新型コロナウイルス感染症の影響によって、働き方が大きく変化しています。その中でオンライン商談が浸透し、もはや当たり前の商談方法となっています。
この記事では、オンラインでの商談に悩んでいる管理者に向けて、オンライン商談とは何なのか、導入するメリットやデメリット、オンライン商談を成功させるコツについて解説します。この記事を読んで、今後の営業活動にぜひ役立ててください。
目次
業務効率化・生産性向上についてお悩みなら、KDDI まとめてオフィスにご相談ください
オンライン商談とは？
オンライン商談とは、従来のように直接取引先などに訪問せずにオンラインで行う形の商談です。Web会議システムやTV会議システムなどのサービスを活用して、離れた場所同士で商談を行います。接続方法はシステムによって異なりますが、一般的にはインターネット回線を活用して接続するケースが多いでしょう。
顧客とオフィスをつなぐだけでなく、担当者同士の自宅をつなぐケースも増えており、在宅勤務への対応も可能です。株式会社ライトアップの調査によると、中小企業の47.2%がオンライン商談システムを使用していると回答しています。
※参考：PR-Times
オンライン商談が広がる背景
オンライン商談が浸透する理由としては、インサイドセールスの広がりが挙げられます。インサイドセールスとは、電話やメールなどの非対面ツールを用いて顧客にアプローチする内勤型営業です。また、政府主導の働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の影響で、在宅勤務の必要性が高まっており、オンライン商談に注目が集まっています。
オンライン商談は、国土の広いアメリカやヨーロッパでは、すでに一般的な商談形式です。日本でも、「取引先から『打ち合わせはWeb会議で』と言われたら、どのように思いますか？」といった設問に対して、「どの場面でもWeb会議で問題ない」と回答した人が2019年9月には52.8％であったのに対し、2020年3月には62.3%とおよそ10％も上昇しています。
※参考：ITmedia ビジネスオンライン
オンライン商談のメリット・デメリット
さまざまな理由から企業で導入が進んでいるオンライン商談ですが、導入によってどのようなメリットやデメリットがあるのでしょうか。導入の際には、メリット・デメリットをしっかりと把握して検討する必要があります。以下では、オンライン商談で得られるメリットや注意したいデメリットについて詳しく解説します。
メリット
オンライン商談の導入により、移動時間や待ち時間を短縮できます。従来は車や電車などで顧客先まで移動しなければならず、訪問できる件数に限りがありました。しかし、オンライン商談であれば時間の節約につながり商談数の増加が期待できます。また、交通費もかからないため、金銭的なコスト削減にもつながります。
オンライン商談は録画も可能です。そのため、録画した商談を活用して営業ノウハウを共有するなど、営業教育にも使えます。オンライン商談だと、顧客側が商談場所を用意する必要がないため心理的ハードルが低く、アポイントをとりやすいこともメリットです。
デメリット（注意点）
オンライン商談はアポイントをとりやすいというメリットがありますが、中止や日時変更などもされやすいため注意しましょう。インターネットを介して商談を行う性質上、回線の接続状況によっては音声や画面が乱れて中断し、そのまま商談が流れてしまうケースもあります。
顧客側がオンライン商談に不慣れでスムーズに進まない場合もあります。例えば、オンライン商談ではURLを送信しクリックしてもらうなど、従来の商談では行わない手続きが必要です。また、顧客側にネットワーク回線やWebカメラなどの設備がなければオンライン商談の実現は難しいです。
オンライン商談のコツ【事前準備】
オンライン商談を行う際には、しっかりとした事前準備が必要です。事前準備ができているかどうかによって、成約率が変わるためオンライン商談の準備は怠らないようにしましょう。オンラインだと認識のズレが起こりやすいという特徴があります。そのため、対面での商談以上に入念な事前準備が重要です。ここでは、準備のコツを解説します。
安定したインターネット環境の整備
オンライン商談を実施する際には、安定したインターネット回線の整備が必要不可欠です。インターネット回線が不安定だと、画像や音声が途切れるなどしてスムーズに商談が行えません。また、通信環境のせいで商談自体が流れてしまう可能性もあります。
インターネット環境を構築する際には従業員だけに任せるのではなく、実際に使用する前の通信テストを入念に行いましょう。カメラはしっかりと映っているか、音声が乱れないかなどを確認します。自宅の通信状態が不安定な場合には、安定した通信ができる回線を別途用意する必要があります。
分かりやすい営業資料の準備
オンライン商談は、できるだけ短時間の中で顧客に対してわかりやすく情報を伝えなければいけないため、事前に伝わりやすい営業資料を作成しなければいけません。
基本的には、「1スライド、1メッセージ」を心がけて資料を作りましょう。多くの情報を資料に詰め込むと、読み込まなければならず、オンライン商談には不向きです。情報量が多い資料は送付して、事前もしくは商談後に読んでもらいます。資料をみせるタイミングなどを考え、シミュレーションをすることも重要です。
事前ヒアリング
見込み客に対する事前ヒアリングも重要です。ヒアリングによって、見込み客の温度感や相手の興味などを把握できます。見込み客のデータを把握しておかなければ、提供する情報や商談の流れなどを決められないため、事前ヒアリングはしっかりと行っておきましょう。
リマインドメール
オンライン商談はアポイントがとりやすい一方、リスケされやすいというデメリットがあります。そのため、リスケ対策としてアポイントが確定したときと、アポイント前日に「明日はよろしくお願いいたします」というようなリマインドメールを送りましょう。メールではなく電話でのコールでも構いません。
オンラインであっても商談であるという意識を持ってもらうために、商談前に資料を送付するなどしておくとよいでしょう。資料の共有により商談がスムーズに進む効果も期待できます。
オンライン商談のコツ【商談〜商談後】
オンライン商談の事前準備を整えたら、いよいよ実際に商談を行います。オンライン商談は対面での商談とは異なるため、オンラインならではのコツを意識しなければいけません。以下では、オンライン商談を実際に行う際や、商談後のコツについて解説します。
カメラの設定を確認する
商談の際には、カメラがきちんと映っているか、マイクがオンになっているか、通信環境やWeb会議システムなどが正常に作動しているかどうかを確認しましょう。自宅で商談を行う場合には、生活感が出てしまうものは映らないように調整する必要があります。
顧客がカメラをオフにしている場合もあるため、カメラをオンにしてもらえるかどうか打診し、できるだけ相手の顔をみながら商談できるように意識しましょう。
通常よりもハキハキと話す
オンライン商談は、対面での商談よりも相手の声が聞き取りにくくなります。そのため、通常通りに話してしまうと内容が伝わりにくくなってしまうため、いつも以上にはっきりと話すように心がけましょう。
また常に話し続けるのではなく、相手の反応をみながら話します。顧客に検討してもらいたいポイントではあえて沈黙するなど、メリハリを意識しましょう。沈黙は営業マンにとっても、顧客に伝わりやすい言葉に言い換えるための時間として活用できます。
まずは自己紹介から行う
オンライン商談では、対面での営業とは異なり名刺交換ができません。また、緊張をときほぐすようなアイスブレイクもないため、いきなり本題に入ってしまうのではなく自己紹介からはじめましょう。オンライン商談に不慣れなケースでは警戒心や緊張感が高まっている可能性もあり、簡単な自己紹介で場を温める必要があります。
自己紹介だけでなく、紹介するサービスの歴史などを話すのも効果的です。これにより、自然な流れで商談に入りやすくなります。
相手の反応を確認しながら進める
オンライン商談では、相手の温度感や反応が対面よりもわかりにくく、ついつい自分だけが一方的に話す展開になりがちです。しかし、話を聞き続けているだけだと顧客が疲れてしまうため、相手に質問を投げかけるなど話を聞き出すことも重要です。
例えば、「ここまでで何かご質問はありますか？」「ご不明な点はございますか？」というように適度に質問をし、相手からの反応を確認しながら商談を進めていきましょう。
フォローを丁寧に行う
商談後にはフォローを丁寧に行いましょう。商談の時間をいただいたことに対するお礼や、疑問や質問があればいつでも連絡してほしいといった内容のメールを送ります。フォローメールは、よほど遅い時間でなければ、記憶が鮮明な当日中が効果的です。
お礼だけでなく、商談内容を簡単にまとめて今後のアクションプランや期日について記載しておくとスムーズです。また、商談時に質問があった場合にはその回答も記載しましょう。回答が遅れる場合には、「○日までに回答します」と添えておきます。
まとめ
働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染症の影響などにより、オンライン商談の導入が進んでいます。オンライン商談では、安定した通信回線の構築が必要です。また、対面とは異なる点も多く、オンラインでもわかりやすい資料の作成やカメラ・マイクの設定などの事前準備も重要になります。
KDDI まとめてオフィスでは、「通信×オフィス環境」のトータルソリューションによって、良い仕事場への最短ルートを提供しています。メインは通信・端末・ITソリューションで、KDDIの高品質で安全性の高いサービスを提供可能です。クラウドの活用により業務のオンライン化もスムーズに進み、テキストチャットなどでコミュニケーションも円滑化できます。
オンライン商談をはじめとした業務のオンライン化をお考えなら、利用を検討してみてはいかがでしょうか。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
