新型コロナウイルスの感染拡大防止のため、在宅勤務を取り入れる会社が増えています。しかし、在宅勤務では、従業員の仕事ぶりを直接目で確かめられないため、就業状況を把握するのが難しくなるという懸念があります。そこで、従業員の就業状況を把握するために有効なのが業務報告書です。
この記事では、在宅業務において、業務報告書をとり入れたいと考えている方に向けて、業務報告書のテンプレートの作り方、従業員に伝えておくべき業務報告書の書き方を解説します。
目次
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在宅勤務で従業員の仕事姿が見えないことによる懸念点
在宅勤務では、従業員の労働時間の証明が難しいという懸念があります。会社で仕事をしていれば、作業の様子が見えるため、残業や休日出勤をしていれば気が付きます。しかし、在宅業務ではサボっていたり、会社の知らないところで残業をしたり、休日に仕事をしていたりということは、なかなか気付けません。
また、仕事の進捗状況を把握しづらいという問題もあり、従業員への適切な指示を出せないのではないか、それによって業務が滞るのではないかといった不安もあります。
在宅勤務の懸念をクリアにする業務報告書とは
業務報告書とは、従業員が自身の仕事内容を報告し、きちんと仕事をしているということを証明するものです。その日の業務内容などを、具体的かつ簡潔にまとめた業務報告書を提出させることで、従業員の仕事内容や、進捗具合を把握することができて、適切なマネジメントが行えます。
業務報告書には、従業員が不安に思っていることや疑問に思っていることも記載するため、アドバイスやサポートなどもしやすくなるでしょう。
在宅勤務時の業務報告書で得られる5つのメリット
自宅勤務時に業務報告書を提出してもらうことによって得られる具体的なメリットを5つ解説します。
1.労働時間を把握できる
在宅勤務時は、物理的に出勤から退勤までの様子が見えないため、従業員の労働時間の管理ができません。そこで、業務報告書に始業時間と終業時間、残業があれば残業時間を記入してもらうことで、従業員の労働時間の管理が可能になります。
終業時に業務報告書の提出を義務付けることによって、従業員にとっても仕事の区切りとなり、メリハリが生まれます。
2.業務の進捗状況が把握できる
在宅勤務では雑談のような軽いコミュニケーションが取りにくく、部下の仕事の進捗状況を掴みづらくなるかもしれません。
しかし、業務報告書で進捗状況を報告させることによって、上司は状況に応じて指示を出すことができます。また、報告書で進捗を記録しておくことで、何かトラブルがあった時も経緯の確認が容易になり、対処がしやすくなります。
3.業務の課題点が発見できる
業務状況を文字として把握することで、頭の中が整理され、業務の課題点を発見しやすくなります。また業務報告書の所感や上司への確認事項などの欄は、従業員が心の内の不安や相談事も共有できるスペースです。それによって、上司は従業員の抱える課題点にも気付きやすくなります。
4.業務プロセスも評価できる
在宅勤務では、やる気や仕事に取り組む姿勢が分かりにくく、成果のみが評価の対象になりがちです。業務報告書によって仕事の進捗度合いを毎日把握することで、従業員の業務進行の様子が見えてきます。
従業員の、日々の取り組みの様子があきらかになることで、成果だけでなくプロセスも評価の材料にすることができます。
5.業務効率化に対する従業員の意識向上が期待できる
業務報告書で、具体的な進捗や成果の報告を義務付けることで、従業員は、毎日自身の業務結果と向き合うことになります。従業員としては、業務報告書で順調な進捗の様子や成果を書けると、はっきりと仕事のはかどりが見えるので自身のモチベーション向上にもつながるでしょう。
逆に、進捗が滞っていたり、報告できる成果がなかったりすれば、おのずと自身の業務の効率化を意識するきっかけになります。
在宅勤務で業務報告書を求めることの2つのデメリット
業務報告書を求めることのメリットを確認しましたが、デメリットもあります。ここでは2つのデメリットを解説します。
1.報告書作成が従業員の業務の妨げになる可能性がある
「明日から業務報告書を作成して提出するように」と、従業員に指示するだけでは、かえって従業員の業務に支障をきたし、ひいては業務全体の効率も落としかねません。
業務報告書には、盛り込むべき情報がたくさんあります。書くべき項目を明示しないで従業員の裁量に任せてしまうと、慣れていない従業員は作成に無駄な時間をかけて業務が進まない原因になります。業務報告書のフォーマットを用意することで、従業員の負担を減らすことが可能です。
2.業務報告の内容がうすくなる可能性がある
業務報告書の作成は、従業員にとって仕事が増えることでもあります。従業員としては、締め切りのあるものや、取引先が関わるような仕事など、優先度の高い仕事を抱えているなか、社内向けの重要度の低そうな書類の作成に、手間も時間もかけられないと思うかもしれません。
その結果、内容のうすい業務報告書が提出され、従業員の業務内容がきちんと把握できないという可能性があります。業務報告書の効果をきちんとあげるためには、業務報告書を作成する目的と、作成をする際のポイントをきちんと従業員に伝える必要があります。
業務報告書の作り方
業務報告書のフォーマットを作る際、どんな項目を盛り込んだら良いのでしょうか？以下で、盛り込むべき項目について解説します。
1.始業・終業時刻
在宅勤務では、把握しづらいのが従業員の就業時間です。「始業・終業時刻」は、業務の始業・終業時間を記載する項目です。パソコンのログイン、ログオフの時間の記録も、就業時間の把握には有効です。
残業を行った場合には、残業時間も記載ができるように項目を設けます。在宅であっても決まった時間以上に仕事をした分に対しては、きちんと残業代を支払わないといけません。
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2.業務内容
「業務内容」は、その日に行った業務内容を記載する項目です。成果物がある場合は、その内容を記載できるスペースを設けたり、オンライン会議があれば、開始と終了時刻、内容を記載できるような欄を確保したりしましょう。業務報告を書きやすくする工夫をすることで、従業員が考え込まずに、詳細かつ簡潔に業務報告を記載できるようになります。
3.進捗状況
「進捗状況」は、当日の業務予定に対して、予定通り進んでいるのか、遅れているなら今どのような状態なのかを書いてもらう項目です。一人ひとりの従業員の進捗状況を把握しておくことで、トラブルが起こった際、誰にどう指示を出すかなど迅速な対応をとりやすくなります。
4.作業予定
「作業内容」は、翌日の予定や作業目標を書く項目です。ひとつの作業に対して、取りかかる予定時刻や、見込みの所要時間、目標とする着地点等もあわせて記載してもらうにしましょう。
従業員の予定が分かっていると、指示出しや声かけなどのアクションがとりやすくなります。従業員にとっても、予定を整理することで、翌日すぐに作業にとりかかれるため効率が上がります。
5.所感
「所感」は、従業員が作業中に気付いたことや、課題、疑問点などを記載する項目です。所感は、ある出来事に対して単なる感想で終わらせるのではなく、「どう感じたからどう対応する」といった改善策までを含めて書くものです。書き方のポイントを従業員に伝えておけば、適切な所感として、業務の深い振り返りをする助けになるでしょう。
6.確認事項
「確認事項」は、業務に関して上司に確認したいことを記載する項目です。会社で仕事をしていれば、直接声をかけられるので、確認作業を頻繁にできても、在宅だとその頻度が落ちるかもしれません。項目として確認事項を設けることで、きちんと確認作業が行われやすくなります。
7.特記事項
「特記事項」は、業務内容や、所感など他の項目に当てはまらない事項を記載する欄です。不安に思っていることや、相談したいことなど、上司に伝えたい内容を書きます。在宅勤務は、会社での勤務と違い、雑談などの気軽なコミュニケーションが減りがちです。特記事項を利用して、積極的に部下との意思疎通をはかりましょう。
8.コメント欄
「コメント欄」は、業務報告書を読んだ上司がフィードバックを記入する欄です。部下全員の報告書に目を通すのは大変ですが、コメント欄へのフィードバックを残すことで、信頼関係を築いたり、部下のモチベーションを上げたりします。
会社では、わざわざ声をかけて伝えるのがためらわれることでも、コメント欄の項目があることで従業員の貴重な意見を聞けるきっかけにもなります。
ツールの活用が便利
業務報告書のフォーマットは、自社で作成をしなくても、テンプレートを提供しているサイトやサービスを利用することで作成の手間を削減できます。業務報告の手段は、紙ベースだけでなく、メールやクラウドで共有する方法や、専用の業務報告アプリなどのツールで作成する方法、チャットで送付する方法など多様です。
ツールはさまざまですが、業務報告に必要な項目は共通しているので、自社にあったやり方を選択して導入しましょう。
チャットツールを利用するなら、ビジネス版LINE「LINE WORKS with KDDI」がおすすめです。
グループウエアを使ってチームでファイルを共有・編集するなら、「Microsoft 365 with KDDI」がおすすめです。
業務報告書を効果的に活用するために従業員に伝えること
業務報告書をうまく活用することで、従業員の就業状況を適切に把握し、業務全体の効率アップにもつなげていけます。
まずは、従業員に業務報告書の目的を理解してもらい、分かりやすく作成しようという意識を各々で持ってもらうことが大切です。ここでは従業員に伝えるべき、業務報告書を分かりやすく作成するポイントを解説します。
1.具体的に書く
業務報告書では、要点を箇条書きにして、具体的かつ簡潔に書くことが大切です。分かりやすく伝えるには、5W3Hを意識すること、具体的な固有名詞や数値で定量的に示すこと、時系列でまとめることがポイントとなります。
たとえば「資料作成」ではなく、「13～14時、〇〇社に渡すための●●に関する資料作成」と書くと、具体性が高まります。
2.感想文にしない
所感では、感想文は求められていません。ある事象に対して、「〜と感じたから、どう対処していく」というように、感想からさらに一歩進んで考察し、次の行動につながる改善策を一緒に盛り込むことが大切です。
たとえば、ある作業が大変だった場合は「大変だった」で終わらず、「大変だったから効率化できるツールを探して次からは利用する」と続けることで所感になります。
まとめ
在宅勤務では、従業員の仕事ぶりを把握しにくいという課題がありますが、業務報告書を取り入れることで課題解決、業務効率アップにつながります。業務報告書は、チャットなどのITツールを利用して送る方法もあります。ぜひツールを活用して、在宅でも効率的な仕事環境を作りましょう。
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