テレワークに必須！?Web会議のやり方を徹底解説｜準備やルール、マナーもご紹介
この記事はWeb会議のやり方について解説しています。在宅ワークやテレワークが増え、働き方が変化しているなかでWeb会議とはどういったものなのか、導入するために準備する機材やWeb会議システムの選び方についてくわしく解説します。さらにマナーやルールなども紹介していますのでスムーズなWeb会議を行うための参考にしてください。
目次
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Web会議とは？
Web会議とは、インターネットを通して離れた相手と会議をするコミュニケーションツールのひとつです。パソコンやタブレット、スマートフォンなどを利用し、映像や音声だけでなく資料も共有できるためコスト削減が期待されています。
Web会議とテレビ会議の違い
同じように映像や音声のやりとりができるツールに「テレビ会議」があります。Web会議とどのような違いがあるのでしょうか。
パソコンとインターネットがあれば利用できる
テレビ会議は「ビデオ会議」とも呼ばれ専用端末が必要です。会議室に端末を設置し、専用回線を使用するため、画質や音質がクリアで人数の多い会議などに適しています。Web会議は専用の端末は必要なく、パソコンとインターネット環境があればどこからでも利用できます。
初期費用などのコストが低い
テレビ会議は専用端末が必要です。使用する端末は高価なことが多く、保守費用にもコストがかかります。Web会議は初期費用があまりかからず、Web会議システムもクラウドサービスが多いためランニングコストが安価に抑えられるのがメリットです。
好きなところで利用できる
テレビ会議は専用端末を会議室などに設置するため、設置した場所でしか利用できません。一方、Web会議ならインターネット環境があれば場所を問わないため、会議以外にも商談や研修などさまざまな場面で利用できます。
Web会議を導入するメリット
Web会議の導入でどのような利点があるのでしょうか。ここでは、主なメリットを4つご紹介します。
場所を選ばない
パソコントやスマートフォンなどのデバイスとインターネット環境があればどこからでも会議を行えます。会議室の手配など場所の確保が必要ありません。
時間とコストの削減
Web会議は、会議室以外でもやりとりが可能です。また参加者のスケジュール調整や会議室への移動時間、出張のための交通費など複数のコスト削減が期待できます。
情報共有しやすい
Web会議システムでは画面を表示できるため、情報共有が簡単です。紙の資料が必要ないため、資料の紛失や置き忘れなどのリスクを下げられます。
コミュニケーションがとりやすい
文章だけでやりとりをするメールよりもリアルタイムの映像の方が表情や雰囲気がわかりやすくなります。在宅勤務者や遠方の人とのコミュニケーションもスムーズです。
Web会議に必要な機材
Web会議に必要な機材や選ぶ際の注意点について解説します。
パソコン（タブレット・スマートフォン）
スムーズなやりとりのためにはできるだけ高機能なパソコンを使用するのが望ましいです。カメラやマイクが内蔵されているか確認します。タブレットやスマートフォンではアプリのインストールが必要なので可能かチェックしましょう。
インターネット環境
Web会議はやりとりするデータが大きいためWi-Fiへの接続がおすすめです。Web会議を行うことで通常業務に使用する回線に支障が生じる場合、LTE対応パソコンの活用など他ネットワークの併用を検討してみるとよいでしょう。
マイク・スピーカー
少人数の会議ではパソコンに内蔵されているもので十分です。イヤホンなどがあれば周囲の音が気にならず、相手の声も聞き取りやすいため、会議に集中できるでしょう。大規模な会議では、人数によって連結できる拡張性の高いマイクとスピーカーが別になっているものがおすすめです。
Webカメラ
映像を利用するためのWebカメラを準備します。少人数ならパソコン内蔵のカメラで十分ですが、大人数の場合は専用のWebカメラを利用すると画質がよく、ズームなどの機能も搭載されていて表情をとらえやすくなります。
「Web会議システム」を選ぶときの6つのポイント
さまざまなサービスの中から目的にあったWeb会議システムを選ぶためのポイントを紹介します。
1.利用シーンを明確にする
Web会議を行う場所（会議室や自宅、海外など）、会議を行う相手（在宅勤務者や出張社員など）、参加人数（1対1や数名、大勢）など、どのようなシチュエーションでWeb会議を行うのかを明確にすることが大切です。
2.機能や品質を確認する
同時接続人数は何人まで可能なのか、音声や映像の品質、標準的な機能にはどのようなものがあり、自社で使用したい機能が搭載されているかをチェックします。
3.セキュリティをチェックする
IDやパスワードの設定が可能か、通信データの暗号化がされているかを確認します。セキュリティが甘いと情報漏えいのリスクがあるためしっかりとチェックしておきましょう。
4.使いやすさを確かめる
Web会議システムは、会議の開催や招待、画面構成がシンプルで操作しやすいものを選びましょう。まずは、トライアル版などを実際に使用してみるのもおすすめです。
5.価格を検討する
出張費や場所の確保など通常の会議にかかる費用とWeb会議システム導入の費用を比較して、費用対効果が得られるか検討します。安さだけに注目せず、品質や必要な機能、安全性を考慮して選びましょう。
6.サポート体制のチェック
インストールや設定がうまくいかない場合のサポートはあるか、トラブルがおきた際の窓口の有無や対応時間はどのくらいなのかを確認することも忘れずに行います。
Web会議は事前準備が大切
Web会議は事前準備が大切です。ここでは事前準備のポイントについて詳しく説明します。
会議の目的をはっきりさせる
Web会議を開催する前に、目的をはっきりさせることも大切です。どんな内容についての会議なのか目的や議題を明確にしておくことで、話が脱線しても元に戻しやすく会議が長引くのを防げます。
資料をまとめ共有させておく
会議についての資料をフォルダにまとめておくと必要な資料を会議中に素早く共有することができます。可能であれば、参加者には事前に資料を共有しておくとスムーズに会議が進められるでしょう。
接続テストをする
開始前に必ずシステムの接続を確認しましょう。通信トラブルがないか、バージョンアップがされていないかなどを確認することでWeb会議の開始が遅れるなどのトラブルを防げます。
Web会議のルールとマナー
Web会議をスムーズに進め、有意義なものにするために基本的なルールとマナーを知ることが大切です。
時間を決める
終了時間を決めておくことで生産性がアップします。Web会議は画面を注視することが多く、会話も対面とは異なるため集中力が続きにくいといわれています。タイムスケジュールを作ると進行状況を把握しやすいのでおすすめです。
相手が話し終わるまで待つ
相手が話し終わらないうちに話をかぶせないようにしましょう。Web会議では同時に話すとわかりにくいため相手が話し終わるまで待つとスムーズに会議を進めることができます。進行役がいると意見を求めやすく、発言しやすくなります。
ゆっくりはっきり話す
マイクの性能によっては聞き取りにくく、タイムラグが発生することもあるため話の始まりと終わりがわかりにくい状況がおこります。普段よりゆっくりはっきり話すことを心がけるとよいでしょう。
ミュート機能を活用する
ちょっとした動きによる些細な音や周囲の雑音、タイピングの音などが入ると、会話も聞き取りにくくなります。自分が発言をしないときは、マイクをミュートにしておくことで会議の妨げを防ぎましょう。
背景の映り込みを減らす
自宅でWeb会議を行っている場合は、プライバシー保護のためにも背景がなるべく映り込まないように気をつけましょう。好きな背景を合成できる機能を活用すると、背景が見えることにより参加者の気が散ることも防げます。
騒音に気をつける
家族など周囲の声や音楽、外部の音が入らないようになるべく静かな環境でWeb会議を行います。自宅の場合なら周囲に協力をお願いしたり、ワーキングスペースを利用したりするなど環境を整えておきましょう。
Web会議の活用事例
Web会議のやり方について解説してきましたが、実際にどのような場面で活用できるのか具体例を紹介します。
打ち合わせや会議
本社と支店同士のミーティングや人事担当者との面談などはもちろん、緊急を要する会議であっても素早くアクセスして話し合いをすることができ、外出先からの打ち合わせや、遠隔地との商談も現地へ赴くことなく行えます。
セミナーや研修
全国の店舗に勤務するスタッフの社内研修がWeb会議なら業務を妨げずに行えます。スキルアップのためのセミナーなども場所を確保する必要がありません。また、内容を録画してアーカイブとして残しておけば参加できなかった人や復習したい人も後日閲覧することができます。
オンライン面接
オンラインならコロナの感染リスクを下げながら面接を行えます。全国から応募できるため幅広い人材を集められる可能性があり、動画を共有すれば社内で採用ノウハウの構築に役立ちます。さらに場所や時間など面接にかかるコスト削減も期待できます。
テレワーク
出社をしなくても会議や業務ができるため多様なワークスタイルを選べます。スケジュール調整がしやすいことから時間的な制限がある人でも働けるため、優秀な人材を確保しやすくなるメリットもあります。リアルタイムで会話ができるので在宅勤務者のサポートもスムーズに行えます。
まとめ
世の中の変化にあわせてワークスタイルやコミュニケーションも変わり、Web会議が一般的になってきています。Web会議を活用することで離れた場所や人とつながり、さまざまな可能性が広がるのではないでしょうか。
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