感染症対策や働き方改革で、テレワークを導入する企業が増えています。テレワーク導入の際、整えておくべきガイドラインや契約書に関して混乱するケースも多いのではないでしょうか。この記事では、テレワーク導入時に就業規則などの契約書に記載するべきポイントなどについて解説します。テレワークの導入時の参考にしてください。
目次
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テレワークとは？
テレワークとは、「tele＝離れた・遠隔地」と「work＝働く」を組み合わせてできた言葉です。基本的に、情報通信技術（ICT）を活用して行う働き方で、オフィスから離れた場所で業務を行う働き方全般を指します。オフィスにいなくても働けるため、時間や場所に関係なく柔軟な働き方ができます。
テレワークの種類
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勤務形態 |
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在宅勤務（リモートワーク） |
自宅で業務を行う働き方。 通勤が必要ないため、ワークライフバランスを実現しやすい。 |
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サテライトオフィス勤務 |
従業員が所属しているオフィス外のサテライトオフィスに通って業務を行う働き方。 |
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モバイルワーク |
カフェや外出先などで業務を行う働き方。 パソコン（PC）やスマートフォンなどのモバイル端末を活用する。 |
テレワークに向く職種
テレワークに向く職種としては、以下が挙げられます。
・プログラマーなどのIT関連
・事務
・Webデザイナー、ライター
・営業
・管理職
・カスタマーサポートなど
これらの職種は、1人でも業務にあたれるため、ICTを利用したテレワークに向いています。それ以外の職種に関しても、テレワークでできる業務範囲をはっきり定義することで、出勤頻度の減少が可能になります。
テレワークのメリット・デメリット
ここでは、テレワークのメリットやデメリットを解説します。
テレワークのメリット
テレワークを導入することで、業務の効率化が図れます。自宅や外出先などでも業務を行えるため、時間を有効に使え、生産性アップや業務効率化が可能です。また、遠方に住んでいたり介護や子育てで出勤できなかったりする人でも雇用でき、優秀な人材の確保につながります。
オフィススペースの縮小やペーパーレス化なども進み、コストの削減も可能です。台風や地震などの非常時であってもオフィス以外の場所で働けて、事業継続性も確保できます。
テレワークのデメリット
テレワークは、勤怠管理やマネジメントがしにくいというデメリットがあります。実際に働いている姿を確認できないため、評価などが難しくなります。また、インターネット上で業務を行うことで、セキュリティリスクが高まります。これらのデメリットを解消するためには、就業規則などの契約上のルール変更や作成が必要です。
雇用契約書や就業規則｜テレワーク導入時に見直すべきポイント
テレワーク導入時には、雇用契約書や就業規則などを見直す必要があります。ここでは、どのような点を見直すべきかを解説します。
雇用契約書・労働条件通知書
雇用契約書や労働条件通知書には、テレワークの場合にもオフィスで勤務する場合と同様に諸条件に関する提示を行います。就業場所や就労時間などについてもしっかり定めましょう。
雇用契約書と労働条件通知書の違い
雇用契約書とは、事業主と労働者の間で交わされる契約書を指します。基本的には2部作成し、事業主と労働者双方が保管します。一方、労働条件通知書は、事業主が労働者に通知する義務のある事項が記載されている書面です。雇用契約書は法的に作成する必要がありませんが、労働条件通知書は法的に作成する義務があります。
非正規雇用のテレワーク
アルバイトであってもテレワークを導入することは可能です。その際は、情報セキュリティやサポート体制などを整える必要があります。また、派遣社員の場合には、テレワークの際に発生する費用を派遣元・派遣先どちらが負担するか定めることも重要です。
就業規則
就業規則とは、労働基準法により、常時10名以上の労働者を使用する事業所において作成・提出が義務づけられている書類です。テレワークを導入する場合には、就業規則を変更する必要があります。労働基準法第89条で「労働条件が変わる場合には就業規則を変更する必要がある」と定められているため、テレワークに関する規定は必要不可欠です。
労働時間の管理
これまでの労働時間制であっても始業・終業時間を変更する場合や、新しい労働時間制を導入する際には、就業規則への記載が必要になります。労働時間制はどの制度でも導入できますが、テレワークでは、裁量労働制や事業場外みなし労働時間制などが考えられます。また、在席・離席に関する確認ルールを定めることも重要です。
休憩時間に関して
テレワークでは、昼食の買い出しや家族の送迎、子どもの世話など、就業時間中に業務から離れる時間が発生しやすいです。基本的には、業務から離れる時間は休憩時間として考えることになります。フレックスタイム制を導入する場合には、所定の手続きが必要になるため注意しましょう。
労災について
テレワーク中であっても、労災の対象になります。ただし、業務と関連がある事柄でケガなどをした場合に限られます。例えば、昼食の買い物に出かけて事故にあったなど、業務に関係ない場合は対象にはなりません。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク時にも労災は適用される?具体的な事例や注意点までわかりやすく解説」
テレワーク実施日の業務内容報告
テレワークでは、どのような仕事をしているかがわからないため、上司による事前の指示と従業員による業務報告が重要です。報告の仕方についてルールが定まっていないと管理しにくくなるため、ルールを定めましょう。
勤怠管理
テレワークでは、実際に働いている姿を確認できないため、労働時間の把握が難しくなります。そのため、以下に関するルールを定めるとよいでしょう。
・始業・終業時刻の確認方法
・時間外労働の申請
・欠勤の際の勤怠報告
例えば、労働時間や出欠確認方法については、勤怠管理システムの導入や、メールや電話による確認、といったルールを制定します。
労働時間を算出できる場合
原則として、従来通り1日8時間、週40時間以内、時間外手当の支払い義務がある労働時間制が適用されます。決まった時間に所定の業務を行うような職種の場合には、基本的に通常の労働時間制を採用するケースが多いです。勤怠管理をタイムカードから確認するためクラウド型の勤怠システムなどに切り替える必要があります。
フレックスタイム制の場合
フレックスタイム制や変形労働制を適用することも可能です。これらの制度を適応すれば、1カ月、もしくは3カ月などの総枠が従業員に与え、その枠の中で始業や終業時刻や1日当たりの労働時間などを自由に決められるという働き方ができるでしょう。ただし、始業や終業時刻の報告などの管理自体は必要です。
裁量制の場合
テレワーク導入以前に専門・企画業務型裁量労働制が適用されていた場合には、裁量労働制が適用されます。なお、裁量労働制は法令で定められた職種にのみ適用され、それ以外の職種ではテレワーク導入の際にも適用できないことには注意が必要です。
みなし労働時間制の場合
みなし労働時間制とは、実際の労働時間にかかわらず1日に一定の時間勤務したとみなす制度です。上司からメールなどで連絡があってもすぐに応じる必要がなく、具体的な指示を受けていない場合に適用できます。
→こちらも併せて読みたい「テレワークの勤怠管理は大丈夫？管理のポイントやツールの選び方まで解説」
契約書や就業規則以外のテレワーク導入時の課題と対策
契約書や就業規則以外でも、テレワーク導入の課題や対策があります。ここでは、どのような課題・対策があるのか解説します。
出社を要請する場合について
就業場所の決定自体は企業の裁量によるもので、通常時・非常時問わず出社の要請は可能です。しかし、従業員の安全を守る義務があるため、感染症などの危険がある際には十分に配慮する必要があります。その際に、出社の必要がある業務を行う従業員に対しては、時差出勤や勤務時間の短縮・変更、危険手当の支払いなどを検討します。
セキュリティ対策
テレワークでは、セキュリティリスクが高まります。そのため、情報セキュリティに対する意識を高めたり、セキュリティ対策を行ったりする必要があります。総務省では、「テレワークセキュリティガイドライン」を策定しているため参考にしましょう。また、個人情報を取り扱う場合には、個人情報保護法で求められる対策を取ります。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのセキュリティ対策とは？7つのリスクと対策をわかりやすく解説」
通信環境や業務用のPC
業務用PCを用意する場合には、処理速度やスペックが重要です。快適に業務を行うためには、処理速度の速さなどを重視しましょう。また、セキュリティ対策として、ウイルス対策ソフトの導入も大切です。回線速度によっても業務の快適性が異なるため、通信環境の改善なども必要です。
→こちらも併せて読みたい「テレワークに必要なネット環境とは？種類や選び方など解説」
→こちらも併せて読みたい「テレワークのためのICT環境づくりとは？テレワークの課題と解決策まで徹底解説！」
経費に関するルール
テレワークでは、インターネットの通信費や電気代などがかかり、従業員に負担がかかってしまいます。そのため、どの部分までを経費として扱うか、ルールを策定しましょう。通信費や電気代などはプライベートでも使うもので、業務との切り分けが難しいです。そのため、一定額まで負担する、在宅勤務手当に含めるなどするとよいでしょう。
まとめ
テレワークを導入する際には、雇用契約書や労働条件通知書などの見直し、就業規則などの変更が必要になります。勤怠管理やセキュリティ面の強化、経費についてのルール策定なども漏れなく行いましょう。
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