テレワーク時には監視するべき？在宅勤務でも生産性を落とさせないために知るべきこと
自社にテレワークを導入したものの、社員がきちんと業務に取り組んでいるか不安に思う人も多いのではないでしょうか。この記事では、テレワークの不安を解消するための監視ツールについて解説します。
なお、監視の主な目的は、テレワークにおける社員の生産性を維持することです。ここでは、監視ツールに頼らずに生産性を高める工夫についても解説します。
目次
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テレワークにおける課題
テレワークを導入すると、社員の気が緩み業務の生産性が下がるのではないか、仕事をさぼるのではと心配する人は少なくありません。実際に社員が仕事をしている姿を見ることができないことは、テレワークにおける課題でもあります。テレワークでも社員に成果を上げてもらうには、オフィス外でも業務の生産性が下がらないように工夫する必要があります。
テレワーク監視ツール導入のメリット
ここでは、テレワークの監視ツールを導入する3つのメリットについて解説します。
社員の生産性の向上につながる可能性
監視されていると緊張感が生まれるため、社員は業務に集中して取り組もうとします。社員自身がテレワークにおける効率を意識しやすくなり、生産性の向上を期待できます。業務に打ち込まなければ、上司や他の社員にそのことを知られてしまうため、テレワークによる気の緩みを防止できます。
業務状況などを把握しやすい
社員の状況を把握しやすくなる、問題点や改善すべき点があればすぐに注意できるのも、監視ツールのメリットです。社員自身が気付いていないミスも指摘でき、業務が誤った方向へ進むのを防止できます。
監視ツールは、社員の状況を把握するだけでなく、作業した履歴を記録できます。その場で指示が出せない場合でも、振り返って指示や確認を取ることも可能です。社員がいまどのような状況なのかが共有できれば、テレワークをしている社員同士でもスムーズに連携できます。
働きすぎを防止できる
成果をだして評価を得ようとするあまり、テレワークで働きすぎてしまう社員もいます。監視ツールを導入していれば、どの社員がどれくらいの時間働いているか把握できます。過剰労働をしている社員を早い段階で発見できるため、社員にとって働きやすい体制を整えられます。
また、監視ツールで働きぶりを正当に評価できるようになれば、先述したようなケースを防止する効果が期待できます。
テレワーク監視ツール導入のデメリット
テレワークに監視ツールを導入することで、メリットが得られる部分もあります。ただし、この方法はデメリットも大きく、導入は慎重に進める必要があるといえます。
社員の不満を生む可能性
「監視されている」という事実は、自社と社員との信頼関係を損ねる原因になります。社員は勤め先から信頼されていないという感覚が強くなり、不満や不信感を感じる可能性があります。また、監視により過度なプレッシャーを感じ、ストレスとなるケースも珍しくありません。
社員が会社に対してネガティブな印象をもちやすくなり、かえってやる気が下がる場合もありますので、監視ツールは便利だからと、安易な導入は避けましょう。
「結果」ではなく「プロセス」重視になる
業務に取り組んでいる様子を監視すると、社員は結果よりもプロセスに対して意識を注いでしまいます。その結果、社員は自分が担当する業務内容やアウトプットの質以上に、業務に取り組んだ時間の長さを重視してしまう可能性があります。
本来は結果を重視した方が生産性は上がるといわれています。プロセスにばかりフォーカスして評価をしてしまうと、監視ツールを導入する目的を達成できなくなります。
テレワークで監視ツールを使わず生産性を向上させるコツ
ここまで、テレワークを監視することのメリットとデメリットについて紹介してきましたが、理想は監視ツールを使わずにテレワークを成功させることだと、思われる方も多いのではないでしょうか。そのためには、会社としての工夫が必要になります。ここからは、監視ツールを使わずに生産性を向上させるコツを解説します。
社員同士のコミュニケーションを密に取る
テレワークでは、オフィスで働いているとき以上に、社員同士のつながりを重視する必要があります。お互いが離れた場所にいることで雑談する機会が減るため、業務とは直接関係のない話がしづらくなります。
上司や経営者の立場にある人は、社員の「心理的安全性」に配慮しましょう。社員一人ひとりが自分らしく働けるコミュニケーションを大切にすると、オフィスに出勤したときと変わらない円滑なやり取りができます。
→こちらも併せて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
テレワークにおける評価基準を明確にする
テレワークにおける評価基準を、勤務時間や着席率など仕事に対する姿勢に設けるのではなく、仕事の成果を中心にするようにしましょう。これには、目標に対する達成度や、業務により得られた成果（アウトプット）を評価する方法が考えられます。仕事の達成度や成果によって評価が決まれば、業務に対する社員のモチベーションを高められます。
もちろん業務に取り組む姿勢は非常に大切ですが、テレワークでは、「仕事の結果に対して評価する」制度を導入することがポイントです。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク導入におけるマネジメントの課題と、8つの対策とは？部下目線の課題まであわせて解説」
社員一人一人の仕事の範囲を決めておく
チームごとに業務をこなしている企業や部署では、社員一人ひとりの仕事の範囲を細かく定めていないケースも珍しくありません。しかし、テレワークで達成度や成果を評価するには、それぞれの仕事の範囲を明確にする必要があります。
仕事の範囲が明確になれば、社員自身もさぼらず仕事に取り組もうという意識を持ちやすくなります。自分が取り組むべき業務が限られるため、働きすぎの防止にもつながります。
テレワークに合った環境と機器を用意する
テレワークを円滑に進めるには、インターネットをはじめとする環境整備が必要です。新たにコミュニケーションツールやWeb会議ツールを導入し、社内に浸透させなければなりません。そのためには、テレワークに対応できるスペックをもつパソコンやスマートデバイス（スマートフォンやタブレット）を用意し、社員に支給する必要があります。
テレワークのための環境を構築する際は、補助金を受けられる場合もあります。支給対象や金額など条件を確認して、上手に活用しましょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのためのICT環境づくりとは？テレワークの課題と解決策まで徹底解説！」
→こちらも併せて読みたい「テレワーク導入のための手順・重要ポイントを徹底解説！助成金も紹介」
テレワークで生産性を上げることができるツール
ここでは、テレワークで生産性を上げることができるツールを3つ解説します。円滑なコミュニケーションや情報共有などに役立ててください。
テキストチャットツール
メールよりも短いメッセージで気軽にやり取りできるため、テレワークの主な連絡手段として多くの企業が取り入れています。個人同士のやり取りだけでなく、任意のグループによる会話もできます。
個人がプライベートで使用する目的で作られたチャットツールもありますが、最近はビジネス向けに開発された「LINE WORKS」のようなチャットツールも増えてきました。自社に適したチャットツールを選び、社内のコミュニケーションをスムーズに進めましょう。
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Web会議ツール
インターネットを介して音声や映像をつなぎ、リアルタイムでコミュニケーションを取るためのツールです。その場で話し合っているような感覚で会議を進められるため、オフィスに集まらなくても、社内外の人と本格的な会議を開催できます。
画面上に資料を表示すれば、会議に参加している全員で閲覧することも可能です。テレワークの定番のツールとして、すでに多くの企業が積極的に活用しています。
→こちらも併せて読みたい「テレワークで会議を行うには？Web会議を導入するメリットや注意点などを紹介」
グループウェア
資料などのデータをインターネット上で共有するためのツールです。いちいちメールに添付する手間をかけず、簡単に資料を共有できるためスムーズに資料をやり取りできます。
グループウェアには資料を共有する機能だけでなく、テレワークに役立つさまざまな機能をもつツールがあります。「Google Workspace」や「Microsoft 365」をはじめとするツールには、業務の進捗状況を管理するための機能やWeb会議をする機能があります。ツールを選定する際は、自社のテレワークに必要な機能があるものを選ぶようにしましょう。
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まとめ
テレワークに監視ツールを導入するとメリットもありますが、同時に大きなデメリットも発生する可能性があります。テレワークの生産性を上げるには監視ツールの導入よりも、テレワークを円滑に進めるためのツールを用意したり、環境を整えたりすることが重要です。
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