テレワークで感じる不公平とは？解消するための8つの方法もわかりやすく解説
コロナ禍で急速に広まったテレワークですが、テレワーク勤務者とオフィス勤務者の混在により、不公平感が生まれる企業は少なくありません。「テレワークを推進したいが不公平感が出ないか心配」「テレワーク導入以降、職場の雰囲気がよくない」などと思っている経営者や担当者もいるのではないでしょうか。
この記事では、テレワークで感じる「不公平」の原因と、それを解消する方法を解説します。テレワークの推進や改善を進める際の参考にしてください。
目次
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テレワークの一部導入は不公平感をうみやすい
社員全員をテレワークにできる企業はそう多くありません。ほとんどの企業では、オフィス勤務者とテレワーク勤務者が混在しています。事業継続のためにやむを得ない事情もあるでしょうが、実はこの状況が多くの勤務者の不公平感を生み出しています。
テレワークで感じる「不公平」とは
テレワークで感じる「不公平」とは、具体的にどのようなことを指すのでしょう。テレワーク勤務者とオフィス勤務者、それぞれの立場から解説します。
テレワーク勤務者が感じる「不公平」
仕事をさぼっている人がいるのではないか
「自分はきちんと仕事をしているが、テレワーク勤務者の中にはさぼっている人がいるのではないか」と考える人は少なくありません。特に仕事を割り振られる側である従業員の場合、周りの状況が見えないことから、「人の分まで仕事をさせられているのでは」と疑いが生じる場合もあります。
正当な評価がされないのではと心配
「自分がさぼっていると思われているのでは」と不安を持つ人もいます。仕事ぶりを見ている人がいないため、「作業が進んでいない」「成果物が提出できない」といったときに、焦りを感じてしまいます。「これで正当な人事評価ができるのか」などと、企業のテレワーク制度に不信感を持つ人もいます。
自分への情報共有が遅いと感じる
オフィス勤務者が業務の中心になると、テレワーク勤務者への報告が数日遅れになったり、出社したとき話についていけなかったりすると、疎外感を持ちやすくなります。自分だけ知らない情報があるのではないかと、疑心暗鬼になる人もいるでしょう。職場なら自然に伝わる情報も、テレワークでは意識的にこまめに流さないと情報共有が不十分になります。
オフィス勤務者が感じる「不公平」
電話や来客応対が負担である
どの職場にも、誰がやると決まっていない業務や、皆で分担している雑務があります。しかし、出社人数が減ると、こうした業務をオフィス勤務者だけでこなさなければなりません。「テレワーク勤務者ばかり優遇されている」「電話や来客対応ばかりで仕事が進まない」など、テレワークが不公平を感じる原因となる可能性があります。
テレワーク勤務者には仕事を頼みにくい
「テレワーク勤務者の業務状況がわかりにくいため、仕事を頼みにくい」という声もよく聞かれます。特に、自分の業務能力に自信がある人ほど、自分で業務をこなしてしまい、負担が増える傾向にあるようです。この場合も不公平感を持つきっかけになりかねません。また、管理者の中には、業務分担を上手くできないことにストレスを感じる人もいます。
自分の仕事のほうが多いのではないか
オフィス勤務者からはテレワーク勤務者の仕事ぶりはみえにくく、「さぼっているのではないか」などと疑いが生じます。「通勤時間の分だけ多く働かされているようなもの」と感じる人もいるかもしれません。テレワークの導入が難しい業務の担当者や、勤務場所が決まっている派遣社員などは、職種による差別のように感じることもあります。
テレワークの不公平を解消する8つの方法
ここでは、テレワークの不公平を解消する8つの方法を、具体的な施策や導入ツールなどを含めて解説します。
1.社内の意識改革をはかる
テレワークの目的を周知し意識改革を促し、共通の認識を持たせることが重要です。たとえば、多様な働き方を実現するための施策であることや、災害や感染症に対する事業の継続計画のために必要であることなどを、明確にアナウンスしましょう。テレワークが一部の人を特別扱いするものではないとわかれば、オフィス勤務者の不公平感が出にくくなります。
2.ルール作りと周知を徹底する
オフィス勤務者の不公平感を解消するには、テレワーク勤務者の就業時間や仕事の分量、進捗状況を見える化することが必要です。「さぼっていると思われるのでは」「正当な評価を受けられないのでは」など、テレワーク勤務者の不安を解消することにもなります。勤怠管理ツールの導入や業務の進捗をオープンにするルール作り、評価基準を明確化します。
3.情報共有がスムーズにできる環境作りをする
テレワークでは電話やメールだけでは情報共有が十分にできません。そのため、マニュアル・資料はクラウドシステムに保存し、常に最新のものをタイムラグなく共有するなど、新たな環境作りが重要になります。オフィス勤務者への指示や連絡に、あえて全員が閲覧できる社内SNSやメッセージアプリを使うことで情報を共有している企業もあります。
4.円滑なコミュニケーションを心がける
「テレワーク勤務者に声がかけにくい」「一人でテレワークをしていると疎外感がある」といった不満や不公平感を解消するには、コミュニケーションツールの導入が効果的です。チャットツールはその代表格であり、気軽な声かけからスケジュールの共有、ビデオ通話などができます。
「LINE WORKS with KDDI」は標準機能に加え、ビジネス向けのTV会議機能やクラウドによるドキュメントの一元管理、アンケート機能などを備えていることが特徴です。LINEはどの年代も使用率が高いので、スムーズに導入できる点がメリットです。これにより、円滑なコミュニケーション環境をスピーディに実現します。
5.成果報告を具体的に行う
業務内容にもよりますが、どのような作業を何時間行い、成果がどうだったのか具体的に報告するルールを作ることも、不公平の解消につながります。各自の仕事について情報共有が進むほか、上司が部下を適切に管理する際にも役立ちます。報告業務や管理業務の負担が増えてしまわないように、一括して管理・運用できるツールを導入すると効果的です。
「Microsoft Teams」はチャットやビデオ会議、ファイルの共有など、ミーティングや進捗報告を円滑にできる機能が揃っているMicrosoft 365のアプリケーションのひとつです。「Microsoft 365 with KDDI」なら、ソフトウェア購入や自社サーバーが不要で、現在のOffice環境からすぐに移行できます。
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6.クラウド型電話サービスを利用する
オフィス勤務者に負担が集中する電話対応を解消できるのが、クラウド型電話サービスです。オフィスの固定電話にかかってきた電話を、自宅にいながらスマートフォンやパソコンで受けられます。携帯電話回線・インターネット回線とクラウドシステムを使用するため、宅内設備や追加機器も必要ありません。
「Cisco Webex Calling」は、東京03、大阪06などの固定電話番号や、050番号での発着信の利用が可能です。また、内線として使ったり、代表番号を通知する発信ができたり、複数の電話に同時呼び出しをかけたりするなど、ビジネスで必要な機能を網羅しています。
7.テレワークを意識したマネジメントをする
テレワークを意識した上司のマネジメントで解消できる不公平感もあります。たとえば、部下とのコミュニケーションの機会を増やし、疎外感や人事評価への不安を解消することは重要です。また、オフィス勤務者の気持ちもくみ取り、負担を公平化することも大切です。テレワークにおけるマネジメントは以下の記事で詳しく解説しています。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク導入におけるマネジメントの課題と8つの対策とは？部下目線の課題まであわせて解説」
8.業務の電子化をすすめる
紙での請求書や伝票の作成があるために、テレワークができない経理部の社員は少なくありません。また、印鑑を押すためだけに出勤しなければならない管理者層が多いことも、テレワークの問題として指摘されています。多くの社員をテレワークに参加させるには、業務の電子化が不可欠です。部門内だけで解決できる問題ではないため、全社で取り組む姿勢が重要です。
政府も電子化を推進している
ペーパーレス化が進む中で、「脱ハンコ」も加速しています。2020年6月、内閣府・法務省・経済産業省は連名で、テレワーク推進の障害となっている押印について、「見直しに向けた自律的な取組」を提案しました。
ここでは「書面の作成及びその書面への押印は、特段の定めがある場合を除き、必要な要件とはされていない」「特段の定めがある場合を除き、契約に当たり、押印をしなくても、契約の効力に影響は生じない」など、法解釈についても明確にしています。
また、2020年9月には、行政改革・規制改革相が、民間企業の電子化の後押しとテレワーク推進を目的として、行政手続きの印鑑廃止とペーパーレス化推進を明言しました。
このように企業が電子化へ移行しやすい環境が整いつつある状況です。押印については以下の記事で詳しく紹介しています。
→こちらも併せて読みたい「ハンコのせいでテレワークができない！？ハンコ文化の課題と解決方法を紹介」
まとめ
テレワークの一部導入は、テレワーク勤務者とオフィス勤務者のどちらにも不公平感を生む原因になり得ます。テレワークを導入する際は、目的の共有やツールの導入、マネジメント方法の更新などを行いながら、テレワークに適した環境を整えていきましょう。
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