テレワークで役立つ会社用スマートフォン！その活用ポイントとは?
テレワークを実施するにあたって、欠かすことができないスマートフォン。しかし、導入したものの、電話利用のみが大半で有効活用されないままの可能性もあります。どんなスマートフォンを導入すればいいのか、そして「使われるスマートフォン」にするためにどんな工夫をすればいいのかを解説していきます。
目次
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ポイントはコストや機能だけじゃない！？会社用スマートフォン選びのコツ
テレワーク時のコミュニケーション活性化、シャドーIT防止のためのセキュリティ対策など、テレワークにおいて、スマートフォンの活用は欠かすことができません。
全社にスマートフォンを導入しようとすると、どうしてもコストの問題が生じ、一部部門だけにしよう、あるいは低スペックの格安スマートフォンを選択しようとするかもしれません。しかし、これはできれば避けたほうがいい選択です。まず、せっかくスマートフォンを導入し社内のコミュニケーション活性化を図ろうとしているのに、スマートフォンを持っていないスタッフが存在することは社内格差を生みかねません。そもそも購入から年数がたっている旧型のスマートフォンでは、オフィス系のツールやアプリがインストールできない可能性もあります。
では、新型のスマートフォンがいいかというと、そうでもないのです。ポイントとなるのは、バランスです。自社でどのようにスマートフォンを使っていくのか、どんなツール、クラウドサービスを導入するのか、各社の状況によって求められるスペックは変わってきます。そういった「どう使いこなしていくか」を考え尽くす必要があるのです。
それを自社だけで行うことは難しいかもしれません。そこで、「スマートフォンの活用法」まで一緒に考え、どんなスマートフォンがいいのか、どう使いこなしていくのかまで提案してくれるパートナー企業を探し、相談していくことが望ましいでしょう。
スマートフォン導入のパートナーにふさわしい企業とは?
テレワークの実施に伴うスマートフォン導入と一言で言っても、どう活用したいか、どんな課題を解決したいかなど、その目的は企業ごとにさまざまです。メーカー、商社、サービス業、建設業など、業種によっても異なるでしょうし、小売業でも店舗を多数展開しているところとネット通販中心の会社では、同じテレワークをするにもそこで必要な対策は変わってきます。
テレワークに必要だからとスマートフォン、パソコンなどさまざまなツールを一気に導入してもうまく使いこなせない可能性があります。そこで次の手順を踏むことが望ましいでしょう。
1.利用方針の決定
先に述べたように、スマートフォンをどのように活用していくか、利用者や利用場所まで想定していきます。これをもとにスマートフォンや契約内容を決めていきます。
2.管理方法の決定
多くのスマートフォンを社内でどのように管理していくか、決定します。多くの場合、MDM（Mobile Device Management）と呼ばれる管理ツールを導入して効率化を図ります。どのMDMを導入するか、どんな設定にするかまで考えます。
3.セキュリティ対策の実行
紛失や盗難時の対策、ウィルス、マルウェアなどへの対策、情報漏えい対策など、セキュリティ対策を具体的に決めていきます。これも誰がどんなシーンで使用するかを想定して、その内容を決めていきます。
4.資産管理
購入したスマートフォンは会社の資産となります。経理上も資産として適切に管理する必要があります。
5.導入後の運用
導入後もさまざまな業務が発生します。まず導入時には必要なアプリケーションやセキュリティ設定などを行う「キッティング」、導入後にも紛失や盗難時、故障などのトラブル時の対応窓口の運用、メンテナンスの実行など、いわゆる「サポートセンター業務」が必要になります。この部分を誰が担うのかを決めておく必要があります。
こういった導入準備から導入後の運用まで、さまざまな業務を誰がどのように行うかを検討し、社内でできること、社外に委託することを見極めなければなりません。そこまで含めて、相談できる、提案してくれるパートナーにスマートフォン導入を依頼すべきです。
お客さまの多彩な課題を解決！KDDI まとめてオフィスによるスマートフォン導入事例
KDDI まとめてオフィスでは、多様な企業さまにスマートフォン導入のお手伝い、提案をさせていただいています。次にそのほんの一部を紹介します。
ケースA
地域密着型のA信用金庫では、顧客を訪問する際にも大量の資料が必要であることが問題となっていました。持ち運びの不便さに加えて、社外秘の資料も多く、セキュリティの問題も発生していたのです。
そこでほとんどの資料を電子化し、社内のグループウェアで管理するようにしました。スマートフォンを持ち歩くだけで、大量の資料を持っているのと同じになり、便利になったと社員からは好評です。また、社員ごとのアクセス権限を厳密に設定して、閲覧できるファイルを制限、セキュリティを高めることに成功しました。スマートフォンが紛失した際にも、すぐに遠隔でロックできるようサポート体制も整えています。セキュリティを心配していた上層部も徹底したセキュリティ対策に満足しています。
MDMによるスマートフォンの管理、セキュリティ対策、サポートまで、KDDI まとめてオフィスが一貫して対応しています。
ケースB
高い技術を持つ電子部品メーカーであるB社では、テレワークの導入に伴って全社員にスマートフォンを支給しました。社内では、営業担当と開発担当、製造担当の情報共有が課題となっていましたが、スマートフォンを使ったグループウェア導入によって、情報共有が活性化しました。営業先から営業担当が技術的な質問をすれば開発担当が答え、製造担当が補足するといった流れが自然とできています。取引先もその場で疑問への回答が得られて満足度が高まっています。
また外出が多い営業担当は日報作成、経費精算など、会社に戻らないとできない業務がありましたが、テレワークが中心となったことで、それらの業務もスマートフォンでできるようになり、移動の無駄がなくなりました。最近では取引先ともオンライン会議で打ち合わせすることが増え、打ち合わせ時に開発担当、製造担当も同席することも難しくなくなりました。
こちらのケースでは、オンライン会議ツールの活用、グループウェアによる社内のワークフローの実行が大きな課題だったため、スマートフォンの導入にあわせて、それらのツール導入もKDDI まとめてオフィスで提案しました。
このように、スマートフォンをどのように活用するかを意識して、スマートフォンだけでなく、その運用、使いこなし方まで提案してくれるパートナー選びが重要だと言えます。
ご紹介した商品・ソリューション
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