テレワーク導入でオフィスは不要に？最新予測や多様化する働き方をわかりやすく解説
働き方改革や感染症対策としてテレワークが推進されています。これにより、オフィスの状況が変化しています。テレワークを導入し、オフィスの規模縮小をはかっている企業も少なくありません。
この記事では、多様化しつつある働く場所について、最新トピックを交えながら、わかりやすく紹介します。テレワーク導入を検討している場合は、ぜひ参考にしてください。
目次
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オフィスの存在価値が変化している理由
オフィスの存在価値は変化しつつあります。なぜ、このような変化が起こったのでしょうか。
テレワークの普及
近年、働き方改革の一環として、政府ではテレワークを推奨してきました。また、新型コロナウイルスの感染拡大によって、急速にテレワークの必要性が高まったことも要因の1つです。在宅勤務の割合が増え、従来のようにオフィスで働くことに固執する必要がなくなっています。今後も「新しい生活様式」を実現するワークスタイルとして、継続される見込みです。
フレキシビルオフィスの増加
フレキシブルオフィスとは「柔軟な事務所・会社」という意味になります。フレキシブルオフィスには、サテライトオフィスやコワーキングスペース、レンタルオフィスやシェアオフィスといった、さまざまな形のオフィスが含まれています。国内だけではなく、世界的に増加傾向にあるオフィス形態です。
総務省も都市部から地方への移住を推奨
総務省では、「おためしサテライトオフィス」を展開しています。この事業は、都市部への集中緩和や地方の雇用創出、多様な働き方の浸透などが目的です。都市部に本社がある企業に、地方型のサテライトオフィス開設を推奨しています。また、ICT環境を整える自治体も増えており、受け入れ態勢が強化されています。
テレワークとオフィスに関する最新予測
「コロナ後はオフィス勤務が半分だと確信している」。これは、米スタンフォード大学の経済学教授ニコラス・ブルーム氏の発言です。
ブルーム氏の実験では、オフィス勤務よりもテレワークのほうが業績・満足度が向上することがわかっています。これからは、オフィスとオフィス以外での勤務を配分する、ハイブリッドスタイルがスタンダードになると見込まれています。
6つの勤務場所とメリット
従来のオフィス勤務、テレワークやフレキシビルオフィスなど、選べる勤務場所は多様化しています。ここでは、6つの勤務場所の詳細とそれぞれのメリットについて解説します。
1.従来のオフィス
従来のオフィスには、インターネット環境、OA設備、長時間作業のためのイスなどが揃っており、仕事に集中できる環境が整えられています。また、部署やチームなどにエリア分けされており、それぞれの状況が一目でわかることも特徴です。
従来のオフィスのメリット
社員同士が顔を見ながらコミュニケーションが取れるため、意思疎通がスムーズで、業務や進捗状況などの共有もしやすくなっています。自然とコミュニケーションがとれ、新しいアイデアも生み出されやすいです。また、実際に働きながら指導できるため、社員教育が円滑に進むこともメリットです。
2.自宅
テレワークを行う社員の多くが、自宅で業務をする「在宅勤務」を行っています。特に、新型コロナウイルスの流行で、急遽テレワークを導入したケースでは、多くの人が自宅で勤務しているでしょう。
自宅のメリット
在宅勤務では、オフィスに出社する必要がありません。そのため、通勤時間が必要なく時間の有効活用が可能です。また、オフィス内での不要な雑談や雑音などに悩まされることなく、集中した環境で業務が行えます。子育てや介護といったライフスタイルの変化にも対応できるため、離職率の低下などにもつながります。
3.サテライトオフィス
サテライトオフィスとは、企業が本社などとは別に開設する小規模オフィスです。目的や設置場所などの違いで3タイプに分けられることが特徴で、「都市型」「郊外型」「地方型」に分類されます。
サテライトオフィスのメリット
「都市型」は小規模のオフィスで済むため、初期費用をあまりかけずに設置できることがメリットです。
「郊外型」は主にベッドタウンなどに設置されることが多いです。長い時間をかけて通勤しなくてもよくなるため、時間を有効活用でき、通勤ストレスなども軽減できます。
「地方型」は、本社とは離れた地方に設置するため、地震や台風といった予期せぬ自然災害が起こった際のリスク分散に効果的です。また、地方に住んでいる優秀な人材確保も見込めます。
4.シェアオフィス
シェアオフィスとは、1社のみでオフィスを利用するのではなく、複数の企業または個人でシェアして利用する方法です。席はフリーアドレスが基本ですが、オフィスによっては固定席の場合もあります。
シェアオフィスのメリット
シェアオフィスは「時間単位」や「1カ月単位」など、さまざまな利用プランがあります。例えば、社員1人から利用したい、都心での拠点として短期間利用したいなど、状況にあわせて柔軟に利用できるため、コストを抑えながらの利用が可能です。また、共有スペースが充実しており、気分転換だけではなく打ち合わせなど、自由に使えることもメリットです。
5.コワーキングスペース
コワーキングスペースは、シェアオフィス同様にフリーアドレスが基本です。コワーキングとは「協働」という意味があり、コミュニティを重視しています。そのため、シェアオフィスと比べた場合、活発に利用者同士がコミュニケーションを取る傾向が強いです。
コワーキングスペースのメリット
コワーキングスペースは、作業の場というよりはコミュニケーションを提供する場という意味合いが強く、コワーキングスペース主催のイベントが多く開かれます。異業種で働く人とも交流が生まれるため、幅広い人脈形成が可能です。また、さまざまな人と交流することで新しいアイデアやビジネスが生まれる可能性もあります。
6.レンタルオフィス
レンタルオフィスは基本的には個室になっており、貸し切りで利用します。個室といっても、1人や少人数用、多人数用と、さまざまな大きさがあります。利用人数や目的にあわせて選択ができます。
レンタルオフィスのメリット
レンタルオフィスはシェアオフィスなどと異なり、個室のためセキュリティ面での安心感があります。また、貸し切り状態で使えるため会議などにも向いており、セミナーや研修などにも利用できます。レンタルオフィスは立地がよい場所に設置されていることが多く、都心の一等地やアクセスのよい場所を選べることもメリットです。
変化するオフィスの最新事例
変化しつつあるオフィスですが、ここではオフィスの最新事例を紹介します。
KDDI
KDDIでは、2020年8月に新人事制度を導入しました。働いた時間ではなく成果や能力などを評価基準としているため、テレワークでも適切な評価が可能になっています。また、新オフィスではフリーアドレスを導入し、座席数の4割減を実現しています。
従来のオフィスである「ハブオフィス」に加え、「サテライトオフィス」「ホーム」を働く場所と定義し、勤務場所の選択が可能です。
※参考：時間や場所にとらわれず成果を出す働き方の実現へ、KDDI版ジョブ型人事制度を導入 | 2020年 | KDDI株式会社
国内大手ICT企業
2020年7月6日、国内大手の某ICT企業は、国内グループの社員はテレワークを基本の勤務形態にすると発表しました。これは、生産性の向上や仕事とプライベートの満足度を上げることが目的です。また、今後3年をかけて全席をフリーアドレスに整備することで、既存オフィスの床面積の50％削減を目指しています。
オフィスの多様化に対応するためのツール
多様化するオフィス形態に対応するためには、ツールを活用するとよいでしょう。ここでは代表的なツールを紹介します。
Web会議システム
Web会議システムとは、インターネット上で会議を開催できるシステムです。インターネットさえあれば、どこにいても会議に参加できます。「Cisco Webex with KDDI」なら高画質なビデオ会議が簡単に行えます。録画機能も備えており、会議に参加できなかったメンバーへの情報共有もスムーズです。
→こちらもあわせて読みたい「テレワークで会議を行うには？Web会議を導入するメリットや注意点などを紹介」
チャットツール
チャットツールを導入することで、社員同士やチーム内でのコミュニケーション不足を改善できます。「LINE WORKS with KDDI」には、共有カレンダーや社内周知といったビジネスシーンにあわせた機能が多数搭載されています。そのため、円滑なコミュニケーションや情報共有が可能です。
→こちらもあわせて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
業務管理のクラウド化
業務管理をクラウド化することで、勤務時間やタスクなどの管理がスムーズになります。テレワークでは実際に働いている姿が見られないため、勤務実態の把握がしにくくなります。Web上で出退勤の打刻ができるクラウド型の勤怠管理システムや、チーム内のスケジュール管理ができるシステムなどを導入するとよいでしょう。
まとめ
オフィスのあり方が変化したことで、勤務する場所も自宅や各種フレキシブルオフィスなど多様化しています。オフィスの多様化に対応するためには、働き方やオフィスの特徴を理解し、状況にあったツールを選定するのがよいでしょう。
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