのはクラウドサービスの利用です。
たとえば、従業員同士が離れた場所で働くとなるとスムーズなやり取りが難しくなりますが、コミュニケーションツールを活用すればその問題も解消できます。また、会計ソフトを導入すると、いつでもどこからでも経理業務に関するデータを確認できるようになります。
経理業務のテレワークに「クラウド」がおすすめの理由
クラウドサービスを活用する場合、専用サーバーやシステムを自社で開発するオンプレミスが必要ありません。クラウド上で利用できる会計ソフトなどを導入すれば、簡単に経理業務のテレワーク化を推進できます。オンプレミスでは対応しきれないICT環境の構築やセキュリティ対策も実現可能です。
まとめ
経理業務においてテレワークを導入するには、セキュリティ対策が必須となります。そのうえで、自社の経理業務に必要な要件を満たすツール選定が必要です。また、経理業務をテレワークでも実施するためには、基盤となる通信環境の整備・構築や、受け皿となるスマートフォン、パソコンなどのデバイスの用意も必要となりますので漏れなく準備しましょう。
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