在宅勤務を導入したいと思っているものの、従業員の残業や労働時間の取り扱いに悩んでいる企業も多いのではないでしょうか。在宅勤務を導入する場合は、労働時間の管理ができないと重大なトラブルに発展しかねません。
今回は、在宅勤務中の残業代の発生条件や従業員の労働時間を把握する方法を紹介します。この記事を読めば、在宅勤務中の残業代の取り扱いについて詳しく解説していますので、在宅勤務の体制を整えるために、ぜひご活用ください。
目次
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在宅勤務中の労働・残業時間は正確に把握する必要がある
在宅勤務の場合、問題になるのは労働・残業時間を把握しなければいけないことです。労働時間の管理は労働者の健康状態を確保するため、原則、従業員を雇う全ての企業に義務付けられています。そのため、在宅勤務であっても、残業が発生した場合は残業代を支払わなければいけません。
特に重要なのが36協定です。36協定とは労働基準法36条のことで、この法律では週40時間以上、1日8時間を守ることが義務付けられています。この基準を超える残業をしなければならない場合は労働基準監督署に届け出なければ、法律違反となり懲役や罰金になるので注意が必要です。
従業員の労働・残業時間を計るには？
在宅勤務の場合、従業員の労働時間や残業時間を計るために工夫が必要です。この章では、どのようにして労働・残業時間を計れるのか、その方法を紹介します。
勤怠管理システムを導入する
勤怠管理システムの中には、オンライン上でタイムカードの打刻ができるシステムがあります。従業員に始業と退勤時刻を打刻してもらえば、勤怠状況をシステムで一括管理できるのでとても便利です。
給与システムと連携可能なものもあります。従業員が多い場合や勤怠管理業務にかかる時間を大幅に短縮したい場合は、給与システムと連携している製品を利用することでより効率的な管理ができます。また、長時間労働が習慣的になっている社員も簡単に把握できるので、勤務体制の改善にもつながるでしょう。
オンライン会議などで業務内容を把握する
在宅勤務の問題点として、業務内容が把握しにくいことが挙げられます。この問題を解消するためには、インターネットを活用してオンライン会議を行うのが効果的です。例えば、チームごとにオンラインで夕礼を行って管理する方法があります。
オンライン会議システムを使って従業員に業務内容や残業の有無を報告することで、上司がチームの業務状態を把握しやすくなります。ただし、会議を多人数で行うと時間がかかるため、チーム単位や部署単位など、効率的に会議ができる人数にしぼって行うと良いでしょう。
在宅勤務中の残業に係る従業員とのトラブルを防ぐ方法とは？
在宅勤務の残業を適切に管理できていないと、従業員とトラブルになる可能性があります。この章では、トラブルを予防する方法を解説します。
在宅勤務を導入する前に社員と運用ルールを共有する
在宅勤務は新しい業務形態で世代や経歴によって認識が異なるので、導入前に従業員と運用ルールを共有することが大切になります。できるだけ認識のズレを少なくすることが目的です。
オフラインで顔を合わせて仕事するよりも、コミュニケーションが不足しやすいです。そのため、実施する前にルールを固め、業務が円滑に行えるルール作りが大切になります。在宅勤務を導入する前にルールを予め社員と共有して、合意を得ておくようにしましょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのルール作りのポイント｜導入に必要な手順を解説」
在宅勤務中は必ず業務報告をしてもらう
在宅勤務中は従業員から業務内容の報告もらうことで、残業時間に関して客観的な証明手段になります。
また、業務内容の報告をする習慣がつけば、従業員間の情報共有にも役立つのがポイントです。上司が従業員の業務状況を把握できるので、仕事を振りやすくなるメリットもあります。
深夜や休日の労働を禁止する
在宅勤務の問題点として、仕事とプライベートの境界線が曖昧になってしまいやすい点があります。従業員によっては、暇さえあれば仕事をし続ける人が出てくるでしょう。こうなると、労働時間が曖昧になることで、必要のない残業が発生する可能性があります。
在宅勤務中の労働時間を明確にするために、時間外労働だけではなく、休日労働や深夜労働を禁止するのも1つの方法です。やり方はいろいろありますが、システムへのアクセス制限をかければ残業を事実上禁止できます。
残業を許可制にする
残業を許可制にすることで、残業時間の管理がしやすくなります。従業員は上司に残業の許可をもらう必要があるので、残業するハードルが上がります。こうすることで、残業時間が明確になるだけでなく、不要な残業を削減できるのがポイントです。
ただし、残業を許可制にしても、業務が回らないような場合は、別途対策が必要です。例えば、残業を21時までにするなどの制限を設ける方法もあります。
なお、新たに残業の許可制を導入する場合は、就業規則を変更したうえでその旨を従業員に周知することが必要です。
原則残業を禁止する
会社としてワークライフバランスの確立を目指すなら、在宅勤務中の残業を禁止するのも1つの方法です。例えば、就業時間外に会社の業務システムにアクセスできないようにすれば、こっそり残業する社員も出てこないでしょう。
事業外みなし労働時間制を利用する
事業外みなし労働時間制とは、事前に決められた時間は労働していたものとしてみなす制度のことです。この制度は従業員が社外などで業務を行い、事業主が従業員の労働時間を正確に把握することが難しい場合に導入ができます。
ただし、事業外みなし労働時間制を利用するためには、適用基準を満たす必要があります。適用基準はいくつかあるので、詳しく知りたい人は厚生労働省の手引きを参考にしてください。
残業が多い従業員にはフォローを入れる
在宅勤務は従業員の顔を見ることがないので、動向が把握しにくいです。この問題点を解決するためには、残業が増えている従業員に困っていないか聞いてみる配慮も大切です。
従業員によっては、会社と自宅の環境の違いで思うようにテレワークが進まず、残業が増えている場合もあります。この場合は残業を禁止したり、制限したりしても問題は解決しないので、従業員の声を取り入れて解決策を探らなければいけません。
在宅勤務を導入した場合の会社側のデメリットとは？
在宅勤務は新しい働き方ということもあり、導入時には会社側がデメリットを感じることもあります。この章で在宅勤務のデメリットを知り、適切な対処方法の検討に役立ててください。
コミュニケーションが不足しやすい
在宅勤務は、通常の勤務と比べると人とのコミュニケーションがとりにくいです。コミュニケーションが不足すると、仕事の優先順位があやふやになったり、意図が正確に伝わらなかったりするので注意が必要です。デメリットを解消するためにはコミュニケーションツールなどを活用して、お互いの状況や業務の進捗などの情報共有を意識的に行うなどの対策を考える必要があるでしょう。
たとえば、チャットツールなら、気軽な会話からメンバーのスケジュール共有、ドキュメント管理までできる「LINE WORKS with KDDI」がおすすめです。
勤怠管理が難しい
離れた場所にいる従業員の勤怠管理を行うためには、電話やメール、チャットなどを活用する必要があるでしょう。従業員に就業時間や休憩時間など正確に伝えてもらうよう指導すれば、在宅勤務中も滞りなく勤怠管理できます。
しかし、勤怠管理のためだけに連絡するのは手間がかかり非効率です。効率良く勤怠管理を行いたいなら、オンライン勤務でも勤怠状況が把握できる勤怠管理システムの利用を検討しましょう。従業員も勤怠報告がしやすく、管理する側の手間も少なくなるのでおすすめです。
仕事の評価方法の変更が必要
在宅勤務は、従業員の労働状況が目に見えないため、既存の評価方法をそのまま使うのが難しい場合があります。業務プロセスを評価する制度が多く、プロセスが把握しにくい在宅勤務では不向きなためです。
組織の状況によって最適な評価方法は異なりますが、成果主義の導入など、在宅勤務でも適切に評価できる体制作りができると理想的です。
在宅勤務を導入した場合の会社側のメリットとは？
続いて、在宅勤務を導入した場合に考えられる会社側のメリットを説明します。
優秀な人材を確保できる
在宅勤務は、近年注目されており、ワークライフバランスを重視する企業として評価される項目の1つです。魅力的な企業だと社会的に認知されれば優秀な人材が注目し、興味を持ってもらえる可能性が高いので人材確保の成果につながるでしょう。
社員の定着率が高くなる
在宅勤務を導入すれば、従業員は柔軟な働き方ができます。出産・子育て、介護などをしながら無理なく働ける環境も整うでしょう。労働環境が整っていると、従業員の働きやすさが向上し、定着率が高くなることが予想されます。
通勤費用などのコストを削減できる
在宅勤務を導入して出社人数を減らせば、従業員の通勤費用や出張費用を抑えられます。また、デスクやオフィスに必要なスペースも少なくなるので、賃貸代の削減にもつながるでしょう。
ただし、在宅勤務で従業員が負担する光熱費や通信費は、仕事に必要な経費と言えます。そのため、会社が従業員に対して在宅勤務手当を支給するケースも増えています。在宅勤務制度を導入すれば、会社として新たに負担するコストは出てきますが、トータルコストの削減は可能な場合が多いです。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク費用はどこまで企業負担？負担すべき費用や支給のポイントなどわかりやすく解説」
業務効率の改善につながる
オフィス勤務の場合、従業員は自分の業務の他にも来客対応や電話対応、会議などをこなす必要があります。作業途中であっても、中断しなければいけないケースもしばしばあるでしょう。しかし、在宅勤務であれば、このような中断が発生することはほとんどありません。
また、在宅勤務は通勤時間や会議室などへの移動の時間もかからないため、業務効率の改善にもつながると言われています。
災害時でも事業を継続できる
災害時における労働環境を整えるBCP対策が注目されていますが、在宅勤務はBCP対策としても効果的です。大雪や地震、津波など予期できない災害が発生した場合、従業員は出社するのが難しくなります。しかし、自宅であれば業務ができるケースもあるので、在宅勤務制度の導入によってBCP対策ができるというわけです。
BCP対策の重要性は高まっており、対策できていないと顧客流出や企業の信頼を損なう可能性もあるのでこの機会に在宅勤務制度の導入を決めるのも良いでしょう。
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まとめ
在宅勤務で問題になりやすい残業管理の問題について、管理方法、トラブルの防止方法、導入のメリット、デメリットについて解説しました。在宅勤務は新しい働き方のため、最初に制度をしっかりと整えておく必要があります。効率的かつ正確な管理のためには、勤怠管理システムの導入が欠かせません。
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