テレワーク費用はどこまで企業負担？負担すべき費用や支給のポイントなどわかりやすく解説
テレワークのためにかかる費用は、原則として企業が負担しなければなりません。しかし、社員が自宅で勤務している場合、光熱費などについてはどこまで負担すべきか判断しにくい部分もあります。
この記事では、自宅でテレワークを行う際にかかる費用にはどのようなものがあるのか、企業はどこまで負担すべきかを解説します。費用を支給する際のポイントも紹介するので、自社のテレワークに役立ててください。
目次
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テレワーク勤務者の費用を明確にする理由
テレワークを導入する場合、かかる費用を明確にしたうえで企業が支給しなければ、社員の負担や不満につながります。テレワークのためにかかった費用を企業がきちんと負担することは、テレワークを健全に運用するための重要なポイントのひとつです。
なお、テレワークに対しても労働基準法が適用され、費用負担についても定められています。詳しくは後半にある「費用を支給する際のポイント」で解説するので、あわせて参考にしてください。
企業負担すべきテレワークの費用
ここでは、企業が負担すべきテレワークの費用について解説します。具体的な項目別に解説するので参考にしてください。
インターネットの通信費
自宅でテレワークをスムーズに進めるためには、安定したインターネット回線を用意する必要があります。ただし、自宅のインターネット回線は社員がプライベートでも利用するため、業務内と業務外での使用を切り分けるのが困難です。そのため、インターネットの通信費については、一部負担としている企業が多くみられます。
パソコンと周辺機器
テレワークでは、企業が全額を負担して用意したパソコンや周辺機器を貸与するケースがほとんどです。個人が所有しているパソコンを業務で使用すると、さまざまなリスクが発生する可能性があります。OSやソフトが最新のバージョンではなかったり、ウィルス対策が十分でなかったりするなど、個人所有のパソコンにはセキュリティ面のリスクがともないます。
スマートフォンやタブレットなど
パソコンと同様、スマートフォンやタブレットについても企業が用意した端末を貸与する場合がほとんどです。個人が所有するスマートフォンやタブレットを業務に使用することは、セキュリティの観点から見ると望ましくありません。特にスマートフォンやタブレットにはインストールされているアプリの数が多いため、セキュリティホールのあるアプリが含まれている可能性もあります。
また、業務内と業務外での使用の切り分けが難しいことも、企業側が端末を用意する理由のひとつです。
文具類
事前に現物を用意し、必要な分を各自に支給している企業が多いです。ただし、長期に渡ってテレワークを行っている場合、社員が代金を建て替えて文具を購入せざるを得ないケースもあります。そういったケースに備えるためには、あらかじめ精算のルールを決めておく必要があります。
水道光熱費
社員が自宅でテレワークを行うにあたり、水道光熱費の一部を企業が負担するケースがみられます。社員の自宅の水道光熱費は、業務時間外の利用や家族の利用によっても生じるため、業務内と業務外の線引きがしにくいです。テレワークに取り組んだ時間をもとにして、企業の負担分を算出する方法もありますが、正確な金額を割り出すのは困難です。
郵送費
書類などの送付にかかる郵送費についても、文具類と同様にあらかじめ支給しておく場合がほとんどです。事前に切手を支給しておけば、社員は通常どおり書類を作成したうえで送付できます。
ビジネスツール
テレワークでは、さまざまなビジネスツールを活用します。オフィス以外の場所でも業務を円滑に進めるためには、ビジネスツールを使いこなしましょう。多くの企業で、チャットツール、Web会議ツール、勤怠管理ツールなど複数のツールが併用されています。なお、ツールの利用料については、企業側が全額を負担するのが一般的です。
→こちらも併せて読みたい「テレワークで活用するツールとは？ジャンル別にくわしく紹介」
費用を支給する際のポイント
ここでは、テレワークを行う社員に対して費用を支給する際のポイントについて解説します。環境整備やルール作り、支払い方法など参考にしてください。
テレワークの作業環境整備ガイドラインを理解する
テレワークを行う際の作業環境について、厚生労働省が作成したガイドラインがあります。このガイドラインでは、テレワークに取り組む労働者がガイドラインに沿った作業環境を構築できるよう、企業が助言する必要があると定めています。企業はガイドラインの内容をしっかり理解したうえで、社員へ指導しなければなりません。具体的な内容は以下の通りです。
※参考：テレワークにおける適切な労務管理のためのガイドライン | 厚生労働省
テレワークのルール作りをしておく
テレワークをスムーズに進めるには、始める前にルールを作っておくことが大切です。特に、費用の負担に関しては、書面にまとめて周知する必要があります。また、労働基準法第89条第1項第5号では、労働者に費用を負担させる場合は、就業規則に定めなければならないと規定されています。
→こちらも併せて読みたい「契約書の内容は？テレワークの就業規則の変更について気になるポイントを解説」
在宅勤務（テレワーク）手当としてまとめて支給する方法もある
テレワークにかかる費用は、基本的に企業が負担する必要があります。ただし、かかった分をそのまま負担するのではなく、あらかじめ「在宅勤務（テレワーク）手当」としてまとめて支給するのもひとつの方法です。テレワークを行なえば通勤が必要なくなるため、交通費の代わりに在宅勤務（テレワーク）手当を支給する企業も多いです。
経費精算を電子化する
企業によっては、経費精算のために出社が必要なところもあります。この場合は、経費精算のシステムを導入したり、領収書をデータ化するなど仕組みを整えたりすれば、自宅からでも精算できるようになります。テレワークの利便性を損なわないためにも、経費精算は電子化して対応するのがおすすめです。
テレワーク導入・推進で企業が削減できる費用
テレワークを導入すれば増加する費用もありますが、一方で削減できる費用もあります。テレワークの導入と推進は、長期的にとらえれば企業の利益率向上につながるだけでなく、企業の成長にも有効です。ここでは、テレワークにより削減できる費用について詳しく解説します。
採用のための費用
テレワークは、社員の柔軟な働き方を可能にします。ワークライフバランスを実現し、働きやすくなれば、離職の減少も見込めます。そうなれば、新たな人材を採用するための費用や もかからなくなります。
マイナビの調査によれば、入社予定者1人あたりにかかる採用費の平均は48万円となっています。また、産労総合研究所の調査によると、社員の教育研修にかかる費用は1人当たり3万4,607円です。
コストだけでなく、採用活動にはさまざまな工数がかかることまで考慮すると、テレワークによる費用の削減効果は大きいといえます。
※出典：2019年卒マイナビ企業新卒内定状況調査｜マイナビ
※出典：2019年度 教育研修費用の実態調査｜産労総合研究所
オフィスの維持費
オフィスで働く社員が少なくなるため、業務のために発生する光熱費を削減できます。また、出社する人数が大幅に減った場合、オフィスとして確保すべき面積も少なくできます。よりコンパクトなオフィスへ引っ越せば、賃貸料の削減も可能になります。毎月かかる費用を削減することで、長期的にみた場合の大幅なコストダウンにつなげます。
交通費
通勤総研が首都圏に通勤する人を対象に実施した調査によれば、1カ月あたりの定期代の平均は1万5,170円でした。テレワークの実施により出社が減れば、通勤のために必要な交通費の負担も大幅に削減できます。
まとめ
テレワークを導入するためには、業務にかかる費用を企業がきちんと負担しなければなりません。テレワークを行なえば削減できる費用もあり、企業にとってもメリットとなります。スムーズにテレワークを実施するには、事前の環境整備やルール作りが大切です。
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※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
