働き方改革や新型コロナウイルスの流行で、テレワークの導入を進める企業は増えています。緊急事態宣言によってその動きは加速しており、新人教育もオンラインで行うことを余儀なくされているケースも少なくありません。
この記事では、テレワーク下での新人教育に課題や問題を抱えている企業の担当者に向けて、オンラインで新人教育を行う際のポイントを解説します。自社の新人教育の参考にしてください。
目次
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オンラインで行う新人教育とは
新型コロナウイルスの感染拡大防止や緊急事態宣言によって、企業は十分な準備期間を取れないままテレワークの導入を進めざるを得なくなりました。しかし、テレワークに適用可能な業務もあれば、対応が難しい業務も少なくありません。
新人教育も、テレワーク適用が難しい業務のひとつです。おそらく、新人研修をオンラインで行う十分なノウハウを持った企業は少ないのでしょう。今後、スタンダードになっていくテレワークに適応できるよう、適切な新人教育のノウハウやフレームワークが必要です。
オンラインによる新人教育の重要性
さまざまな事情から、新人教育もテレワークに対応する必要があります。ここでは、オンラインによる新人教育の重要性について解説します。
働き方改革によるテレワーク推進
新型コロナウイルス感染症が流行する以前の2014年から、政府は働き方改革としてテレワークの導入を推進しています。少しずつ導入する企業も増えつつありましたが、対面でなければ難しい業務も多く、テレワークは部分的な導入にとどまっている企業も少なくありません。
新人教育に関しても、丁寧に業務を教えるために対面で行われるケースがほとんどです。しかし、柔軟な働き方を実現し、さまざまな事情を抱える新人にも対応できるようにするには、オンライン新人研修が必要です。
新型コロナウイルスによりテレワークが急務に
感染対策のための3密回避や、緊急事態宣言による出勤者削減の要請などにより、テレワークの導入が急務となりました。突然のことで、準備不足のままテレワークに移行した企業も少なくないでしょう。
このような事態になり、入社式や新入社員研修は多くの企業で中止・延期となりました。一度も出社しないまま自宅待機を命じられた新入社員に対して、どのように教育を行うべきかが課題となっています。
人材育成のためのオンライン研修の普及
新人教育や人材育成ができない状態が続くと、結果的に企業の人材不足につながります。新入社員を配属する予定の部署では人手が足りなくなり、入社後一度も出社できずに不安を抱えた新入社員が辞めてしまう可能性も否定できません。
コロナ禍において、オンラインによる新人教育は非常に重要です。実際にオンライン研修に取り組む企業も増えつつあり、新入社員のメンタルケアという意味でもオンライン研修の必要性は拡大しています。
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オンライン新人教育の課題
実際にオンライン研修を開始する前に、その課題について理解しておきましょう。ここでは、オンライン新人教育の課題について解説します。
仕事の見本を見せるのが難しい
オンライン研修で業務指導を行う場合、新人が業務の全体像を把握しにくいという課題があります。業務内容を細かく順を追って説明することになり、一連の流れを見せるのは難しいからです。
業務の基本は指導できても、オンラインでは「実際の業務を見て学ぶ」ことはできません。オンラインで説明を受けただけでは、すぐに業務ができる状態にはならないでしょう。
コミュニケーションが取りにくい
画面越しでは新人の様子が分かりにくく、適切な声掛けが難しくなります。対面での指導よりも関係性を築くことが難しく、新人はわからないところがあっても質問しづらいと感じている場合もあります。
集合研修は新人同士の顔合わせの役割も担っていますが、オンライン研修では新人同士が気軽に会話したり励まし合ったりできないという点も課題です。
理解度に個人差が出やすい
対面の研修でも理解度には個人差がありますが、オンライン研修の場合はより個人差が出やすいため注意が必要です。誰が理解していて誰が戸惑っているか、対面なら様子を見やすいため指導者が気づけますが、画面越しでは様子が分かりにくい場合が多いでしょう。研修を受ける人数が多いほど、一人ひとりの映像が小さくなり、表情が見にくくなります。
内容についていけていない新人がいることに気づけないと、研修が進むにつれて理解度の差は大きくなります。
オンライン研修に必要な環境が整っていない
オンライン研修は基本的にパソコンを使用して行いますが、「パソコンを持っていない」「インターネット回線がない」「通信できる端末はスマホしかない」という新人もいるかもしれません。必要な機器や環境が整っていないために、オンライン研修の実施自体が難しいケースもあります。
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テレワーク下での新人教育のポイント
いくつかのポイントを意識しておくと、効果的なオンライン研修が行えます。ここでは、テレワーク下での新人教育のポイントを解説します。
ツールの使い方から指導する
新人のITリテラシーには個人差があります。パソコンを使い慣れている新人もいれば、スマホしか使ったことがないという新人もいるでしょう。業務の内容を説明するのはもちろん、使用するツールの使い方もしっかり指導する必要があります。
わかりやすいマニュアルを用意する、オンライン研修を録画しておいてあとから各自で復習できるようにする、なども効果的です。
業務以外のコミュニケーションの場を設ける
休憩時間などに雑談をする時間を作ると、新人との距離感を縮めるきっかけになります。話しやすい関係を築くことで、新人が業務について質問しやすい雰囲気が生まれます。業務とは無関係のプライベートな話もできるフランクな場を設けて関係性を深めましょう。
指導者と新人の間だけでなく、新人同士がコミュニケーションを取れる場も必要です。新人同士が打ち解けられる機会を作ると、お互いに励まし合ったり、わからないところを教え合ったりできるため、より研修の雰囲気や効率が良くなります。
課題を与えて進捗状況を確認
個人の理解度を把握しにくいオンライン研修では、細かい進捗確認が大切です。研修用のコンテンツや資料は、細かく期限を設定して進めていきます。遅れや疑問がないか指導者から問いかけて確認し、質疑応答の時間を設けましょう。新人ができる業務は少しずつ任せるようにし、小まめに進捗状況を確認して問題が発生していないかの確認も必要です。
「言語化」「視覚化」を意識する
オンライン研修では、「あれ」や「これ」などの曖昧な指示語は使わないようにしましょう。新人が「何をどうする」という内容を正しく理解できるように、言語化を意識して説明します。言葉で伝えるのが難しい内容は、図表などを用いて視覚的に理解できるように工夫するのもポイントです。
業務の目的・役割を伝える
オンライン研修では、業務の流れが把握しにくい場合があります。業務を深く理解してもらうためには、「何のために行うのか」「何を目標としているのか」を説明しましょう。オンライン研修では新人が会社への帰属意識を持ちにくいため、「会社の役に立っている」「仕事をしている」と自覚してもらうことを意識して目的や役割を伝えると効果的です。
双方向で4ステップのサイクルを繰り返す
業務を深く理解するには、インプット（学ぶ）・スループット（考える）・アウトプット（実践する）・フィードバックの4ステップのサイクルを繰り返すと効果的です。一方的な指導になりやすいオンライン研修ですが、新人が考える時間を設け、実践後に指導者からフィードバックを行うことで、双方向のやりとりが可能になります。
オンライン研修の課題である、理解度の把握が難しい、新人が質問しにくいなどのケースも、この4ステップを意識することで解決につながります。
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オンライン新人教育の注意点
オンライン新人教育を効果的なものにするために、いくつか注意すべき点があります。ここでは、オンライン新人教育の注意点について解説します。
形骸化しないための万全な準備
オンライン研修が形だけのものになってしまわないように、事前準備をしっかり行いましょう。「新型コロナウイルスのせいで仕方なくオンライン研修をやる」ということではなく、今後、いつでも十分な新人教育ができるようにしておくことが大切です。
新人に貸与するパソコンを準備する、研修前にネットワークへの接続テストを行うなど、滞りなく研修が開始できるように準備しておきましょう。また、オンライン新人教育に特化した指導者研修などを行うのも効果的です。
プライバシーへの配慮も必要
オンライン新人教育は、基本的に顔出しで行います。特に、複数の新人を同時に研修する場合は、理解できていない新人がいることを見落としたり、説明を聞き流す新人が出たりする可能性があるため、顔を見ながら進める必要があります。
ただし、新人は自宅で研修を受けるため、プライバシーに配慮するためにも事前にスケジュールを周知しておきましょう。「午前中は顔出し」「13時から14時はチャットのみ」など、予定がわかっていると新人も戸惑わずに済みます。
オンラインでは不可能な研修もある
技術的なもの、実際に身体を使って行うものなど、オンライン研修では不可能だったり不向きだったりする業務もあります。また、名刺交換や電話応対など実践系の業務は、画面越しや映像を見るだけでは身に付きません。
すべてをオンラインで行おうとはせずに、後日少人数で研修する場を設けるなど、対策を考えておきましょう。オンラインに不向きな内容を無理やりオンラインで行うと、指導がしにくい、新人が内容を理解しきれないなど、研修の効果が低下してしまいます。
まとめ
新型コロナウイルス感染症の影響でテレワークの必要性が高まっているなか、新人教育をどのように行うかが課題です。そのため、集合研修が実施できず、オンライン研修で新人教育を行う企業が増えています。オンライン新人教育は課題もありますが、対策や効果的な進め方も徐々に見えてきました。今後、いつでもオンライン新人研修が行えるように、検討と準備をしっかり行いましょう。
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