昨今は、働き方改革法の施行や、新型コロナウイルス感染症の拡大により、在宅勤務を導入する企業が多くなりました。在宅勤務には、さまざまなメリットがありますが、自宅でスムーズに業務を進めるためには、クリアすべき課題も複数あります。この記事では、在宅勤務の環境を整備する方法について、詳しく解説します。在宅勤務を導入する際の参考として、ぜひ役立ててください。
目次
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在宅勤務を導入するメリット
新型コロナウイルス感染症の拡大をきっかけとして、急激にテレワークが普及しました。テレワークのなかで主流となっている在宅勤務には、さまざまなメリットがあります。ここでは、在宅勤務のメリットについて解説します。
コストを削減できる
テレワークを導入することで、さまざまなコストを削減できます。たとえば、オフィスの家賃、光熱費、各種オフィス用品などの費用です。社員の通勤の頻度が減り、通勤手当も少なくなります。ただし、在宅勤務に対して、新たな手当を支給する必要性がある点にも注意しましょう。新たに発生する手当については後述します。
非常時にも事業を継続できる
在宅勤務を導入していると、感染症の流行や、台風や地震などの自然災害の発生といった事態でも、自社の事業を継続できます。不要な接触機会を減らして、社員がウイルスに感染するリスクを抑えたり、災害が発生した直後の通勤で、社員に危険がおよぶことを防いだりすることも可能です。
人材獲得につながる
企業が在宅勤務を導入していると、社員がオフィスから離れた場所へ引っ越しをしても、働き続けることが可能です。育児や介護を担っている人も、仕事と両立しやすくなります。在宅勤務の導入により、働きやすい会社というイメージが定着すると、新しい人材を獲得する際も優位に働きます。
労働の生産性が向上する
オフィスで働いているときは、周囲の雑音のせいで、目の前の仕事に集中できない場合もあります。しかし、在宅勤務なら、自分の仕事だけに集中して取り組みやすくなります。それぞれの社員が、集中して業務に取り組めるようになれば、組織全体の労働生産性が向上するでしょう。より高いパフォーマンスや成果も期待できます。
在宅勤務の課題とは？
在宅勤務には課題といえる部分もあります。ここでは、在宅勤務にはどのような課題があるのかを解説します。
コミュニケーション不足になりやすい
在宅勤務では、社員が離れた場所で働くため、コミュニケーションが不足しがちです。業務に必要な情報交換もしづらく、進捗状況や成果についても、共有が難しくなります。その結果、認識の食い違いで作業の重複が発生し、やり直しが必要になったり、プロジェクトの進行や納期に遅れが発生するケースもあるため注意が必要です。
マネジメントがしにくい
社員が近くにいないと、労働時間や業務の進捗状況も、把握しにくくなります。社員の働きぶりを正しく評価できず、社員に不満が生じる可能性もあります。そのような状況が、業務の生産性を低下させる原因にもなり得るため、対策が必要です。
情報漏洩のリスクが高まる
会社の外で重要な情報を扱うため、情報漏洩のリスクも高まります。自宅のインターネット環境について、セキュリティ対策を万全にしいる社員ばかりとは限りません。通信の暗号化や、セキュリティソフトを入れていない状態でネット環境に接続している社員がいた場合、アクセス環境の不備により、自社の重要な情報が流出するといった最悪の結果も考えられます。そうなれば、クライアントとの信頼関係を悪化させる原因にもなります。
在宅勤務に適した環境とは？
在宅勤務に適した環境には、さまざまな条件があります。ここでは、どのような環境が在宅勤務に適しているのかを、詳しく解説します。
作業しやすい場所を確保できている
オフィスで働くのと同様に自宅で業務を進めるためには、作業しやすい場所の確保が必要です。業務に使用する道具にすぐ手が届き、作業に集中できる環境を整備させましょう。このとき、パソコンやスマートフォンなどのデバイスを準備することに留まらず、デスクや椅子、照明やパソコンの周辺機器などといった細かな部分までの環境を整えられれば理想的です。
業務に必要なインフラが整備されている
業務に取り組むためには、用意すべきインフラがあります。社員が、自宅でオフィス以上のパフォーマンスを発揮できるように、企業がインフラ構築をサポートする必要があります。
在宅勤務の導入を成功させるためのポイント
在宅勤務の課題を企業が正しく理解し、対策を整えておくことが大切です。たとえば、コミュニケーション不足については、離れた場所でどのように連絡を取りあうのか、自社の方針を定める必要があります。また、社員のマネジメントに関しては、在宅勤務での進捗状況を確認するための、新たな仕組みや体制を構築しましょう。
情報漏洩のリスクについては、基準を定めてセキュリティ対策を強化しましょう。対策について、詳しくは後述します。
在宅勤務に適した環境を整えるために必要なこと
ここでは、在宅勤務に適した環境を整えるために、企業が行うべきことを解説します。
在宅勤務の対象となる業務を選定する
業務のなかには、在宅勤務に適しているものと、そうではないものがあります。たとえば、事務職やIT系のエンジニア職は、在宅勤務に適していますが、小売り業界、アパレル業界、医療業界などの業務は、ほとんどの場合、在宅勤務は難しいでしょう。在宅勤務を開始する際は、対応できる業務を、あらかじめ選定する必要があります。
企業の多くは、在宅勤務に一定のルールを設けて実施しています。具体的には、入社2年目までの社員は、在宅勤務の対象外とするケースや、育児や介護を行っている社員を、在宅勤務の対象とするケースがあります。
→こちらも併せて読みたい「テレワークに向く職種とは？テレワークに適した職種に共通する条件など詳しく解説」
在宅勤務に関するルールを作る
在宅勤務を開始すると、それまでの業務に関するルールが、適応しなくなる可能性があります。在宅勤務の特徴を考慮しながら、スムーズに業務を進めるためのルールを作りましょう。特に、業務の報告や承認などの重要なプロセスについて、明確なルールを定めて共有する必要があります。
労務管理ができる仕組みを整える
社員の勤務状況を正確に把握し、どれくらい働いているかを確認する仕組みも取り入れなければなりません。在宅勤務における労務管理は、専用のツールを利用すると効果的です。在宅勤務を開始する前にツールを選定し、導入する企業も増えています。就業規則の変更についても、必要に応じて検討しましょう。
→こちらも併せて読みたい「契約書の内容は？テレワークの就業規則の変更について気になるポイントを解説」
h3：コミュニケーションを取りやすい状況を作る
組織でビジネスを進めるためには、社員同士の連携が必要不可欠です。在宅勤務で働く社員同士が、スムーズにコミュニケーションをとれるように、チャットツールの導入をおすすめします。チャットツールはマネジメントにも利用できます。チャットツールを通じて、社員から業務の状況に関する報告や相談を受けたり、急ぎの状況確認などもスムーズに行うことが可能です。
→こちらも併せて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
デバイスや通信環境を整える
在宅勤務を始めるには、パソコンや周辺機器が必要です。それぞれの機器を会社から貸し出すのか、社員の私物を使用するのかを決めなければなりません。また、通信環境の整備についても検討しましょう。ポケットWi-Fiやデータカードを会社が用意するケースもあれば、社員が契約しているインターネット回線をそのまま業務で使用するケースもあります。
→こちらも併せて読みたい「テレワークに必須のWi-Fi環境とは？Wi-Fi接続で仕事をする際の注意点など紹介します」
セキュリティ対策を取り入れる
セキュリティ対策として、在宅勤務で使用する機器を管理することも大切です。貸し出す端末や、その利用者を記録しましょう。また、端末のアクセス制御を行い、部外者がアクセスできないようにするのも効果的です。フリーWi-Fiの利用を禁止すると、より安全性を高められます。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのセキュリティ対策とは？7つのリスクと対策をわかりやすく解説」
→こちらも併せて読みたい「総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」の内容とは？わかりやすくまとめて解説」
在宅勤務に適した環境を構築するための費用負担
テレワークを導入する場合、企業は費用負担について整理する必要があります。業務に関する費用負担については、法律でも定められている内容を確認しましょう。以下で具体的に解説します。
在宅勤務で発生する費用の種類
在宅勤務を行うには、さまざまな費用が必要です。たとえば、パソコンや周辺機器に加え、Wi-Fiをはじめとする、インターネット環境を整備する費用がかかります。それらを利用して業務を始めると、ランニングコストとして電気代や通信費も発生します。
さらに、在宅勤務を行うためのデスクや椅子も用意しなければなりません。細々とした文具についても、それぞれ費用が発生します。
在宅勤務における費用負担の考え方
在宅勤務における費用負担の割合は、明確に決められているわけではありません。何について、どの程度を負担するかは、企業の裁量次第です。たとえば、パソコン、周辺機器、デスク、椅子などについては現物を支給する代わりに、インターネット回線の基本料金は支給しないケースもあります。なかには、手当として一定の金額を支給し、在宅勤務のためにかかった費用を補填している企業もあります。
在宅勤務の費用負担について、あらかじめ社内で取り決めを行って、トラブルが生じるのを防ぎましょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク費用はどこまで企業負担？負担すべき費用や支給のポイントなどわかりやすく解説」
まとめ
在宅勤務をスムーズに開始するためには、ハードとソフトの両面において、環境を速やかに整える必要があります。費用負担についても考慮しながら、社員にとって生産性を下げず働きやすい、在宅勤務の環境を構築しましょう。
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