新型コロナウイルス感染症が全国に拡大したため、企業はオフィスへの出社以外に多様な働き方を受け入れる必要に迫られています。なかでも、在宅勤務の導入を検討する企業が増えています。この記事では、企業が在宅勤務を導入するにあたり、どのようなメリットやデメリットがあるのかを解説します。自社で在宅勤務を導入する際に役立ててください。
目次
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在宅勤務とは？
在宅勤務とは、オフィスに出社せず自宅で仕事をするワークスタイルを言います。社内外でのやり取りや連絡は、クラウドサービスを活用して行います。テレビ会議システムを利用した打ち合わせや会議などを行えば、在宅でも通常にちかい働き方が可能です。家にいながら働けるため、災害や感染症の広がりなどで外出できないときもそのまま働けます。
在宅勤務はテレワークやリモートワークとは違う？
テレワークとは、「情報通信技術（ICT）」を活用し、時間や場所にとらわれない就業形態を言います。自宅だけでなく、カフェや取引先などの外出先、サテライトオフィスなどのさまざまな場所で働くことをいいます。在宅勤務は、テレワークのなかの一つですが、「リモートワーク」と呼ばれるケースが多いです。
働き方改革の推進のため、厚生労働省ではリモートワークを推奨しています。新型コロナウイルス感染症対策としてテレワークを導入する企業に対し、相談窓口や補助金の申請などが用意されています。
在宅勤務が必要とされる背景
在宅勤務の必要性を訴える声が大きくなった背景には、働き方改革や新型コロナウイルス感染症の流行が挙げられます。ここでは、これらの要因が企業にどのような影響を与えたのかを解説します。
働き方改革
政府は働き方改革によって多様なワークスタイルを推進しています。働き方改革では、多種多様な人が働ける環境の整備はもちろん、従業員一人ひとりのワークライフバランスの実現を目指しています。これらを実現するための施策として、政府は企業に対して在宅勤務の必要性を訴えています。
新型コロナウイルス感染症の流行
在宅勤務の導入を加速させた要因として大きいものは、新型コロナウイルス感染症の流行です。2020年、世界的に感染が拡大し、日本でも緊急事態宣言が発令され、外出自粛が求められました。在宅勤務を導入する企業が増えたため、取引先も商談や打ち合わせなどでオンライン会議にせざるを得なくなっています。そのため、在宅勤務を認める企業がさらに増加しています。
在宅勤務のデメリット
在宅勤務を導入した場合、企業はどのようなデメリットに向きあわなければならないのでしょうか。
評価の仕方を工夫する必要がある
オフィス内での勤務と異なり、在宅勤務では社員の働きぶりを直接確認できません。そのため、人事評価では成果物の質や実績を中心にした評価にしなければならなくなるでしょう。従来と比べて能力主義に傾きやすいことに注意し、社員にとって納得がいく評価の仕方を考えていかなければなりません。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク導入におけるマネジメントの課題と8つの対策とは？部下目線の課題まであわせて解説」
従業員の勤務時間を把握しにくい
在宅勤務では、勤務時間の開始や終了は従業員の判断に委ねられる部分が多いため、業務の開始や終了時間を把握しづらくなります。勤務時間内に仕事をしない、勤務時間外になっても仕事を切り上げられないなどの従業員が増える可能性もあるため、勤怠管理ツールの検討が必要です。
従業員同士がコミュニケーションをとりにくい
在宅勤務でのコミュニケーションツールは、チャットやメール、電話などに限定されるため、オフィスのときのような気軽なやり取りが難しくなります。仕事での不明点や相談がしづらくなり、孤独を感じる社員が増える可能性があります。
→こちらも併せて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
労災の判定が難しい
労災は、自宅からオフィスまでの通勤時や勤務中に起きたケガなどが対象になりますが、在宅勤務の場合、どこまでを労災とするのかの判別が難しくなります。また、自宅でのケガを労災とする場合でも、業務由来なのかプライベートによるものなのかを正しく判断しにくいでしょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク時にも労災は適用される?具体的な事例や注意点までわかりやすく解説」
在宅勤務の5つのメリット
在宅勤務を導入した場合、企業が得られるメリットは大きいです。ここでは、5つのメリットについて解説します。
1.コストカットにつながる
在宅勤務では、オフィスに出社する必要がないため、従業員の通勤手当が不要になります。出社人数が減るためオフィスを縮小化でき、光熱費や賃貸料などの削減も可能です。また、在宅勤務でもやり取りが可能なよう、必然的に稟議書などの書類や取引先との契約書などは、すべてクラウドで管理する体制へ移行されるでしょう。するとペーパーレス化を推進でき、印刷コストの削減も行えます。
2.人材不足の解消につながる
在宅勤務の導入によって人手不足の解消につなげられます。育児や介護、遠隔地などでオフィスに出社できない人材を在宅勤務者として雇用すれば、自宅を出られない人材を有効活用できます。また、多様な勤務体系をもつ企業は求職者からの人気が高く、入社希望者が増えるかもしれません。そのため、より優秀な人材を集めやすくなります。
3.生産性の向上
在宅勤務によって、生産性の向上が期待できます。通勤ラッシュなどによるストレスから解放されるため、従業員は心身のバランスが保たれ、健康になる人も多いです。オフィスに比べ、誰かに話しかけられる心配がなく、仕事に専念できる環境を整備できます。仕事への集中力が高まれば、生産性の向上も目指せます。
4.ワークライフバランスの実現
在宅勤務の実施により、従業員のワークライフバランスの実現を目指せます。通勤にかけていた時間は従業員の自由時間になるため、趣味や家族との交流などの時間を増やせるでしょう。体と心を休められるようになり、心身ともに健康な状態を保ちやすくなります。
5.環境に左右されない
在宅勤務は、新型コロナウイルスをはじめとする感染症の拡大や台風や地震などの災害時でも、通常通り働ける可能性が高いです。外出できないような状態になっても変わらず業務を遂行できるため、顧客や取引先からの信頼を得やすくなるでしょう。さらに、企業としての社会的な評価の向上も期待できます。
在宅勤務を成功させるための注意点
在宅勤務を導入し、成功に導くためにはどのような点に注意すればいいのでしょうか。
従業員が在宅勤務しやすい環境をつくる
在宅勤務を行う従業員に対して、仕事に集中できる環境を用意する必要があります。たとえば、操作性や作業効率が高いハイスペックパソコンを貸出する、インターネットの通信環境の整備に必要な費用を一部負担するなどの施策が有効です。また、スムーズなやり取りを可能にするために、クラウドサービスの活用も検討しましょう。
意識してコミュニケーションをとるようにする
在宅勤務では、オフィス内と比べて気軽なコミュニケーションがとりづらい傾向にあるため、情報共有はもちろん、定期的に従業員同士が交流できる機会を設ける必要があります。たとえば、定例会やオンライン飲み会、同期の交流会などを定期的に実施すると良いでしょう。
また、情報共有や積極的な声かけを行い、勤務中に空白の時間ができる従業員を放置しないための工夫も重要になります。
在宅勤務に便利なツールを用意する
在宅勤務では、Web会議や勤怠管理、情報共有などのツールの導入が必要です。ツールを活用して、在宅でも問題なく働ける環境づくりを目指しましょう。これらのツールには、さまざまな種類や機能があるため、自社にあったものを選ぶ必要があります。自社の課題をあらかじめ洗い出し、必要な機能を搭載しているものを選定しましょう。
在宅勤務導入を成功させるためのコツとは
在宅勤務を成功させるためには、企業だけでなく従業員の協力も欠かせません。ここでは、在宅勤務の導入を成功させるためのコツを解説します。
社内でルールを周知する
在宅勤務の導入前に、明確なルールを決めておかなければなりません。検討すべき点は、在宅勤務をさせる従業員の範囲や就業規則の改定、在宅時のコミュニケーションの取り方などの設定です。ルールが決まったら、社内にルールを周知徹底させます。
ただし、在宅勤務とオフィス勤務の従業員間で不和が生まれないよう、導入する目的について説明し、理解を得る必要があります。
従業員にヒアリングする
在宅勤務の実施にあたり、さまざまな準備が必要です。従業員の自宅の環境によって、準備が必要になる機材の種類も異なります。万全な労働環境を確保するためにも、従業員からどの機材が不足していて、どのようなツールが必要になるのかをあらかじめヒアリングしておきましょう。
セキュリティに関して従業員に教育を徹底する
近年、企業を狙ったサイバー攻撃や社内での内部不正などにより、個人情報や機密情報などの情報漏えいが多発しています。在宅勤務を実施すれば、セキュリティ面のリスクが高くなるため、より厳重なセキュリティ対策が求められます。在宅勤務を行う従業員の意識を高めるためには、セキュリティ研修が有効です。
まとめ
在宅勤務の導入により、企業はコスト削減や人材不足の解消、生産性の向上などのメリットが得られます。ただし、在宅勤務を効率良く実施するためには、労働環境の確保やツールなどの導入が欠かせません。
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