新型コロナウイルスの感染拡大や働き方改革の推進により、リモートワークを導入する企業も増えてきました。リモートワークを導入するためには、さまざまなポイントを押さえたうえで準備を進めることが大切です。この記事では、リモートワークのメリットや注意点とともに、導入する際のポイントを解説します。リモートワークの導入を考えている企業は、ぜひ参考にしてください。
目次
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多くの企業が導入しているリモートワークとは？
リモートワークとは、そもそもどのようなものなのでしょうか。ここでは、リモートワークの意味や他の働き方との違いを解説します。
リモートワークの意味
リモートワークを直訳すると「遠隔業務」という意味であり、会社のオフィスから離れた場所で働くことです。就業場所を問わず、自由に働くスタイルをリモートワークとよんでいます。従業員にとって働き方の幅が広がるため、リモートワークの導入を進める企業も多くなっています。
在宅勤務やテレワークとの違い
リモートワークと混同されやすい言葉として、在宅勤務やテレワークなどがあります。在宅勤務とは、自宅で業務を進めることです。働く場所が自宅に限定されている点がリモートワークとの大きな違いとなっています。
一方、テレワークとは、情報通信技術（ICT）を活用して時間や場所を問わず働くスタイルを表しています。場所に制限がないリモートワークの概念に対し、さらに時間の要素が加えられている点が特徴的です。
リモートワークを実施する企業の状況
近年、リモートワークを導入する企業は、少しずつ増えてきました。加えて、新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、リモートワークを実施する企業が大幅に増えています。従業員数が多い企業ほどリモートワークや在宅勤務を実施する傾向が強いです。ただし、業種によっても、導入率には大きな差がみられます。
企業がリモートワークを導入するメリット
企業にとって、リモートワークの導入にはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、リモートワークのメリットを具体的に解説します。
非常事態の発生時も事業を継続できる
感染症が蔓延したり自然災害が発生したりした場合、従業員がオフィスへ出社できなくなる可能性があります。道路の封鎖や交通機関の停止が実施される場合があるためです。また、外出規制が行われるケースもあります。
しかし、リモートワークを推進している企業なら、たとえ従業員が出勤できなくても業務を滞りなく進められます。業種によっては一部が滞る恐れもありますが、すべての業務が完全に停止する事態は避けられるでしょう。
優秀な人材を確保しやすくなる
リモートワークを導入すれば、従業員が出社しなくても働けます。そのため、採用の際も地域を問わず募集をかけられ、求人対象の幅を広げられます。また、家庭の事情により引っ越すことになった従業員がいても、通勤できないためにやむを得ず退職に至る可能性を低くすることが可能です。
働きやすい環境を提供できる
リモートワークを認めると社員はオフィスにとどまる必要がなくなるため、プライベートとの両立もしやすくなります。勤務時間も柔軟に決めやすくなるので、家事との両立がしやすくなるでしょう。子育てや介護をしている人も、働きながらそれぞれに対応できるようになります。
時間を有効活用できる
オフィスに出社しなくて済むようになれば、通勤のための移動時間や待ち時間をなくせます。無駄な時間がなくなるので、時間を有効活用できるようになります。個人の生産性が向上すると全体の生産性も向上するため、自社の売上や利益を高める効果も期待できるでしょう。
リモートワークが向いている企業・向いていない企業
リモートワークはどのような企業に向いているのでしょうか。ここでは、リモートワークが向いている企業と向いていない企業の特徴を解説します。
向いている企業
出勤したり移動したりしなくても従来どおりに業務を進められる企業では、リモートワークが可能です。また、現物ではなくデータで成果物を提出できる場合も、リモートワークを導入できます。具体的には、システムエンジニアやクリエイティブ系の仕事をはじめとし、営業職やバックオフィス業務がリモートワークに向いています。
向いていない企業
リモートワークに向いていない企業でも、すべての職種に対してリモートワークを導入できないとは限りません。たとえば、デザイナー職やマーケティング職など一部の職種であれば、リモートワークを推進できる可能性があります。そのような前提のもとで、リモートワークを全社的に進めにくいと考えられる企業をあげると、生産業、製造業、接客・販売業、医療・福祉業などが当てはまります。
これらの業界では、一部の職種や業務範囲に限定してリモートワークを導入すれば、緊急時のリスクヘッジにつなげられるでしょう。
企業がリモートワークを導入する際の課題
企業がリモートワークを導入するときには、どのような課題があるのでしょうか。ここでは、リモートワークを導入する際に注意したい課題について解説します。
セキュリティを強化する
リモートワークを導入すると、社外でも重要な個人情報や機密情報を扱う必要性が出てきます。インターネットを介してやり取りする場合、情報漏洩の危険性も増すため注意が必要です。リモートワークの導入に際して、改めてセキュリティ対策を見直しましょう。
労働時間を正確に管理する
企業は、従業員の出退勤の時間を正確に把握する必要があります。リモートワークにより離れた場所で働く従業員がいる場合は、労働時間をどのように確認するか決めなければなりません。たとえば、従業員が業務を開始したり終了したりする際に連絡を入れさせる方法もあります。また、専用のシステムを導入して管理することもひとつの方法です。
企業文化を維持しながらリモートワークに取り組む方法
リモートワークを導入すると、一人ひとりが業務に集中できる反面、従業員同士の物理的な接触が減ってしまいます。そのため、仲間意識や企業文化にも悪影響が及ぶ可能性もないとはいえません。ここでは、そのような点に配慮しながらリモートワークに取り組む方法を解説します。
信頼関係を大切にする
リモートワークを始めると、オフィスにいるときほど密なコミュニケーションは取れなくなります。そのため、リモートワークの導入後は対面時よりも意識して、雑談などちょっとしたやり取りも大切にする必要があります。信頼関係を維持して、スムーズに業務を進められるようにしましょう。
こまめに情報共有する
リモートワークではコミュニケーションが希薄になりやすい分、業務に必要な情報共有も滞りやすいです。円滑に業務を進めるためにも、意識的に知識やノウハウを共有していきましょう。
リモートワークの導入後も企業として成果を出し続けるには？
リモートワークの導入に伴い、同じ成果を出し続けられるか不安に感じている企業もあるでしょう。ここでは、リモートワークの導入後に心がけるべきことを解説します。
適切な業務量を割り振る
リモートワークの運用に無理があると、従業員の心身の疲労やストレスにつながる可能性もあります。仕事量のバランスを考慮し、適切な割り振りを実現できるようにすることが大切です。そのためには、普段の仕事量についてもきちんと把握する必要があります。
ITツールを有効活用する
リモートワークに役立つツールは、さまざまな企業から多数提供されています。ツールによって特徴が異なるため、自社の従業員のITスキルに適したものを選びましょう。また、自社の課題も考慮したうえで、解決のために効果的なツールを選ぶようにしてください。
連絡手段を使いわける
リモートワークでは近くに同僚がいないため、お互いの業務量やスケジュールも分かりにくいです。そのため、仕事の依頼や相談もしにくい環境になりがちです。目的にあわせた連絡手段を取り入れ、こまめなコミュニケーションを図って状況を伝えあえるようにしましょう。
たとえば、Web会議なら、映像や音声で詳細なすり合わせが可能です。また、テキストチャットでは、手間をかけず短時間で情報共有や気軽なコミュニケーションができます。
企業がリモートワークを導入する際に役立つツール
リモートワークを導入する際は、具体的にどのようなツールを選べばいいのでしょうか。ここでは、リモートワークに役立つツールを解説します。
チャットツール
テキストを入力し、会話形式でコミュニケーションを取れるツールです。実際に会話しているような雰囲気で、気軽にやり取りできます。1対1ではなく、チームでの会話も可能です。
チャットツールは、気軽な会話から、メンバーのスケジュール共有、ドキュメント管理までできる「LINE WORKS with KDDI」がおすすめです。
Web会議
映像により参加者の顔を映し出し、音声でやり取りするためのツールです。実際に会っている状況と同じようにコミュニケーションを図れます。リモートワークで会議や面談などを行う際は、必須のツールです。具体的なWeb会議ツールとしては、「Microsoft Teams(Microsoft 365)」「Cisco Webex with KDDI」「Google Meet(G Suite)」などがあります。
★「G Suite」は「Google Workspace」にリブランドされました。
グループウェア
組織やチームで、スケジュールや資料などを共有するためのツールです。離れて業務を進めるなかでも、グループウェアがあれば連携しながらスムーズに業務を進めやすくなります。
具体的なグループウェア・情報共有ツールとしてはクラウド型の「G Suite(TM)」や「Microsoft 365 with KDDI」などがあります。
ファイル共有
業務で使用するデータをまとめて管理し、組織やチームで共有するためのツールです。わざわざメールに添付しなくてもデータを共有できるので、業務効率化にも役立ちます。
タスク管理
業務の工数や進捗状況に関する情報を集約して管理するためのツールです。従業員同士が離れて働いていても、タスク管理ツールがあればお互いの状況を把握しやすくなります。
仮想オフィス（バーチャルオフィス）
離席に関する情報やチャット機能などがついているツールです。オフィスで働いているときと同じように同僚の様子を確認できるので、業務の効率化につなげられます。
まとめ
リモートワークを導入すれば、従業員にとって働きやすい環境を提供できます。企業にとってもリスクヘッジになる可能性があり、生産性の向上も期待できます。
KDDI まとめてオフィスでは、コミュニケーション手段や労務管理などリモートワークに必要なツールをまとめて提供可能です。KDDIの高品質で安全性の高いサービスをそのまま提供しているため、新しくリモートワークを導入する企業におすすめです。リモートワークの導入を成功させるために、ぜひ活用してみてください。
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