オフィス縮小・分散とは？それぞれのメリットデメリットや導入を成功させる方法など解説
感染症対策や働き方改革の実現を目的として、オフィスの縮小や分散に取り組む企業が増えています。この記事では、オフィスの縮小や分散を検討している企業に向けて、導入のメリットやデメリットについて解説します。導入時に意識したいポイントについても触れるので、参考にしてください。
目次
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オフィス縮小とは？
オフィス縮小とは、それまでよりもオフィスの規模を小さくすることです。働き方の多様化に伴い、多くの企業がオフィス縮小に取り組み始めています。オフィスを縮小すれば、自社にとってのさまざまなメリットがあります。以下では、オフィスを縮小する企業が増えている背景やメリットについて、さらに詳しく解説します。
オフィス縮小が増加している背景
新型コロナウイルスの影響から外出を避ける動きが広まったため、各企業もテレワークや在宅勤務制度を積極的に導入するようになりました。これにより働き方は大きく変化し、オフィスのあり方を見直す企業が増えています。
具体的には、オフィスに不要なスペースができたことから、コスト削減を期待してオフィスを縮小するケースが目立っています。ICT環境の普及により、オフィス以外の場所でもそれまでと同じように作業ができるようになったことも、オフィス縮小が増加している要因のひとつです。
オフィス縮小による3つのメリット
オフィスを縮小した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、3つのメリットを解説します。
コスト削減
オフィスとして確保するスペースが減れば、賃料や光熱費などのコストを削減できます。また、社員が通勤する必要がなくなるので、会社が負担すべき交通費も大幅に少なくなります。
生産性の向上
オフィスを縮小して社員がそれぞれ別の場所で作業に集中できるようになると、業務の効率化につながる可能性もあります。会議室を確保したり同じ時間に同じ場所に集まったりしなくてもオンラインで会話できるため、会議に費やす時間や移動費も削減可能です。社員のモチベーションも高まり、生産性の向上が期待できます。
新しい組織文化の構築につながる
オフィスの縮小が進めば、フリーアドレス制やABWも導入しやすくなります。フリーアドレス制とは席を固定しない考え方であるのに対し、ABWとはプロジェクト単位で場所を変えて業務に取り組む考え方です。そのような新しい組織文化を構築できれば、社員にとって働きやすい環境を提供しやすくなります。その結果、優秀な人材の確保にもつながるでしょう。
オフィス縮小の課題点
オフィスを縮小すれば、少なからず課題も出てきます。ここでは、オフィス縮小によって発生する課題について解説します。
コミュニケーションがとりにくい
オフィスを縮小してテレワークを中心にした場合、管理者は社員が仕事に取り組む様子を確認しにくくなります。業務の進捗がわかりにくくなるだけでなく、チームワークが低下したり部下の育成が滞ったりする可能性もあります。テレワークでもしっかりコミュニケーションを取るには、コミュニケーションツールを導入し、有効活用することが大切です。
テレワークのコミュニケーションについては、こちらでも詳しく解説しています。
→こちらも併せて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
規則や制度の再構築・整備が必要になる
オフィスを縮小すれば、仕事のやり方やルールについても変更が必要な部分が出てきます。たとえば、会議や研修のやり方について見直し、改めて整備する必要があります。また、就業規則や評価制度も再構築し、新しい働き方に適した内容に変更しなければなりません。
テレワークの就業規則については、こちらでも詳しく解説しています。
→こちらも併せて読みたい「テレワークの就業規則は必要？項目や注意点をわかりやすく解説」
縮小移転に伴うコストが発生する
オフィスを縮小するには、さまざまなコストがかかります。まず、就業規則や評価制度を再構築するために、人的コストを割かなければなりません。小さなオフィスへ移転する際は新しいレイアウトを作ったり、それを実現するための準備を行ったりする必要があります。さらに、賃貸オフィスであれば、解約までの期間は賃料も発生します。
オフィスの縮小を成功させる6つのポイント
ここでは、オフィスの縮小を成功させる6つのポイントについて解説します。
1.目的を明確化する
あらかじめ目的を明確化しておき、すべての社員にしっかり周知することが大切です。目的をはっきりさせないままオフィスを縮小すれば、なかには不満をもつ社員も出てくるでしょう。特に、テレワークの対象者と非対象者がいる場合は、それぞれに目的を理解してもらう必要があります。
2.生産性や効率性についての評価を行う
オフィスを縮小させる前に、生産性や効率性を評価しておきましょう。現状でテレワークを導入した場合にどの程度の効果を得られるのか確認し、オフィスの縮小による効果を予想します。この場合、社員に対してアンケートを取って現状を把握することも大切です。改善点について理解しておけば、実際にオフィスを縮小させた後の成功率も高められます。
3.費用対効果のシミュレーションを行う
オフィスの縮小にはコストもかかるため、十分な費用対効果を得られるかどうか、きちんとチェックしましょう。この場合、なるべく具体的にシミュレーションすることが大切です。オフィスの縮小にかかる費用を算出したうえで、オフィスの縮小後に削減できるコストについても検討します。それぞれの項目を突き合わせたうえで、最終的な判断を下しましょう。
4.今後の事業や採用に関する計画を把握する
オフィスを移転する際はいまの状況だけでなく、今後の事業や採用に関する計画も考慮する必要があります。すぐに再びオフィスを移転しなくても済むよう、なるべく長期的な視点をもつことが大切です。事業や採用計画を意識しておくことで、後からも利用しやすいオフィスデザインやレイアウトを作りやすくなります。
5.オフィス縮小に伴う移転スケジュールを立てる
オフィスの縮小のために移転する際は、あらかじめ具体的なスケジュールを立てて手続きを進めます。オフィスを解約してから移転を完了させるまでには、半年から1年程度の期間がかかります。事前に什器の廃棄方法や移転先のレイアウトを考えておき、適切なタイミングで作業できるようにしましょう。
6.導入するクラウドツールを検討する
オフィスを縮小させてテレワークを中心に行うには、クラウドツールや情報共有ソフトなどが必要になります。特に、コミュニケーション、情報共有、勤怠管理などを目的としたツールが必要です。自社の状況にあわせ、適切なツールを導入しましょう。
ツールについてはこちらも参考にしてください。
→こちらも併せて読みたい「テレワークで活用するツールとは？ジャンル別にくわしく紹介」
オフィス縮小とオフィス分散の違い
オフィス縮小と同様に注目されている考え方として、オフィス分散があります。オフィス分散も、新しい働き方を実現するための選択肢のひとつとなっています。それぞれ、どのような違いがあるのでしょうか。ここでは、オフィス縮小とオフィス分散の違いについて解説します。
オフィス分散とは？
サテライトオフィスを活用し、オフィスを複数の場所に分けることを「オフィス分散」と表現します。社員がオフィスに行かなくても仕事ができるようにすることが主な目的です。働く場所を複数に分散すれば、オフィスから離れた場所に住む社員の働きやすさの向上も図れるでしょう。
オフィス分散のメリット
オフィスを分散すると、災害や感染症の流行が起きても事業を継続しやすくなります。また、確保すべきスペースや社員に支給する通勤費も減るため、コスト削減を期待できます。社員にとって働きやすい環境を整備できるので、人材の確保もしやすくなるでしょう。オフィスが複数の場所に点在していることにより、商圏の拡大も期待できます。
オフィス分散のデメリット
社員が複数の場所に別れて働くため、コミュニケーションが不足しやすくなります。コミュニケーションの不足により、社員が不安をもちやすくなったり、組織力が低下したりする恐れもあります。
自社のビジネスに関する情報もそれぞれの場所で扱われるようになるため、セキュリティリスクも増すでしょう。オフィス分散に取り組むなら、コミュニケーション不足やセキュリティリスクの対策を講じる必要があります。
オフィス分散を行う際のポイント
オフィスを分散するには、意識したいポイントがあります。以下で、オフィス分散を行う際のポイントを具体的に解説します。
コミュニケーションの手段を用意する
オフィスを分散することで、コミュニケーション不足に陥る可能性が生じます。コミュニケーションの手段を確保しましょう。たとえば、オンラインで面談する機会を作ったり、スムーズにやり取りできるツール導入したりすることもおすすめです。
コミュニケーションの手段については、こちらでも解説しています。
→こちらも併せて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
研修やフォロー体制を整える
リモートワークを行うには、さまざまなフォローや研修が必要です。たとえば、ツールの使い方やトラブルが発生した場合の対処法についても共有しておきましょう。また、業務の進め方や勤怠管理などについても事前に説明する必要があります。
縮小や分散によりオフィスの在り方はどう変化していくか
オフィスの縮小や分散に注目が集まり始め、今後はますます社員1人当たりに与えるスペースは小さくなっていくと考えられます。オフィスは、チームでの作業や一定の機能を持つスペースとして活用する割合が増えるでしょう。オフィスそのものの役割も大きく変化し、現在とは異なる目的をもつ場所として活用される可能性もあります。
まとめ
オフィスの縮小や分散に取り組む企業は着実に増えています。コストや生産性の面でメリットがあるため、自社の状況を考慮したうえで少しずつ実現していくことをおすすめします。
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