働き方改革に伴ってテレワークの導入を検討している人向けに、テレワークの概要や種類を説明します。テレワークを会社で導入するメリットやデメリットについても確認できる記事です。自社における適切なテレワークの導入に悩んでいる場合は、ぜひこの記事をご参照ください。
目次
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働き方改革とは？
そもそも働き方改革とは、政府が推進する「多様な働き方を選択できる社会」を実現するために行われる改革を指します。2019年4月に働き方改革関連法が施行されたことで、注目されるようになりました。
働き方改革は政府だけでなく、民間企業も一体になって取り組んでいるのが特徴です。例えば、多様な就業形態を普及したり、従業員が仕事と生活を両立できる環境を整えたりなどしています。政府と民間企業が一緒になって、労働市場の構造変化を起こそうとさまざまな活動をしている段階です。
働き方改革の1つである「テレワーク」とは？
テレワークとは、ICT技術を活用した活用した働き方を指します。インターネットを利用することで、時間や場所にとらわれずに柔軟に働けるのが最大の特徴です。
例えば、育児や介護などで出社が難しい従業員でも、自宅で数時間だけなら仕事の時間を取れることもあるでしょう。こうした場合に、テレワークを使えば従業員は仕事を続けられますし、会社は人材を失わずに済みます。テレワークを推奨している企業に対して補助金等が出る制度が構築されたこともあいまって、テレワークを導入する企業が増えつつあります。
働き方改革で「テレワーク」が重要視される理由とは？
企業において働き方改革が重要視される理由は複数ありますが、労働人口の減少が大きな理由の1つです。少子高齢化によって労働人口が少なくなると、企業が利益を出すためには労働生産性の向上が必要になります。しかし、一口に労働生産性を向上させると言っても、簡単なものではありません。なぜなら、労働人口が減っても、業務量は変わらないからです。
したがって、企業は労働者のワークライフバランスを見直した上で、自社の状況に適した方法で労働生産性を高める必要があります。テレワークを導入すれば、就労機会の拡大がはかれます。働きたくても会社に出社できない環境にある人にテレワークで仕事してもらうことで、企業は優秀な人材の確保が可能です。
テレワークは全部で3種類
知らない人がいるかもしれませんが、実はテレワークは働き方によって3つの種類に分けられます。この章では、テレワークの種類ごとにそれぞれの特徴を解説します。
在宅勤務（リモートワーク）
在宅勤務（リモートワーク）とは、従業員が自宅で仕事することです。インターネットを介してPCなどの端末で会社と連絡を取ったり、業務をこなしたりします。電話やFAXを利用して、仕事をすることもあります。
モバイルワーク
モバイルワークとは、従業員が移動している間にPCや携帯電話を使って仕事することを指します。お客さまの営業所などでPCや携帯電話で業務をこなす場合も、モバイルワークに分類されます。
サテライトオフィス勤務
サテライトオフィスとは、会社が郊外に設置したオフィスのことです。本社から離れた場所で生活する従業員がサテライトオフィスで勤務すれば、通勤時間が短縮されるメリットがあります。自宅よりも仕事の環境が整っているのが特徴です。
テレワークの現状とは？
2019年の総務省情報白書によると、テレワーク制度を導入している企業は2割程度にとどまっているようです。2020年の総務省情報白書では、新型コロナウイルスによる緊急事態宣言の影響で、宣言を出した都道府県を中心にテレワーク制度を導入する企業の増加が確認されています。
さらに、同調査ではテレワーク実施者の継続希望が半数を超えていることが分かりました。2019年はテレワーク制度を導入する企業は少ない状況でしたが、2020年以降においては企業のテレワークへの対応が必須になると考えられるでしょう。
テレワークを導入するメリットは？
働き方改革におけるテレワークの概要を解説してきましたが、制度を導入した場合、どのようなメリットがあるのでしょうか。この章では、企業側から見たテレワークのメリットをまとめて説明します。
生産性の向上が期待できる
テレワークの導入に伴って、それまでになかったテクノロジーを活用するようになれば生産性の向上が期待できます。
また、テレワークにおける社内の評価制度は、業務の実績や成果を中心に行われることが多いです。社員はきちんと働いた実績・成果を評価してもらえるので、仕事のモチベーションが上がりやすくなります。結果、会社全体で生産性の向上がはかれるという仕組みです。
優秀な人材を確保しやすい
テレワークの導入が優秀な人材の確保につながるケースもあります。なぜなら、テレワーク制度を導入して時間や場所にとらわれない働き方が可能になれば、会社で働く人が柔軟に企業活動に参加できるようになるからです。企業側からすれば、採用できる人材幅が広がるため、優秀な人材を確保しやすくなります。
離職率が低下する
テレワーク制度を導入することで、ワークライフバランスが実現すれば離職率の低下が見込めます。ワークライフバランスが確立すれば、従業員が持つ会社への不満は少なくなります。会社に対する満足感が高まるので、「できるだけ長くこの会社で働きたい」と考える従業員が増え、離職率が少なくなるという仕組みです。
経費を削減できる
テレワークを利用する従業員が増えれば、会社に来るためにかかる交通費が抑えられます。また、出張費や時間外手当などの経費削減も期待できるでしょう。その他、必要ないオフィススペースを削減すれば、賃料も少なく済みます。コストカットに悩んでいるなら、これを機にテレワークの導入を検討するのも1つの方法です。
企業のイメージアップにつながる
テレワークを導入している企業は、ホワイト企業だと認識されることが多いです。政府が推進する働き方改革にきちんと対応していると判断されるので、企業のイメージアップにつながります。採用時にテレワーク制度の導入実績について説明すれば、人手不足の解消や優秀な人材の確保が可能になることが予想されます。
災害時も事業を継続しやすい
テレワークは通常営業時においても多数のメリットがありますが、災害時の業務継続にも一役を買います。地震や台風などの災害が多い日本は、交通機関が機能しなくなって従業員が出社できない事態が度々発生します。しかし、あらかじめテレワーク制度を導入しておけば、災害が発生した場合でも従業員は自宅などで仕事ができるでしょう。従業員の安全を確保しつつ、会社の生産性を維持することが可能です。
助成金が受け取れる
先に少し触れた通り、テレワークを導入することで受け取れる助成金があります。例えば、2021年1月現在の東京都では、テレワーク活用推進コースという助成が行われています。対象者は、常時雇用の労働者が2人以上999人以下で、東京都内に本社か事業所がある中堅・中小企業です。なお、助成金の種類や対象者などは変更されることがあるので、必ず最新の情報を確認するようにしてください。
テレワークを導入した際にはデメリットもある？
テレワークには多くのメリットがありますが、デメリットもいくつかあります。自社でテレワークの導入を検討している場合は、これから説明するデメリットをふまえた上で慎重に検討することをおすすめします。
情報漏洩が起こる危険性がある
パブリックスペースなどでの業務を許した場合、従業員の情報の取り扱いによっては情報漏えいが起こる危険性があります。会社にとって重要な情報が洩れると大きな問題につながってしまうので、規定を設けるなどの工夫が必要です。
従業員が仕事をさぼるかもしれない
テレワークは、上司と部下が離れた場所で仕事をする働き方です。そのため、従業員の中には上司の目が届かないことを良いことに、手を抜いて仕事をするものが出てくる可能性があります。
管理職がマネジメントしづらくなる
人材を管理する立場にある管理職は、目に見えない場所にいる部下に対して適切なマネジメントがしづらくなります。部下が目の前に居れば、自分の目で部下の現状を確認したうえで適した助言や指示ができます。しかし、テレワークの場合はこうした確認ができないので、管理職がマネジメントしやすい環境作りが必要不可欠です。
従業員の連携が悪くなりやすい
テレワークを導入すると、従業員同士で直接顔を合わせることが少なくなります。そのため、連携が取りづらく、チームワークに影響が出ることが懸念されます。離れた場所にいても情報共有がしやすい仕組みを整える必要があるでしょう。
不公平を感じる従業員が出る可能性もある
オフィスで働く従業員とテレワークをする従業員が固定される場合は、不公平を感じる従業員が出る可能性があります。例えば、テレワークを行う従業員が会社でしかできない事務作業をオフィスの従業員に依頼することが多いと、オフィスの従業員が不満を感じてしまうでしょう。
ITツールを活用することでテレワークのデメリットを解消できる
テレワークを導入すると連携が取りづらくなったり、勤怠管理が難しくなったりするデメリットがありますが、いずれもITツールを活用すれば解決できます。この章では、テレワークのデメリットの解消に役立つITツールについて説明します。
Web会議ツール
Web会議ツールとは、インターネットとPC・スマホなどのデバイスがあれば、いつでもどこでも気軽に会議ができるツールのことです。会社での通信はもちろん、自宅や外出先などでも会議に参加できます。テレワークの導入で連携が取りづらくなるため、Web会議ツールを使えばスピーディーな意思決定が可能になるでしょう。具体的なWeb会議ツールとしては、「Microsoft Teams(Microsoft 365)」「Cisco Webex with KDDI」「Google Meet(Google Workspace)」などがあります。
チャットツール
チャットツールとは、文章で離れた場所にいる従業員と簡単にコミュニケーションがとれるツールです。メールよりも気軽に情報の共有ができます。タイムラグも少ないので、会話のようなスピーディーなやり取りも可能です。効率的なコミュニケーションやマネジメントに有効と言えるでしょう。チャットツールは、気軽な会話から、メンバーのスケジュール共有、ドキュメント管理までできる「LINE WORKS with KDDI」がおすすめです。
勤怠管理システム
勤怠管理システムを導入すれば、労務管理の強化につながります。また、有休を取りたい従業員が勤怠管理システムに直接入力する仕組みにすれば、申請作業の簡略化が実現するでしょう。その他、オフィスで働く従業員とテレワークの従業員のどちらも正確な勤怠状況の確認ができます。結果、従業員間で発生する不公平感の是正も期待できます。
働き方改革でテレワークを導入した企業の紹介
最後に、働き方改革に伴ってテレワーク制度を導入した企業の事例を確認しておきましょう。実際にテレワークを行った結果、どのような効果が見られたのかチェックしてください。
株式会社ポニーキャニオン
株式会社ポニーキャニオンでは、テレワークの導入にあたり、カフェなどの無料Wi-Fiの利用を禁止しました。無料Wi-Fiはセキュリティの低さが懸念されるため、テレワークで利用すると情報漏えいにつながり兼ねません。代わりに、テレワークをする従業員に対してポケットWiFiを貸与することで、セキュリティを高めているそうです。
株式会社キャド・キャム
株式会社キャド・キャムは、女性社員が多い会社です。女性が働きやすい環境を整えようと、家庭や育児といった生活と仕事の両立を目指してテレワークの導入を決めました。テレワーク制度を導入したことで、納期を守ったり、特定の時間に集中して仕事を行ったりして時間を有効活用するスキルが身についた従業員が増えたそうです。
株式会社流研
株式会社流研は、育児明けの社員からの要請によってテレワークの導入を始めました。Web会議ツールを導入したり、社内規定に新しい組み込みをしたりなどの工夫を凝らしたそうです。結果、テレワークになっても業務が滞りなく進むように改善されました。
まとめ
多様な働き方を選択できる社会を実現するために、働き方改革が推進され始めました。特に、施策の1つであるテレワークは、時間や場所にとらわれず柔軟に仕事ができるとして注目されています。ただし、導入メリットがある一方で、コミュニケーションが取りづらくなったり、従業員の管理がしづらくなったりなどのデメリットも理解しなければいけません。
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