Web会議のメリット・デメリット｜Web会議システムの選び方・TV会議との違いも解説
テレワークの一環としてWeb会議を推進・導入する企業は急速に増えています。現在まさに、システム導入や推進のための準備を進めている企業担当者もいるのではないでしょうか。この記事では、Web会議とは何か、Web会議のメリット・デメリット、Web会議システムの選び方のポイントを解説しています。自社にあったWeb会議を実現するための参考にしてください。
目次
Web会議が注目されている背景
Web会議システムはビジネスのインフラになりつつあります。ここでは、なぜWeb会議の需要が急速に高まっているのか解説します。
情報通信技術の進歩でビジネスがオンライン化
急速な普及の背景には、高速通信環境と動画をスムーズに処理できる高性能のデバイスが比較的安価で導入できるようになったことがあげられます。スマホやタブレットが1台あればWeb会議に参加可能です。会議や商談、セミナー開催など、従来オフラインでしかできなかった業務を、Web会議システムに移行する動きが加速しています。
働き方改革への対応
働き方改革のテーマのひとつである多様な働き方の実現には、テレワークが欠かせません。しかし、テレワーク中のコミュニケーションツールとして、電話やメールなど従来の方法だけではコミュニケーションレベルが低く、業務が円滑に行えない問題があります。そこで、表情やしぐさを見ながらリアルタイムで会話できるWeb会議の需要が高まりました。テレワークとセットでWeb会議を導入した企業も多くみられます。
新型コロナウィルスの感染予防
新型コロナウィルスの感染予防として在宅勤務が急ピッチで進み、Web会議導入も同時に進みました。国土が狭い日本ではテレワークが進んでおらず、インターネットでの会議に対する心理的抵抗も強い傾向がありましたが、コロナショックによってこうした状況が一変しています。
Web会議とは？TV会議と何が違う？
ここでは、そもそもWeb会議の定義とは何か、TV会議との違いについて解説します。
Web会議はインターネットを活用した会議
Web会議とはコミュニケーションツールによってインターネット上で行う会議のことです。このコミュニケーションツールのことをWeb会議システムまたはWeb会議と呼びます。
Web会議とTV会議との違い
TV会議とは専用回線を引いて会議をするシステムです。TV会議でできることは基本的にWeb会議と同じですが、より高品質でセキュアな接続が可能なことが特徴です。
しかし、導入コストが高く、専用端末が設置された会議室でしか会議に参加できないデメリットもあります。在宅勤務、モバイルワークなどの多様な活用を考えると、実現ハードルが低いWeb会議システムを選択する企業が多いようです。
Web会議システムの基本機能
さまざまなWeb会議システムが提供されていますが、基本機能は以下の3つです。
・音声と映像によるテレビ電話機能
・画面共有機能（話者のパソコン画面を共有するなど）
・セキュリティ機能
拡張機能の有無や特徴は、ツールによって違います。たとえば会議を録画して、後で欠席者にシェアできる機能や、Microsoft Team（Microsoft 365）など、他のWeb会議システムと連携できる機能などです。
Web会議に必要な物
Web会議の多くはマルチデバイスのアプリケーションとして提供されます。そのため、必要なものはカメラ・マイク機能付きのノートパソコンやスマートフォン、タブレットといったスマートデバイスのみです。ただし、映像や音声の質を考えると、別置きのWebカメラやスピーカーフォン、大型モニターなどがあったほうがよいでしょう。
Web会議のサービスの種類
Web会議のサービスはオンプレミス型とクラウド型の2種類です。
オンプレミス型は自社サーバーにWeb会議システムを構築し、セキュリティポリシーにあわせた運用が可能です。導入費用と工数がかかり、運用負荷も膨大なため、現実的に導入が難しいケースも少なくありません。クラウド型はクラウド上のサーバーを利用するため自社サーバーが不要です。初期費用や導入工数が少なく、運用管理をサービス業者に任せられ、一定のセキュリティレベルも担保されます。
Web会議のデメリットとは？
ここでは、Web会議において問題点・課題点になりやすいポイントを解説します。
表情や雰囲気が伝わりにくい
映像・音声の機能があっても、対面での会議と比較すると臨場感が薄く、雰囲気が伝わりにくいので、ちょっとした打ち合わせでは使えるものの、人事面談などには不向きだと考える企業もあるようです。
通信品質に不満がある場合は、クリアな音声や高画質を実現しているWeb会議システムを導入することや、スピーカーやWebカメラを別途準備するなどで、かなり改善できます。また、よりリアルに会議を進めるために、参加者は顔出し必須とするといった、社内ルールなどを設けることもできるでしょう。
大人数の会議に不向き
大人数の会議では映像枠が見にくくなり、発言者がわかりにくくなります。会議室と会議室を接続するような場合は音声の質が下がりやすいことから、マイクを複数設置する手間もかかります。このような場合は、発言者を検知して集音できるWeb会議を導入したほうがよいでしょう。
プロジェクターなどを使った説明がしにくい場合には、ホワイトボードとして画面を共有できるWeb会議システムの導入をおすすめします。
通信トラブルが発生することがある
音声や画像が途切れることがあります。特にスマホの使用や、テレワークで電波環境が整っていない状態から参加するなどの要因で、この問題が発生することは少なくありません。改善策として、通信・動画処理の早いパソコンを従業員に貸与したり、通信品質のよい回線を使ったりするといいでしょう。
Web会議のメリットとは？
Web会議にはさまざまなメリットがあります。ここでは、業務効率化やコスト削減、多様な働き方の実現など、企業側の視点でメリットを解説します。
多様な働き方の実現
Web会議はテレワークに欠かせないツールのひとつとして導入が進んでいます。個人でタスクが完結するケースは少なく、社内外の人とコミュニケーションを取りながら業務を進めるのが一般的であるからです。Web会議を導入することで、会議のためだけに在宅勤務から出勤するなどの必要がなくなり、多様な働き方を推進しやすくなります。
会議の準備が容易
Web会議は場所の制限がなく移動時間もないため、スケジュールがあわせやすいことが特徴です。また、Web会議システムのデータ共有機能を使うことで、資料配布の手間も減ります。
ビジネスのスピードアップ
意思決定のスピードアップを実現できるのもWeb会議のメリットです。各拠点や支店長クラスを集める全体会議も簡単に開催できるため、経営戦略などの重要な情報もスムーズに伝達させられます。また、責任者不在や会議開催待ちという状況を防ぎ、迅速な意思決定やトラブル対処に役立てられます。
コミュニケーションの活性化
組織が大きくなるほど、部署間・拠点間のコミュニケーションが希薄になりやすいものです。場所にとらわれない会議を実現できるWeb会議なら、全国の拠点あるいは海外拠点を容易に結べます。マルチデバイス対応のWeb会議なら、たとえば出張者のフォローもしやすく、既存業務の連携も強化できます。
BCP（事業継続計画）に活用できる
災害や感染症予防対策などの緊急時にもWeb会議は活用できます。実際、コロナ禍においては、テレワークやオンライン接客・営業の手段としてWeb会議を取り入れる企業が多くありました。災害に強いインターネット回線のため、緊急連絡網としても適しています。
人手不足の軽減
出産・子育てや介護を理由にして、優秀な人材の流出、人手不足に陥る企業も多いと聞きます。特に労働人口減少の一途を辿るなかで、人材確保は深刻な問題となっています。個人の事情があっても、在宅勤務ができる環境を提供できれば、離職を防止し業務を継続してもらうことが可能です。また、テレワークとWeb会議の環境を整えることで、遠隔地の人材も雇用しやすくなります。
コスト削減
会議場所に移動するための交通費や、場合によっては会議室の利用料、会議を開催するまでの工数が軽減できます。また、資料のペーパーレス化によって紙代・インク代のコスト削減も見込めます。クラウド型のWeb会議システムでは、初期費用やサーバー管理業務が発生しません。導入後、すぐにコスト削減効果が出る傾向があります。
Web会議システムを選ぶポイント
ここまで述べてきたWeb会議のメリット、デメリットを理解した上で、選定時のポイントをおさえておきましょう。
映像・音声の質
映像・音声の質にストレスを感じないかどうかを、なるべく実際のWeb会議に近い環境でテストしておきます。多くのWeb会議システムでは、トライアル期間を設けています。音声に関して特に不満が出やすいため、クリアに聞き取れるか、途切れることはないかなどを確認しておきましょう。
使いやすさ
Web会議を使う職場のITリテラシーに合わせて選ぶことが重要です。情報システム担当者の目線で選ぶと機能を重視しがちですが、誰でもストレスなく簡単にWeb会議に参加できることも重要です。どのような場面でWeb会議を使いたいのか、課題や目的なども聞き取っておきましょう。
必要な機能が備わっているか
自社に必要な機能が備わっているかチェックしましょう。たとえば、ホワイトボード画面の共有、WordやExcelのファイル共有などは使用頻度の高い機能です。会議のスタイルによっては複数拠点同時発言の機能も必要になるかもしれません。リアル会議に近づける必要がそれほどないなら、補助的にチャットを使える機能も便利です。
他のツールとの連携
Web会議をスケジュール確認や進捗管理に使うことを検討している企業も多いでしょう。この場合、GoogleカレンダーやOffice 365との連携が重要です。ライセンスを持たない社外の人を含めてWeb会議を開催したい場合には、他社のWeb会議との接続が可能かどうかを調べておきます。
導入費用・ランニングコスト
無料のものから高額の月額利用料がかかるものまで、さまざまなサービスがあります。基本利用料が安くてもオプション追加でコストが高くなるものもあるので注意しましょう。また、オンプレミス型とクラウド型では初期費用に大きな差が出ます。費用対効果がよいものを選びましょう。
セキュリティ
顧客情報や機密情報を扱うWeb会議ではセキュリティ管理が重要です。クラウド型の場合は、サービスを提供している業者の実績・信頼性を重視しましょう。IP-VPNやウィルス対策などの総合的な対策が必要になるため、ワンストップでサービスを提供している業者を選ぶと安心です。
トライアルサービス
Web会議システムは、実際に使ってみて職場の意見・感想を聞いてから導入したほうが確実です。操作に慣れ、試行錯誤が落ち着くまでにはある程度時間がかかります。できれば1カ月以上トライアルできるものを選びましょう。
Web会議の活用事例「OATアグリオ株式会社」×「Cisco Webex with KDDI」
ここでは、Web会議の活用事例として、「Cisco Webex with KDDI」を導入したOATアグリオ株式会社を紹介します。
「Cisco Webex with KDDI」とは
Web会議ツールやチャットツールなどを総合的に提供しているサービスです。拠点間やテレワークと社内など、デバイスひとつで場所にとらわれない会議を実現できます。
Web会議ツールは、マイクやスピーカーなどの周辺機器が不要、スマートに会議を開催でできる「Cisco Webex with KDDI」がおすすめです。
拠点間コミュニケーションが活性化
OATアグリオ株式会社は国内外での農薬・肥料の研究開発、製造、販売を行う東証一部上場の企業です。
Web会議システム導入前の課題は、ビデオ会議の音声・映像の品質が低く、タイムラグなどにより会議が円滑に行えないことでした。結局、電話やメールを使ってしまうことから拠点間の連携強化につなげられず、全面的にシステムを更新することになりました。
Web会議システム「Cisco Webex with KDDI」を導入したことで、音声や映像が驚くほどクリアになりました。通信速度も申し分なく、リアルに近い会話になったことから、気軽な問い合わせにもWeb会議を使う習慣が定着し、業務スピードの向上を実現できました。
まとめ
Web会議を導入すると「多様な働き方の実現」「コスト削減」「業務効率化」「緊急時の事業継続」など、多くのメリットが得られます。自社にあった使いやすく費用対効果の高いWeb会議システムを導入しましょう。
KDDI まとめてオフィスでは、「会議変革」を支援するWeb会議システム「Cisco Webex with KDDI」などを総合的に提供しています。快適なテレワーク環境構築や拠点間のチームコラボレーション推進を、ワンストップで実現可能です。「通信×オフィス環境」に強みのあるKDDIならではの高品質・セキュアなクラウド環境で、柔軟かつスピード感のある働き方を実現しましょう。
「Cisco Webex with KDDI」のご紹介はこちら
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
