テレワークの導入は、社会、企業、従業員それぞれにメリットがあります。そうはいってもテレワークのメリットを明確に把握しきれていないケースも多いのではないでしょうか。この記事では、テレワークのメリットについて詳しく解説します。テレワーク導入における課題点や解決策も紹介するので、参考にしてください。
目次
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テレワークの導入が社会にもたらすメリットとは？
ここでは、テレワークを導入すると社会にどのようなメリットをもたらすのか解説します。
環境負荷の軽減につながる
テレワークによって環境負荷の軽減につながります。例えば、車で通勤する人や営業での車の利用が減ることで、CO2排出量削減が期待できます。また、オフィスでの照明や空調などによる電力消費を抑えられるメリットがあります。
労働人口減少への対策になる
現在は、少子高齢化による労働人口の減少が課題となっています。テレワークはライフイベントや居住地域にとらわれない就業機会を確保できるため、労働人口減少への対策として有効です。育児などさまざまな事情で働きたくても働けない人の労働意欲を活用でき、人材不足解消につなげられます。
地域活性化への貢献につながる
首都圏にオフィスを構えている企業は多く、好待遇求人は首都圏に一極集中している傾向にあります。地方では最低賃金が低いうえに求人数も少なく、働くために首都圏に住む人も多いです。テレワークであれば地方に住んでいながら業務を継続できるため、地域活性化が期待できます。
テレワーク導入による企業にとってのメリット
テレワークを導入すれば、企業にとってもメリットがあります。どのようなメリットなのか詳しく解説します。
生産性の向上
テレワークを導入することで、生産性の向上が期待できます。例えば、従業員の移動時間を削減でき、これまで通勤に使っていた時間を有効活用できます。また、オフィス勤務でありがちな予定外の来客対応などによるタイムロスがなくなり、集中して作業に取り組めます。
優秀な人材の確保
テレワークを導入することで、通勤する必要がなくなるため、従業員の介護や育児などによる離職を防げます。また、採用活動では居住地の制限を受けずに済み、オフィスから遠く離れた場所に住む人材の採用が可能です。UターンやIターンを希望する従業員の離職防止にもなり、優秀な人材を確保しやすくなります。
コスト削減
テレワークで出社する従業員を減らせば、さまざまな面でコスト削減につながります。オフィスにいる人が少なくなればワークスペースを縮小できるため、家賃や光熱費などのオフィスコストをおさえられます。また、通勤にかかる交通費も削減可能です。
遠隔地にいると紙の書類を受け渡しができないため、ペーパーレス化が進みます。それにより、印刷や書類の保管スペースにかかるコストも減らせます。
事業継続性（BCP)の確保
事業継続性（BCP）を確保するために、テレワークを導入する企業もあります。日本は地震や台風、豪雨などの自然災害が多く、突然出社できなくなる可能性もあります。2020年には新型コロナウィルス感染症の流行により、外出自粛を余儀なくされました。遠隔地にいても情報共有ができるICT環境を構築しておけば、BCPの確保につながります。
ICT化による業務改善
テレワークでICTを活用することで、出社ありきの組織風土を変革でき、業務改善につながります。例えば、紙ベースの承認などを変革することで、ペーパーレス化の促進になります。紙ベースによる業務プロセスを減らすことで、業務効率化が期待できます。また、在宅やサテライトオフィスでの勤務は、働き方改革の実現につながります。
多様な人材の活用
テレワークであれば、多様な人材に対して労働機会を提供できます。例えば、勤務地から居住地が遠い、育児や介護で家を空けにくい、障害があり通勤が難しい、といった通勤が困難な人材や労働意欲がありスキルやノウハウを持っている高齢者を活用できます。
企業イメージ・従業員の満足度が高まる
テレワークを行うための基盤がしっかりとしている企業は「先進的な取り組みを行っている」というイメージを持たれやすいです。また、ワークライフバランスの実現による満足度向上や従業員のストレス緩和にもつながります。結果的に人材の流出を防げるため、離職率が低下します。
テレワーク導入による従業員にとってのメリット
テレワークを導入すると、社会や企業だけではなく従業員にもメリットがあります。ここでは、従業員のメリットについて解説します。
ワークライフバランスの実現が可能になる
テレワークでは自宅で勤務できるため、通勤時間はなくなります。その分の時間を家族との交流に利用したりなど、ワークライフバランスの実現が可能になります。自宅での勤務であれば、育児や介護との両立ができます。
業務効率化をはかれる
テレワークでは自分ひとりで業務を進められるため、話しかけられて作業を中断することもなく、業務に集中できます。また、オンラインにおける会議やミーティングでは、無駄な話がなくなるといわれています。そのため、実際に顔を合わせて会議をするよりも効率よく会議やミーティングができます。
テレワーク導入によるデメリット
テレワークの導入は社会、企業、従業員のそれぞれにメリットがあります。しかし、以下のようなデメリットもあるといわれています。
社員の勤怠管理、スケジュール管理が難しい
出社して勤務するときは、出社から帰社までが勤務時間、その後はプライベートタイムと切り分けがはっきりしています。しかし、テレワークにおける勤怠管理は本人の自己申告に委ねられます。そのため、本当にきちんと勤務しているのか、もしくは働き過ぎているのかどうかを把握することが難しいです。
規定の労働時間よりも働いていない、もしくは退勤後にも勤務を続けてしまう、といった問題が起こるケースもあります
社内におけるコミュニケーションが不足する
オフィスでの勤務であれば、何か分からないことやイレギュラーなことが起きても、すぐに周囲の人に相談できます。しかし、テレワークのときに相談をするためには電話やメール、チャットを利用しなければなりません。顔が見えない通話や文字だけのやり取りに不安を覚える従業員もいます。
従業員同士の対話が減ることで、コミュニケーションロスが発生し、必要な情報共有もしづらくなります 。
セキュリティリスクが高まる
テレワークでは、オフィス外で作業するため、情報漏えいのリスクが高まります。万が一、情報漏えいが発生すれば、企業の信用問題にも関わります 。
労務管理体制の見直しが必要になる
テレワークでは労務管理体制や制度の見直しが必要です。例えば、在宅勤務中の労働保険などの仕組みづくりを行わなければなりません。従業員は公私をしっかりと分け、個人でスケジュール管理することが求められます。自己管理ができていなければ、長時間労働になるケースもあります 。
テレワーク導入におけるデメリットへの解決策
ここでは、先ほど解説しましたデメリットをどのように解決すべきかを解説します。テレワーク導入するときに参考にしてください。
ルール策定・セキュリティソフトの導入する
テレワークではオフィス外で業務を行うため、情報漏えいのリスクがあります。社内情報が入った端末の紛失や盗難、ウィルス感染への対策は必須です。例えば、セキュリティルールを策定し、従業員への周知を徹底します。ほかにも、管理者がリモートで操作できるセキュリティソフトを導入することも大切です。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのセキュリティ対策とは？7つのリスクと対策をわかりやすく解説」
ログ監視・勤怠管理システムの導入
テレワークでは難しい労務管理はログ監視・勤怠管理システムを導入しましょう。ログやWebカメラがあれば、従業員の作業状況を確認できます。クラウド勤怠管理システムの活用もおすすめです。クラウド勤怠管理では、オンラインで出退勤時刻の申告ができます。
→こちらも併せて読みたい「テレワークの勤怠管理は大丈夫？管理のポイントやツールの選び方まで解説」
クラウドツールの利活用
従業員同士のコミュニケーションロスによる情報共有のしにくさには、クラウドで利用できるコミュニケーションツールを活用するといいでしょう。オンラインでのチャットや会議を支援するツールや、リアルタイムでデータを共有し、編集できるツールなど、さまざまなツールがあります。どのようなツールがあるのか、以下で紹介します。
グループウェア
グループウェアは複数人でスケジュールやファイルを共有し、業務の効率化をはかるためのツールです。メンバーそれぞれのスケジュールやタスクを把握することで、業務の割り振りやオンライン会議の設定をしやすくします。それぞれが違う場所で勤務していても、業務において必要な情報を確認でき、メンバー間での情報格差をなくせます。
チャットツール
チャットツールは実際に会話をしているようなやり取りが可能です。複数人で同時にチャットをすれば、打ち合わせや情報共有も簡単に行えます。気軽な会話をしたいとき、大人数で情報共有したいときは積極的にチャットツールを利用しましょう。
チャットツールは、気軽な会話から、メンバーのスケジュール共有、ドキュメント管理までできる「LINE WORKS with KDDI」がおすすめです。
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Web会議システム
Web会議システムを利用すれば、複数人が同時に顔を見ながら会話できます。パソコンだけなくスマートフォンやタブレットからもアクセスできるツールを利用すれば、自宅以外の場所から会議に参加可能です。チャット機能付きのツールもあり、話をさえぎることなく、その場で質問や提案もできます。
具体的なWeb会議ツールとしては、「Cisco Webex with KDDI」などがあります。
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リモートデスクトップ
会社のパソコンやデータを従業員に持ち出してほしくない場合は、リモートデスクトップを利用しましょう。リモートデスクトップとは、自宅にいながら会社のパソコンを遠隔操作するためのツールです。データや会社のパソコンを持ち出すことなく自宅で作業できるため、情報漏えいのリスクはきわめて低くなります。
テレワーク導入を成功に導くためのポイント
テレワーク導入を成功させるためには企業側の事情だけでなく、従業員の意見を取り入れるようにしましょう。そして、テレワーク導入のためのプロジェクトチームを発足します。そのとき、テレワーク導入の際に、起こりうる課題を洗い出します。洗い出した課題をもとに、勤怠管理やコミュニケーションを支援するクラウドツールなど課題解決につながるツールの導入を検討しましょう。また、テレワークを導入できない職種の従業員に対しても、配慮が必要になります。
まとめ
テレワークは社会、企業、従業員それぞれにメリットがあり、積極的に導入することをおすすめします。テレワークをスムーズに導入するには、ツールの活用は必須です。
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