テレワーク対応？クラウド化？「Microsoft 365 with KDDI」導入に踏み切る理由ときっかけは？
日々の資料作成や数値分析など、業務を行う上で多くの方が身近な存在として触れてきたMicrosoft Office製品。
現在は、Officeアプリケーションのみならず、オンラインストレージやコミュニケーションツールなどをまとめたクラウドパッケージソリューション「Microsoft 365」が多くの企業によって導入されています。
本記事では「Microsoft 365」を企業が導入するきっかけに触れていきます。あらゆる機能、役割を持った「Microsoft 365」を各社どんなきっかけで導入し、どのように活用しているのでしょうか。
目次
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【事例①】メールに埋もれる重要事項。チャット活用で社内コミュニケーション向上を実現
ほとんどの企業で、社内での情報共有や業務上のやりとりにメールを使用します。関係者の多い業務ではCCに複数の宛先を含めなければならないことも珍しくなく、自分にはあまり関係のない業務の内容についてもメールを受信してしまうことが。そうすると、本当に急いで確認しなければならない連絡を見逃してしまう危険性が生まれます。
また、迅速な対応が必要なシーンにおいても、メールのやりとりでは時間がかかってしまったり、うまく意思疎通が図れずスピード感を持って仕事ができないなどの弊害もあります。
そういった課題を抱えていたA社は「Microsoft 365」を導入することでその問題を解決。チャットツールとしてMicrosoft Teamsを活用することで、メールよりもスムーズにやりとりを進められるようになりました。
プロジェクトや業務ごとにグループを作ることで、関係者のみが必要な連絡を必要な分確認できるような体制構築に成功。また、チャットツールであれば気軽に情報交換・共有などができるため、返信までの時間も短縮でき、認識の齟齬も発生しにくくなりました。
【事例②】無駄なコストと煩雑さを削減！複数存在した社内の業務プラットフォーム一元化を実施
日常業務を行う上で複数のサービスを活用している企業は数多くあります。資料作成、メール、ファイルストレージ、Web会議ツールなど、業務が多岐に渡れば渡るほど使用するツールやサービスも多いことでしょう。
そういったときに生まれる弊害が、複数社との契約を結んだことによる機能の重複や契約管理の煩雑さです。
B社では社内で活用していた業務ツールの洗い出しを行い、必要な機能やその利便性などを検討。結果、すべてを網羅した「Microsoft 365」を導入することで課題を解決しました。
資料作成は「Officeアプリ」、クラウドストレージは「OneDrive」、Web会議は「Microsoft Teams」などを活用することで、従来と変わらない業務効率を実現し、かつ管理コストは最小限まで抑えることに成功しています。
【事例③】クラウドで負荷軽減！オンプレミスサーバーの移行によるセキュリティ性向上
セキュリティや堅牢性などの観点から自社サーバーでデータや情報を管理する企業では、クラウドサービスへの不安が拭いきれないことがあるかと思います。実は、「Microsoft 365」の堅牢性は自社（オンプレミス）サーバーでの管理よりもずっと高いものとされています。
C社は長年自社サーバーでのデータ管理を続けていました。近年のサイバー攻撃に対応するべくシステム管理のメンバーを増員しながら堅牢性を担保していたものの、今後より脅威が増すとされるセキュリティリスクを懸念し改善策を検討。「Microsoft 365」を導入したところ、堅牢性を維持しつつ、管理メンバーの作業時間が大幅に減少、業務負荷の軽減に成功しました。
また、クラウドストレージ「OneDrive」の活用により、日々やりとりされる膨大なデータ管理も容易に。ソフトウェアやインフラなどの構築費、運用費、人件費などを鑑みると大幅なコスト削減につながったといえます。
【事例④】紙の資料共有廃止によるペーパーレス化の実現
会議資料、契約書、見積書などの書類を社内でファイル管理している際に困るのが、資料の発見に時間がかかることや紛失・盗難など不慮の事故などを未然に防げない点。近年、ペーパーレス化は叫ばれているものの、どのように実現すれば良いのか道のりが不明瞭というケースは多いでしょう。
同様の課題に悩まされていたD社では「Microsoft 365」の導入によりそれを解決しました。これまで書面で管理していた資料はすべて「SharePoint」によって管理。「SharePoint Online」で書面を管理することで、社外にいる際でも書類の閲覧が可能になり、業務効率が大幅に向上しました。
これまでは打ち合わせや外回りなどで外出している際に資料を確認しなければならない場合は、一度オフィスに戻ったり、内勤の社員に連携を取って資料を確認するなどの工夫が必要でした。
クラウド上で資料を閲覧できるようになったことで、時間的にも精神的にもコストを削減できているのです。
【事例⑤】貸与やバージョン管理が楽に。Officeライセンスの管理負荷を軽減
企業規模が拡大するにつれて負担となるのが、社用端末に搭載しているソフトウェアのライセンス管理。端末の入れ替えが発生する度にソフトウェアをゼロからインストールして貸与したり、バージョン管理を行わなければならず管理コストを割いている企業を多く見受けます。
もともとパッケージ版のOfficeを導入していたE社では、パッケージ版を廃止し、代わりに「Microsoft 365」の導入を開始。これまで、入社した社員にはOfficeをインストールした社用PCを貸与していましたが、OfficeがインストールされていないPCを貸与し、「Microsoft 365」ポータル画面より業務に必要なツールをダウンロードするフローに変更しました。
また、「Microsoft 365」を導入したことで全社員分の使用ツールを常に最新版で管理することも可能に。バージョン管理を行う必要がなくなったのはもちろん、バージョンによって異なる不具合やバグなどへの対応もスムーズに対応できるようになりました。
【事例⑥】テレワーク導入の足がかりに
新型コロナウイルスの感染拡大により、テレワーク制度開始に踏み切った多くの日本企業。F社もそのひとつでした。今までは行なっていたすべての業務を在宅でも変わらずに続けるための取り組みとしてF社が実施したのが「Microsoft 365」の導入でした。
自社サーバーで管理してたデータはクラウドストレージの「OneDrive」に移行、打ち合わせや会議などはWeb会議ツール「Microsoft Teams」にて開催するように。始めこそ戸惑っていた社員も、日を追うにつれてリモートワークでの業務推進に慣れ、今では円滑に仕事を進められるようになりました。
セキュリティ性の高い「Microsoft 365」の活用によって、サーバー管理のコストも軽減。また、「Microsoft 365」ならインターネットに障害が発生した場合にも一定期間データのバックアップを行えるため、メールや資料などの閲覧ができます。これは、災害時やもしものときの安心にもつながり、BCP対策としても有効といえます。
「Microsoft 365」でスムーズな業務推進を実現しませんか？
クラウドサービスと聞くと、どこか得体のしれない不安を抱いてしまう方は多いことでしょう。しかし、今やクラウドサービスは実用面、セキュリティ面、コスト面などを複合的に鑑みると利便性の高いサービスです。
特にテレワークが採用されつつある今、「Microsoft 365」の活用幅は非常に大きく、導入によって円滑な業務推進を実現できるはず。詳しい活用シーンや導入後のイメージなどを膨らませながらご検討いただければと思います。
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