Withコロナ/ Afterコロナのオフィスの見直しに欠かせない「3つのデザイン」。新しい働き方に求められるオフィスのあり方
【2023年9月更新】新規お申し込み受け付け終了および、サービス提供終了について
「まとめてWORK WAKU WORKSTYLEアンケート」は2023年9月15日をもって新規お申し込み受け付けを停止しました。また、2023年9月30日をもってサービス提供を終了いたしました。
コロナ禍による緊急事態宣言の発令以降、多くの企業がテレワークの導入を余儀なくされています。その影響で、会社に出勤する社員が減ったことからオフィスのあり方を検討する企業が急増しました。「月刊総務」の調べ(*1)によれば、2020年8月までにオフィスの見直しをした、もしくは検討している企業は、調査企業の66％という結果に。冬には再び新型コロナウイルスの感染拡大の波が来ることも予測され、オフィスの見直しをする企業は今後も増えるだろうと考えられています。*1 出典：月間総務オンライン
目次
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テレワーク（リモートワーク）は首都圏の従業員数規模が大きい企業を中心に定着の傾向
テレワーク（リモートワーク）実施率には、企業の規模別・地域別で大きな特色があることが「カオナビHRテクノロジー総研」の調査（*2）から明らかになりました。 2020年8月時点では従業員が100人未満の企業では80％以上が毎日出社しています。従業員数が増えるにしたがって、毎日テレワーク、出社とテレワークの併用の割合が高くなり、企業規模が大きいほどテレワークが導入できていることが見て取れます。
テレワーク（リモートワーク）実施率（会社規模別） 2020年8月
*2 出典：カオナビHRテクノロジー総研「緊急事態解除後のリモートワークはどうなった？～リモートワーク実態フォロー調査レポート1～」
また、テレワークの実施率は、全国的に見ても首都圏に偏りがあります。近畿や中部などのエリアと比べても、首都圏の方が実施できていることがわかる結果です。
テレワーク（リモートワーク）実施率（勤務地域別）2020年8月
*2 出典：カオナビHRテクノロジー総研「緊急事態解除後のリモートワークはどうなった？～リモートワーク実態フォロー調査レポート1～」
上記の結果から、Withコロナ/ Afterコロナでは首都圏を中心にテレワーク（もしくは出社とテレワークとの併用）は従業員規模の大きい企業から中堅・中小企業へと徐々に一般化していくことが想像できます。テレワークの普及に伴い、オフィスに求められる機能も大きく変わることでしょう。今回はKDDIまとめてオフィスでオフィスソリューションビジネスを担当するプロジェクト営業本部マルチエクスペリエンス部の南昇に、新しい働き方を導入していく上で、従来のオフィスにはどのような課題があるのか話を聞きました。
コロナ禍の状況によって日々変化するオフィスのニーズ
南:「従来のオフィスでは、デスクをいくつかの島に分けて、メンバーがそれぞれ固定座席、島の端に上長が座るのが一般的でした。このような席配置にはメリットがあって、上長が顔を上げれば即座にメンバーの在不在がわかりますし、全員に声が届く距離に着席しています。また、4人に1台固定電話を配置すればよく、一人あたり専有面積が効率的というのも大きな利点だったと言えるでしょう。
しかし、コロナ禍では、従来の島型固定座席ではデメリットがメリットを上回ったと想定しています。例えば、固定座席によるソーシャルディスタンスのとりにくさ。従業員同士の距離をとるために一つおきに席に座っては、社員一人あたりの専有面積が大きくなります。
また、騒音も大きな問題です。固定座席の場合は、自分の席であらゆる作業を行うため、隣の人の声が耳に入ってきてしまいます。隣の席で1時間近くもWeb会議をされていては、自分の仕事に集中できません。Web会議の活用が進むニューノーマルでは、騒音は顕在化している課題となっています。
困るのはWeb会議の隣の席で仕事をしている人だけではありません。自席でWeb会議をしていると、隣の席の異なるWeb会議での会話が漏れ聞こえるリスクや、自席の後ろを通る他の社員が映像に映り込んでしまう可能性もあります。他の社員がジュース片手にウロウロしている様子を、会議の相手に見られてしまうのは、カジュアルな会議ならまだしも、お詫びのような場面であれば、ニューノーマルと言えども失礼にあたるでしょう。」
テレワークが増え、Web会議が当たり前のように行われる状況では、従来のオフィスでは様々な問題が起こるようです。これからどのような対策が必要なのか南氏は続けます。
南:「静かな環境でWeb会議をしたいからといって、広い会議室を一人で占有されてはスペースの無駄です。既に対策を始めている企業の中には、会議室をいくつかのスペースに分けたり、執務エリアの窓側の一部にWeb会議室用の集中ブースを設置している企業も見られます。ノイズキャンセリング用のイヤホンを使ったり、ヘッドセットを使ったり、様々な工夫が見られます。
私達が頂く問い合わせの内容も、傾向が変わってきました。GW明けは安心安全が最優先だったため、アクリルパネルや消毒液、サーマルカメラなどに関する問い合わせが増加しました。しかし、ここ最近は、出社とテレワークのハイブリッド勤務が定着した企業が増えてきたため、騒音問題の解決に対する問い合わせが増加傾向にあります。」
問い合わせ内容の変化からも、オフィスのあり方を見直す企業が増えていることが見てとれます。しかし、オフィスを見直す際に、レイアウト変更から手掛ける企業に対して、南は警鐘をならします。
オフィスを変える際に考えるべき3つのデザイン「レイアウト」「制度」「ICT」
南:「多くの企業がオフィスを変える際に、『レイアウトデザイン』に主眼を置きがちです。しかし、オフィスを見直すには『制度デザイン』と『ICTデザイン』もセットで行わなければうまくいきません。
『制度デザイン』とは、その名の通り就業管理や評価制度のあり方を見直すことです。これまでの評価制度のままでは、テレワークの社員を適切に評価できないなどの問題が起こります。同時に『ICTデザイン』も重要で、疎かにするとFAXを取りに行くためだけ、ハンコをもらいに行くためだけに出社しなければならないといった事態を引き起こします。
3つのデザインを考える際には順番も重要です。コロナ禍により緊急事態宣言が出された際には、業務を止めるわけにも行かず、在宅勤務環境を整えるため、仕方なくICTデザインに先に着手した企業もありましたが、テレワークを定着させるには後追いで制度デザインが必要となります。レイアウトを大きく変更するのであれば、制度とICTをデザインし、運用ができることを確認できてからの方がいいでしょう。」
オフィスを見直す際に大事な3つのデザインを説明した上で、「オフィスの在り方に正解はない」と語る南氏。オフィスを見直す際には、どのような流れで考えればよいのでしょうか。
南:「どのようなオフィス環境を作ればいいのかは、100社100様です。例えば従業員の安心安全を大事にしたい企業と、生産性を以前と同様に戻したい、もしくは以前より向上したい企業では求められるオフィスの在り方も異なります。
さらに言えば『業務内容』と『業務を遂行する人』によっても最適なオフィス環境は変わり、その組み合わせは無限に考えられます。例えば一口にソロワーク（自分一人での仕事）と言っても、『90％がソロワークで完結する人』と『50％がソロワークで完結する人』が求めるオフィス環境は違います。また、ベテランと新人でも適したオフィス環境が違うのは当たり前です。ベテランならテレワークで任せても大丈夫ですが、新人なら相談できる人が身近にいたほうがいいでしょう。
このように、企業が『何を大事にしていて』『どんな業務を』『誰がやるのか』によって、求められるオフィス環境は全く異なってきます。私達も、お客さまにそういった点をヒアリングしながら、企業が大事にしていることや課題の優先順位などを共有し、提案に盛り込んでいきます。お客さま、特に経営者の方々やオフィスづくりに携わっておられるキーマンの方々には、まずは自社が大切にしていることを中心に考えてもらえればと思います。ただし、何も拠りどころがない状態から考えるのは難しいので、セミナーなどで他の企業がどのようなオフィスづくりをしているのか、情報収集しながら考えていただければと思います。」
最適なオフィスを見つける手助けに。KDDIまとめてオフィスが提供する「診断サービス」
南:「正解がない中で、自社に最適なオフィス環境を見つけるのは簡単なことではありません。課題が多岐にわたり、時間も予算も限られている中で、何から手を付けるべきかを見つけ出すのは非常に難しいものです。
そのような悩みを解決するために、KDDIまとめてオフィスでは『診断サービス』の提供を予定しています。診断サービスは、お客さまの従業員全員に対してオフィス環境に関するアンケート実施します。そのため、お客さま独自の分析をすることが可能です。分析結果から、多岐にわたる課題に対しての優先順位付けや、今のオフィスの在り方の問題点を見出すことができるのです。
診断サービスの分析結果は、オフィスのレイアウトを本格的に変える前の判断材料になりますし、変えた後に本当に効果が出ているか確認することも可能です。定期的に使っていただくことで次に解決すべきオフィスの課題を決める材料にしたり、外的環境の変化に伴う解決策の検討にも活用することができると考えています。」
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