働き方改革や感染症対策として、リモートワークの導入を検討しているという企業も多いでしょう。この記事では、自社でもリモートワーク導入が可能か悩んでいる人に向けて、リモートワークとは何なのか、メリットやデメリット、リモートワーク導入に必要なものなどを解説します。リモートワーク導入による変化についても解説しますので、ぜひ参考にしてください。
目次
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リモートワークとは？普及した背景や普及率は？
そもそもリモートワークとはどのような働き方なのでしょうか。普及した理由や普及率などとあわせて解説します。
リモートワークとテレワークや在宅勤務との違い
リモートワークとテレワークは、ほぼ同じ意味として使われている言葉です。在宅勤務が自宅での勤務を指す一方、リモートワークやテレワークなどは自宅で働かなくてはいけないと決まっているわけではなく、働く場所を自由に選べます。
リモートワークが普及した背景とは？
リモートワークが普及した背景には、政府による働き方改革の推進があります。多様な働き方を導入する流れが加速化しており、その中でリモートワークも普及しています。また、コロナ禍によって出社しない働き方が推進されていることも理由の1つです。
リモートワークの普及率
リモートワーク(テレワーク)の普及率は平均すると70～80％程度(※)となっており、規模の大きい企業のほうが普及率は高い傾向にあります。
※出典：PR TIMES
リモートワークの働き方・種類
リモートワークには大きく分けて3つの種類があります。以下では、それぞれの働き方について解説します。
在宅勤務で働く
在宅勤務とは、その名のとおり自宅で業務を行う働き方です。インターネットを活用して、自宅から社内のデータにアクセスして働きます。勤務スタイルの1つとして知られており、企業に雇用されていることが前提となります。
モバイルワークで働く
モバイルワークとは、パソコン(PC)やタブレットなどのデバイスを使って場所を限定せずに働くスタイルです。社内データにアクセスできる環境は必要になりますが、インターネットさえつながれば時間や場所などを問わずに仕事ができます。
サテライトオフィスで働く
サテライトオフィスとは、本社などから離れた場所に設置したオフィスで働くスタイルです。ベッドタウンの近くなどの通勤しやすい場所に設置されることがポイントで、設備などが用意されているため本社と同様の環境で業務にあたれます。
リモートワークを導入するメリット
リモートワークの導入によって、どのようなメリットが得られるのでしょうか。ここでは、リモートワーク導入のメリットを解説します。
生産性の向上
通勤時間や通勤にかかる労力が削減され、時間的・精神的余裕が生まれます。また、自分の好きな環境の中で仕事ができる、電話応対や顧客対応などが少なくなるため集中しやすいなどの理由から、生産性の向上が見込めます。
優秀な人材の確保
リモートワークの導入で、通勤しにくい場所に住んでいる人や県外の人材でも採用しやすくなります。また、柔軟な働き方を認めることにより多様な人材が集まりやすくなり、優秀な人材の確保にも効果的です。
従業員のストレス軽減
前述したように通勤の必要がなくなるため、通勤時のストレスがなくなります。また、通勤時間が削減されることで、時間の有効活用につながり、プライベートが充実するなど従業員のストレス軽減に役立ちます。
緊急時の対応
リモートワークなら出社せずとも業務が行えるため、緊急時でも問題なく事業を継続できます。例えば、台風や地震などの自然災害、感染症の拡大による外出制限などの際でも自宅などで仕事ができ、事業の継続性が確保できます。
リモートワークを導入する際の課題
リモートワークの導入には課題もあります。自宅やオフィス外で業務を行うため、情報漏えいなどに備えてセキュリティ対策を行う必要があります。また、テレワークを実施するためにインターネット回線やテレビ会議などのシステムを導入するなど、環境づくりも重要です。人事評価などの社内制度の見直しも必要です。
リモートワークの導入に必要なこと
リモートワークを導入する際に必要なポイントは2つです。以下では、導入に必要なポイントについて解説します。
リモートワークを導入するための仕組み・ルール作り
はじめに、労務管理の仕組みを作りましょう。また、労働時間や打刻時のルール、休憩時間や人事評価などの、リモートワークに関するガイドラインの作成も欠かせません。リモートワークの研修を行うなど、従業員に仕組みを浸透させることも大切です。
リモートワークを実施するための環境づくり
リモートワークを実施するには、インターネット回線やPC、Webカメラやイヤホンといった周辺機器が必要です。リモートワークに必要なWeb会議システムやファイル共有ツールなど必要なツールを導入します。
リモートワークに役立つツール
リモートワークの際に役立つツールはさまざまです。以下では、リモートワークの際にあると便利なツールを4つ紹介します。
コミュニケーションツール
Web会議システムやチャットツール、グループウェアなどのコミュニケーションが気軽に取れるツールを導入しましょう。チャットなら手軽ですし、Web会議システムなら顔をみながらコミュニケーションが取れます。リモートワークだと雑談などが少なくなるため、雑談できる場所や時間を設けると効果的です。
チャットツールなら、ビジネス版のLINEである「LINE WORKS with KDDI」がおすすめです。グループウェアであればクラウド型の「Google Workspace」や「Microsoft 365 with KDDI」などがあります。Web会議システムなら「Microsoft Teams(Microsoft 365 with KDDI)」や「Cisco Webex with KDDI」などがよいでしょう。
ファイル共有システム
ファイル共有システムとは、業務で利用するファイルを簡単に共有できるシステムです。ファイル共有システムを利用すれば、オフィス以外からでもすぐにファイルをみられるため、リモートワークの際にも便利です。
タスク管理システム
タスク管理システムとは、プロジェクトの進捗状況やスケジュール管理などが行えるツールです。リモートワークでは、社員のタスクや仕事の進捗状況がわかりにくいため、タスク管理システムを活用し可視化するとよいでしょう。
バーチャルオフィス
バーチャルオフィスとは、オンライン上に仮想的なオフィスを構築するシステムです。常に接続されていることが特徴で、誰が何をしているのか把握しやすくなっています。そのため、コミュニケーションが取りやすくなります。
リモートワークの導入事例
リモートワークはすでに多くの企業で導入が進められています。ここでは、リモートワークの導入事例を3つ紹介します。
日産自動車の事例
在宅勤務する社員をリアルタイムで映し出し、本人が状況ごとに表示を切り替えることでコミュニケーションが取りやすくなっています。これにより、在宅勤務利用者の計97％が「生産性が向上した」もしくは「変わらない」と回答しています。
サイボウズの事例
2010年8月から在宅勤務を試験導入し、従業員の意見を反映しながらアップデートを続けています。2018年4月からは「働き方宣言制度」を導入して、従業員それぞれが希望する働き方を宣言し、自由で自分らしく働ける環境を構築しています。
資生堂の事例
工場生産や美容部員を除く国内の全社員を対象にして、在宅勤務を導入しています。オンライン会議用として画面上の顔にメイクを施せる「自動メークアプリ」を導入しており、Web会議などに参加するハードルを下げています。
リモートワークの導入で企業が求められる変化
リモートワークの導入で、企業はどのような変化が求められるのでしょうか。ここでは、企業に求められている変化について解説します。
コミュニケーション方法の見直し
リモートワークの普及によって、コミュニケーションの重要性があらためて考えられるようになりました。リモートワークでは従来のように対面でのやり取りや何気ない雑談などが行えません。そのため、円滑にコミュニケーションを取る方法として、ITを活用したコミュニケーションツールなどの進化が期待できます。
柔軟な働き方の推進
リモートワークは、従来のようにオフィスにこだわらずに自分にあった場所で業務にあたる働き方です。従業員の事情やライフスタイルにあわせた自由で多様な働き方を導入するためには、柔軟なワークスタイルの推進を進めなければいけません。例えば、働く場所や時間などにとらわれることなく、さまざまな働き方に対応できる環境づくりが求められます。
IT研修の実施
リモートワークで生産性を向上させるには、ITスキルを獲得したり向上させたりする必要があります。リモートワークを円滑に進めるには、Web会議システムやコミュニケーションツールなどの各種ツールを使いこなす必要がありますし、スキルで評価される場面も多いです。そのため、社員のレベルや知識にあわせた適切な社員研修の実施が求められます。
採用活動の方法や雇用形態の見直し
リモートワークを前提とした採用活動方法の模索や雇用形態の見直しなどが求められます。従来のように終身雇用を前提として育成・配置換えなどを行うメンバーシップ型では、変化するワークスタイルに対応できません。そのため、自社に必要な能力を有する人材を雇用し適切な人材配置をするジョブ型雇用などへの見直しが必要です。
業務のデジタル化
リモートワークにも対応できるように、デジタル化は欠かせません。タスク管理ツールや労務管理システムなどの職場内のデジタル化だけでなく、営業活動といった外向きのデジタル化も求められます。例えば、顧客とのコミュニケーションを取るためのWeb会議システムやチャットボットの導入などが挙げられます。
まとめ
リモートワークとは、オフィス以外の場所で業務を行う働き方です。生産性の向上や優秀な人材の確保、緊急時への対策になるといったメリットがあります。
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※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
