テレワーク導入におけるマネジメントの課題と8つの対策とは？部下目線の課題まであわせて解説
働き方改革や新型コロナウイルス感染症対策などにより、テレワークを導入する企業が増えています。テレワークのマネジメントには、通常業務とは異なった対策が必要です。この記事では、テレワークマネジメントの課題とその対策について解説します。テレワークを導入する際のマネジメントにぜひ役立ててください。
目次
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マネジメントとは？
一般的に企業におけるマネジメントは、「業務の管理」と「部下の管理」の2種類に大別できます。
業務の管理
企業におけるマネジメントとして、業務の管理を行う必要があります。業務の管理とは、プロジェクトの進捗管理やスケジュール管理など、組織内の業務を管理することをいいます。部下の適性やスキル、抱えている仕事の量などを把握してタスクを割り振るなど、業務量の調整を行います。
部下の管理
企業におけるマネジメントとして、部下の管理を行う必要もあります。部下への指示・指導、適切な業務サポート、アドバイス・技術を伝えることなどにより、人材育成を目指します。ハラスメントの予防、メンタルヘルス対策、労働時間の管理などを行うことで、部下が働きやすい環境を整えることも重要です。
テレワークでのマネジメントの課題とは？
テレワークでのマネジメントにおける管理者側から見た課題について解説します。
部下のスケジュール管理がしにくい
テレワークでは、部下がどのような業務を行っているのか分からず、スケジュールが管理しにくいという課題があります。実際に働いている姿が見えないため、業務の進捗状況などの把握が難しくなります。オンとオフの切り替えが難しく、長時間勤務になる人もいます。テレワークのためのスケジュール管理体制が必要となります。
コミュニケーションが不足する
テレワークでは、従来のようなオフィス勤務とは異なり、コミュニケーションが不足しがちです。毎日顔をあわせることがなく、会話も減り、部下から質問や相談を受ける機会も減少します。顔をあわせていれば感じ取れる部下の変化にも、気づきにくくなるため、メンタルヘルス対策などが、上手くいかない可能性があります。
評価基準がわかりにくい
テレワークでは、評価基準がわかりにくいという課題もあります。通常業務では、部下が働いている姿を見て評価できますが、テレワークではそれが難しくなります。テレワーク用の評価基準が定まっていないことも多く、正当な評価をされていないなど、部下から不満が出る可能性もあります。
テレワーク勤務者が感じる課題とは？
テレワーク勤務者が感じる課題について解説します。
上司とのコミュニケーションが不足する
テレワークでは、上司とのコミュニケーションが不足していると感じる人が多いです。顔をあわせて仕事をしている時と比べて、簡単なことでも聞きにくくなります。チャットツールなどでコミュニケーションを取っていても、すぐに返信がないと心配になるなど、ストレスにつながりやすくなります。
適切に評価されるか不安である
テレワークでは、適切に評価されているか不安だと感じる人が多いです。通常業務では、勤務態度や業務処理状況などで評価されますが、テレワークでは、勤務状況を目視できないため、評価することが非常に難しいです。成果を重視して基準を設けるなど、公平な評価体制が必要です。
自己管理が難しい
テレワークの場合、プライベートと仕事の切り替えなど、自己管理が難しいです。通常業務では、オフィスに出社した段階で仕事モードに切り替わります。しかし、テレワークでは、オンとオフの切り替えが難しく、長時間勤務につながることもあります。
テレワークでのマネジメントを円滑に行うための8つの対策
テレワークでのマネジメントを円滑に行うための対策を8つ紹介します。
コミュニケーション環境を改善する
コミュニケーション環境を改善し整えるために、ツールやアプリなどを導入しましょう。顔を見ながら会議ができるWeb会議システムやビデオチャット、社内SNSなど、さまざまなツールがあります。
コミュニケーション環境の構築には、LINE WORKS with KDDIがおすすめです。ビジネス版のLINEといった位置づけで、チャット・ビデオ通話・会議などの機能が搭載されているため、スムーズなコミュニケーションが可能です。
テレワークのためのルールを作る
テレワークのマネジメント管理を円滑に行うためには、テレワークの特性を踏まえたルール作りが欠かせません。始業・終業・休憩時間の報告、進捗状況の連絡、離席・在席の確認などの行うためのルールを決めましょう。勤怠管理システムなどによる管理もおすすめです。
セキュリティ対策を行う
テレワークは、通常業務と比較して、セキュリティリスクが高くなります。気のゆるみなどでリスクが高くなるケースもあるため、技術面の環境整備を行うとともに、テレワーク勤務者の意識向上も重要です。
より詳しい解説は「テレワークのセキュリティ対策とは？7つのリスクと対策をわかりやすく解説」でチェック
セキュリティ環境を整備する
セキュリティシステムを導入して、セキュリティ環境を整備しましょう。安全性の高い通信インフラであるVPN・ウイルス対策ソフトや端末管理サービスの導入などにより、セキュリティ対策の強化が行えます。KDDIでは、以下のサービスをおすすめします。
KDDI Smart Mobile Safety Manager
スマートフォン・タブレットなどのモバイル機器のセキュリティ対策サービスです。リモートロック・インターネット接続管理・ウイルス対策などが行えます。
KDDI Business ID
クラウドサービスのIDをひとまとめにすることで、セキュリティの一元管理を実現できます。
KDDI Flex Remote Access
さまざまな通信デバイス・通信環境から社内ネットワークへリモートアクセスを行えます。場所を問わず、スマートフォン・タブレット・パソコンから、トンネリング技術を利用して安全な社内環境接続を叶えます。
テレワーク勤務者の意識向上をはかる
テレワークでは、定期的にセキュリティについての研修を行うなど、テレワーク勤務者の意識向上をはかりましょう。勤務者の気のゆるみからセキュリティ事故につながることが少なくありません。セキュリティへの意識を高めることで、パソコンの紛失・盗難・覗き見をされることによる情報漏洩などのリスクを軽減できます。
テレワークのセキュリティについては、こちらの記事でもくわしく解説しています。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのセキュリティ対策とは？7つのリスクと対策をわかりやすく解説」
労務管理を一元管理できるシステムを導入する
テレワークでは、通常業務のための労務管理では労働時間の把握が難しいため、一元管理できるシステムの導入がおすすめです。始業・終業時間などの労働時間、チーム全体の就業状況などを正確に把握できます。
タスクを適切に可視化する
テレワークでは、タスク管理ツールなどを活用し、勤務者のタスクを適切に可視化することも重要です。部下の一日のタスク量・進行状況などを把握できます。組織内のタスクを把握し共有することで、協力しやすい環境作りが可能となります。
コミュニケーションを働きかける
部下からの報告や相談を待つのではなく、マネジメント側からコミュニケーションを行えるように、働きかけましょう。テレワーク勤務者の中には、相談や質問しにくいと感じている人も多いため、管理者側からの積極的な声かけが必要です。チャットツールで、業務外の雑談ができるチャンネルを作成することなどもおすすめします。
1 on 1ミーティングを大切にする
コミュニケーションの頻度を意識するだけでなく、1on1ミーティングを行うなど、信頼関係を築くためのコミュニケーションを大切にしましょう。1on1ミーティングでは、目標や成果を確認するだけでなく、部下の考えや課題などを聞く事が重要です。解決に導くアドバイスができることで信頼関係が高まります。
テレワーク時の評価基準を明確にする
テレワーク時の評価基準を明確にしましょう。評価基準があいまいだと、テレワークの状況では、評価に不安を覚える人が増えます。実際の業績や成果に応じた評価制度を作成したり、目標管理制度を導入したりするとよいでしょう。目標管理制度とは、社員自身が目標を設定し、達成のために主体的に行動するものです。
まとめ
テレワーク時のマネジメントには、通常業務のためのマネジメントとは異なり、対応できない課題が多くあります。課題を解決するためには、コミュニケーション環境の構築、労務管理、評価制度の見直しなどが必要です。
KDDI まとめてオフィスでは、マネジメントに必要とされるコミュニケーション手段から、労務管理などの業務管理まで、テレワークでのマネジメントに必要なソリューションの提供が可能です。主軸は通信・端末・ITソリューションであり、KDDIの高品質で安全性の高いサービスを提供しています。テレワークの導入を検討している場合は、ぜひお問い合わせください。
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