新型コロナウイルス感染症対策や働き方改革の推進を受け、テレワークの導入を検討している企業も多いでしょう。テレワークの導入では、それにあわせた就業規則の作成が必要になります。この記事では、なぜ就業規則の作成が必要なのか、項目や作成の手順などについて、わかりやすく解説します。ぜひ参考にしてください。
目次
テレワーク環境の整備・構築にお悩みなら、KDDI まとめてオフィスにおまかせください
テレワークは3タイプ
テレワークは大きく分けて3タイプに分類されます。ここでは、それぞれの特徴について解説します。
在宅勤務（リモートワーク）
オフィスには出勤せずに、業務のすべてを自宅で作業する働き方です。会社とのやり取りでは主に、パソコン（PC）や電話、FAXなどを使います。または、Web会議システムやチャットツール、ビデオ通話といったICTツールを活用する場合もあります。自宅にいながら仕事ができ、子育てや介護など事情がある人にも向いている働き方です。
サテライトオフィス勤務
本社などのメインオフィス以外に設けられたオフィスで働く方法です。サテライトオフィスはベッドタウンや地方に設けることで、通勤時間の削減につながります。また、自宅でのテレワークは、デスクやチェア、モニターなどの環境整備が必要ですが、オフィス同様の環境が整えられているサテライトオフィスでは、その手間を省けることがメリットです。
また、メインオフィスとは別の場所に設けることで、災害時のリスク分散にもつながります。
モバイルワーク
カフェや顧客先などを利用し、スマートフォンやタブレット、ノートパソコンといった持ち運び可能なデバイスで業務を行う働き方です。営業などで外回りをしている時や、出張時の移動中など、空いた時間を利用して作業をします。空き時間を利用することで時間の有効活用につながり、業務の効率化や生産性の向上などが見込めます。
テレワークに就業規則が必要な理由
従来の働き方と労働条件が変わらなければ、新たな就業規則を設ける必要はありません。しかし、テレワークでは労働条件が変更になる場合が多く、就業規則を作成する必要があります。以下で、その理由について詳しく解説します。
従業員が10名以上の事業所は就業規則が必要である
従業員が10名以上いる事業所である場合には、就業規則を作成して行政官庁に届け出る必要があります。これは、労働基準法で定められた義務となります。10名未満の事業所には、この義務は適用されません。その場合、在宅勤務については労使協定の締結や、労働条件通知書での通知が必要になります。
会社と社員間でのトラブルを防ぐ
就業規則は、企業と従業員間でのトラブルを防ぐためにも、作成しておくことが重要です。規則がなければ、実際に働いている従業員と企業との間で認識の違いが生じることもあります。トラブルや混乱、信頼関係の崩壊を防ぐためにも、就業規則は必要です。
以下で、テレワークで決めるべき規則について、具体的に3つ解説します。
テレワーク対象者の基準を明確にする
企業では、従業員によって従事している業務内容が異なります。テレワークができる業務とできない業務があるため、全員をテレワーク可能にするのは難しいでしょう。基準がなければ不公平感などの不満が出やすくなるため、どのような条件を満たせばテレワーク対象者になるのか基準を明確にしましょう。テレワークができない部署があれば、その旨も記載します。
労働時間を明確にする
テレワークは、実際に働いている姿を確認できず、労働時間を把握しにくい働き方です。そのため、始業・終業時間の確認方法や離席・在席の確認方法などについて定めておきましょう。例えば、メールやチャットで報告する、勤怠管理システムを用いて報告するなどのルールを決めておくことで、労働時間が明確になり、長時間労働の防止にもつながります。
通信費などの負担を明確にする
従業員が自宅で業務を行う場合、通信費や文具代、水道光熱費といった経費がかかります。テレワークに関わる経費の全額を会社が負担するのか、それとも一部負担にするのかなど、明確に決めておきましょう。特に、通信費や水道光熱費などは業務用と個人用の切り分けが難しいため、トラブルにならないように話し合ったうえで規則を決めることが重要です。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク費用はどこまで企業負担？負担すべき費用や支給のポイントなどわかりやすく解説」
テレワーク就業規則の主な項目
テレワークの就業規則では、どのような項目を設定すればよいのでしょうか。以下で、詳しく解説します。
始業・就業時刻、就業の場所について
就業場所や労働時間については、必ず明示しなければいけない項目です。業務をする場所は自宅なのかサテライトオフィスなのか、就業規則に明示しましょう。就業時間については、フレックスタイム制を導入する企業も多いです。自宅勤務であっても、休憩時間について定めておくことで、労働時間の管理がしやすくなります。
通信機器の利用について
通信費や通信機器の費用も就業規則に設けるべき項目です。これらの費用について、企業が全額負担するのか、テレワークを行う従業員が負担するのかを明確にしておきましょう。例えば、PCやタブレットなどの情報通信機器の費用は全額企業が負担する、通信費は上限を設けて一部企業が負担するといった決め方があります。
健康管理や確保について
安全衛生法などでは、企業は労働者の健康確保のための措置を講じなければならないと定めています。これはテレワークであっても同様です。長時間労働にならないように労働時間の管理を行うなど、従業員の健康確保について検討しましょう。また、身体的な健康だけでなく、メンタルヘルスを含めた対策を定めることが大切です。
就業規則を届け出る手順
就業規則は作成するだけでは不十分で、行政官庁に届け出る必要があります。ここでは、届け出の手順について解説します。
従業員代表の意見書を作成
労働基準法では、従業員の過半数を代表する人の意見を聞かなければならないと定められています。就業規則が、労働者にとって不利にならないようにする措置で届け出る際には、代表者の意見書を作成し、添付する必要があります。
所轄労働基準監督署に届出
届出は、企業の所在地を管轄している労働基準監督署に提出します。この際、「代表者の意見書」「就業規則（変更）届」「就業規則」の3つが必要になります。
労働者に周知
就業規則は作成して届け出たら終わりではなく、従業員に周知することが重要です。労働基準法では、就業規則は労働者に開示しなければならないと定めています。就業規則は従業員に必ず開示したうえで実行しましょう。
テレワークの就業規則作成の注意点
テレワークの就業規則を作成する際のポイントを3つ解説します。実際に作成する際の参考にしてください。
就業規則は変えずテレワーク勤務規程を付則することが多い
就業規則にテレワークの内容を盛り込み変更するか、それともテレワークの勤務規程を作成して付則とするのかは、企業側で選択できます。実際に多くの企業では、わかりやすさを重視して、付則を作成するケースが多いです。
モバイルワークは既存の外出規定を適用
モバイルワークの場合は、外回りなどにともなう移動時間で利用されることが多いです。この場合は就業規定を変更せずとも、既存の外出規定をそのまま適用できるケースが多いです。
厚生労働省が公開しているひな形も利用できる
どのように就業規則を変更すればよいのかわからない場合は、厚生労働省労働基準局の「『テレワークモデル就業規則』～作成の手引き～」を活用しましょう。この手引きには、必要な項目をすべて網羅した「テレワーク就業規則」のひな形が用意されています。ひな形を利用することにより、スムーズな作成が可能になります。
まとめ
テレワークを導入する際には、勤務場所や労働時間の変更、通信費や水光熱費といった経費の負担などが変わってきます。そのため、通常は就業規則の変更が必要になるケースが多いです。従業員との信頼関係を維持するためにも、しっかりと規則を定めて周知しましょう。
KDDI まとめてオフィスでは、コミュニケーション手段から業務管理まで、テレワークで必要とされるソリューションを提供できます。通信・端末・ITソリューションを主軸とし、KDDIの高品質で安全性の高いサービスをそのままに提供可能です。テレワークの導入をお考えでしたら、ぜひご相談ください。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
