働き方改革や新型コロナウイルスの影響などで、テレワークが推進され、導入する企業も増加傾向です。テレワークとは「離れた場所で働く」という意味で、大きく分けて「在宅勤務」「モバイルワーク」「サテライトオフィス勤務」の3種類があります。
テレワークの問題点の1つは「在宅勤務ではやる気がでない従業員がいる」ことではないでしょうか。本記事では、なぜやる気が出ないかを分析し、生産性を上げる方法を解説します。社内でのテレワーク推進・活用に役立ててください。
目次
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従業員が在宅勤務でやる気がでない理由とは？
従業員は在宅勤務中に、さまざまな理由でやる気が出なくなったり、仕事モードに切り替わらなくなったりします。環境や精神面が理由にあげられますが、具体的には、「無意識のリラックス」「生活音や話し声 」「孤立感・疎外感」などです。ここでは、やる気がでない理由について具体例をあげながら解説します。
仕事専用の作業空間がない
企業は、従業員が集中して仕事をするために、各従業員に専用のロッカーやデスク、チェアーなどを用意し使用させています。従業員が、仕事に集中できるような空間を整えることは、企業の責務でもあります。しかし、在宅勤務は自宅で仕事をするため、仕事に集中する設備や環境、空間が整っていないケースが多くあるのが実情です。環境が整っていないと、効率よく仕事に打ち込めないというのは、当然のことではないでしょうか。効率が悪くなると疲れが溜まりやすく、結果として仕事が思ったように進まなくなり、次第にやる気が落ちてしまうという現象が出るのは否めません。
通信環境やデバイスの性能の悪さ
職場では、会社が費用をかけて、従業員が仕事を円滑に進めるのに適した環境を整えています。通信環境を良くし、高性能なデバイスを貸与することで、作業効率が飛躍的に上がるからです。在宅勤務では、従業員個人が契約している通信環境や所有しているデバイスを使うケースも見られます。
従業員宅の通信環境が悪くて、使用しているデバイスが職場のものよりも劣っているなら、やる気が出ない原因となるかもしれません。在宅勤務での通信環境やデバイスに問題があれば、早急に改善する必要があります。
LTE対応パソコンを使い通信環境を良くすることで、「パソコンがスマートフォンのように手軽に使えたら便利だろうな」という思いを実現できます。従業員の通信環境の改善やデバイスの性能アップを目指したい人は、LTE対応パソコンがおすすめです。
コミュニケーション不足
従業員が、在宅勤務でやる気がでない原因の1つにコミュニケーション不足が挙げられます。職場では、顔を合わせて会話するだけでなく、連帯感や一体感などもあるため、コミュニケーション不足を感じる従業員は少ないのではないでしょうか。在宅勤務では、職場内のようなコミュニケーションを取ることが難しくなります。勤務時間中、誰とも会話することなくデバイスと向かい合っているだけでは、孤立した感覚になる可能性があります。
従業員が孤立感を抱くことは、精神衛生的にも良くありません。在宅勤務では、従業員の孤立感を解消することも上司の役目となります。テレワークでのコミュニケーションのとり方を解説している記事がありますので参考にしてください。
→こちらも併せて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
集中力の低下
仕事に対する集中力が低下すると、やる気がでなくなることは、どのような環境で仕事をしていても同じです。しかし職場であれば、上司からの励ましやライバルへの対抗心などから、集中力を回復させることができます。
在宅勤務で集中力が低下する原因となるのは、生活音や雑音のほかに、仕事とプライベートの境界線が曖昧になっていることもあげられます。育児をしながらでなければ仕事ができない環境の従業員がいるかもしれません。また、不規則で自堕落な生活となった結果、集中力を維持できなくなる従業員もいるでしょう。自宅が仕事に適した環境でなければ、集中力が低下し、やる気がでない結果となる可能性が高まります。
在宅勤務で従業員のやる気を引き出す方法
在宅勤務であっても、従業員のやる気を引き出す方法はあります。報奨制度の導入など会社をあげて取り組む方法を模索するのも良いかもしれませんが、まずは、やる気が出ない従業員の意識と行動を変える必要があるのではないでしょうか。従業員自身で簡単に実践できる方法を解説します。
規則正しい生活を送る
在宅勤務で、従業員のやる気を引き出すにも、心身が健康でなければなりません。心身の健康は規則正しい生活が基礎となります。規則正しい生活の始まりは、起床時間と就寝時間の固定化を進めることです。従業員には、出社していたときよりも良質な睡眠をとるように指導し、その前提として起床と就寝時間の固定化の重要性を認識させるとよいでしょう。
在宅勤務で、外出することが少なくなると生活のリズムも自然と乱れがちになります。人は、生まれながらにサーカディアンリズムという体内時計を持っています。日光を浴びないことで、このリズムが乱れがちになるため、朝日を浴びるように導くと良いでしょう。朝日を浴びるとサーカディアンリズムが整う効果と自然と就寝時間が固定される効果が期待できます。
朝起きたら着替えをする
在宅勤務では、外に出る予定がなく、上司や同僚に服装を見られるわけでもないので、ついつい部屋着で仕事をする傾向になりがちです。これでは、けじめがつかないので、気持ちも服装もダラダラして、仕事のやる気も損なわれます。出勤時にスーツを着るだけで、気が引き締まるという人は少なくありません。朝起きたら着替える習慣を指導し、実践させるだけで仕事のやる気を引き出す効果が期待できます。
普段から化粧をしている人については、在宅勤務であっても化粧をすることで、仕事スイッチに切り替わる手段となる人もいます。このように、従業員と話し合う中で仕事へのスイッチとなることを見つけてあげて、ルーチン化するように導けばよいのです。やる気を引き出すコツは、職場に出勤する心構えを家で実践させることにあるのではないでしょうか。
意識的に休憩を取る
在宅勤務で、ダラダラしてしまって、仕事へのやる気が失われている従業員もいれば、休憩を取らずに仕事をし続け、残業をし続けてしまう従業員もいます。休憩を取らずに仕事を続けていると、いつのまにか疲れが溜まり、結果として仕事のやる気を失うことにつながるかもしれません。このような事例も少なくないのです。
在宅勤務の従業員には、スケジュールを決めるように指導するとよいでしょう。スケジュールの中には、始業時間と終業時間を明確にすることはもちろん、必ず休憩時間を組み込むことをルールに入れてください。休憩時間を意識的に取らせることで仕事のメリハリがついて、オンオフの切り替えもスムーズになります。また、休憩時間には、手軽にできる体操やストレッチを入れることも促しておくと作業効率のアップにつながります。
従業員が在宅勤務で成果を出すために重要なこと
在宅勤務の従業員がやる気を出し、高いパフォーマンスを発揮するためには、仕事に適した環境を整えることが重要です。具体的には、快適な作業環境の確保や生産性の高いデバイス・周辺機器の貸与、積極的にコミュニケーションをとれる環境があげられます。
快適な作業環境を確保する
在宅勤務の従業員が快適に仕事をできる環境を確保するためには、会社側が職場で使用させている専用の机や椅子などと、同レベル以上のものを用意してあげることです。スペックの高い机や椅子であれば、身体的な負担も軽減され、従業員のモチベーションアップにもつながります。可能であれば、仕事専用の部屋を設けたり、従業員専用の空間を作る手助けやアドバイスをしたりするのも効果的です。
インターネット環境に不満を抱いている従業員に対しては、会社側が高速回線を用意してあげると不満の解消になります。インターネットが繋がらなかったり、繋がっても遅かったりすれば、仕事のストレスとなりますので、対応が早ければ早いほど、従業員のパフォーマンスアップがアップするでしょう。
作業グッズは生産性の高いものを使用する
在宅勤務では、パソコンなどのデバイスも、職場で使用しているもの以上に効率よく仕事できるスペックのものを貸与する必要があります。これは、生産性を高めるためにも不可欠な要素です。
デル株式会社のデュアルモニターに関する資料によると、"ユタ大学の調査によって、 ワーカーは、 シングルスクリーンか らデュアルモニタ構成に移行した結果、 テキスト作業において 44 % 生産性を向上し、 スプレッドシート作業において 29 % 生 産性を向上したことがわかりました。"とあります。従業員専用にデュアルモニターを準備すると、さらなる生産性向上の可能性があるのです。
オンラインミーティング中に生活音や雑音が入ると、1人の従業員だけでなく、オンラインミーティングに参加している従業員全員の集中力が散漫になるかもしれません。事前に、雑音の入らないマイク付きイヤホンを支給するなどの対策を講じておきましょう。
積極的にコミュニケーションを取れる環境を整える
積極的にコミュニケーションが取れる環境づくりには重要な要素があります。上司からコミュニケーションを取るだけでなく、できるだけ従業員が積極的にコミュニケーションを取ろうとする仕組みやツールの活用です。オンラインミーティングを利用した朝礼や、朝礼時に従業員が発言する機会を増やすなどの取り組みは効果が期待できます。
コミュニケーションを取りやすくするためには、専用ツールの導入を検討することも１つの案です。社内や組織全体で進捗状況が確認できる「社内情報共通ツール」や、仮想ワークスペースで仕事ができる「バーチャルオフィスツール」などを導入すれば、コミュニケーションを取るきっかけにもなり得るため、モチベーションのアップも狙えます。
在宅勤務には、大きなメリットもありますが、課題も多くあります。下記の記事では、在宅勤務に対して会社側が準備するべきことを詳細に解説していますので参照ください。
→こちらも併せて読みたい「テレワーク費用はどこまで企業負担？負担すべき費用や支給のポイントなどわかりやすく解説」
まとめ
在宅勤務を積極的に推進している企業は増え続けています。同時に、従業員のやる気が失われることによる、生産性低下の課題も増加傾向です。従業員のやる気が失われている原因を解析して対策を講じ、やる気を引き出すことは、会社の業績向上に欠かせない要素となっています。
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