リモートワークを採用する企業が増えています。リモートワークのメリットとはどのようなものでしょうか。この記事では、リモートワークを推進する経営者・情シス・総務の決裁者に向け、リモートワークの基本から、メリット・デメリットまで解説します。リモートワークの導入や生産性の向上にお役立ててください。
目次
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リモートワークの基礎を解説
リモートワークについて、ノマドワークやクラウドソーシングとの違いや企業の導入状況などを詳しく解説します。
リモートワークとは？
リモートワークとは、従業員が社外で働くことを指します。働く場所に決まりはなく、従業員の自宅でも、カフェやコワーキングスペースなどでも構いません。在宅勤務やテレワークもリモートワークの一種です。
ノマドワーク・クラウドソーシングとの違い
リモートワークと間違われやすい働き方として、ノマドワークやクラウドソーシングが挙げられます。ノマドワークとは場所を選ばない働き方の総称です。リモートワークは企業の従業員の働き方であるのに対し、ノマドワークは雇用の有無は問いません。
また、クラウドソーシングは、社外の人材に対する業務委託を指します。
リモートワークの導入状況
2020年に調査を行った結果、調査対象の企業の約半数が、リモートワークを導入しているとわかりました。なお、従業員数が多い企業ほど、リモートワークが定着している傾向がみられます。
※参考：従業員規模別の在宅勤務の実施状況｜新型コロナウイルスの影響による、リモート業務の実態＆意識に関する調査結果／BizHint＆Future of Work共同大調査（2020年4月実施）
リモートワークを取り入れやすい業種
企業の業種により、リモートワークの向き不向きは異なります。たとえば、IT、コンサル、インターネット関連などは、リモートワークを取り入れやすい業種といえます。一方、製造業、建設業、医療、福祉、飲食業・サービス業などに関しては、リモートワークの導入が難しいかもしれません。
ただし、人の手が必要な作業やサービスを行う業界でも、リモートワークを採用できる業務もあります。たとえば、オンライン診療やリモート接客などが挙げられます。限られた範囲ではありますが、リモートワークによって働き方に柔軟性ももたせられるでしょう。
リモートワーク遂行による5つのメリット
リモートワークの導入によって企業が得られるメリットがあります。ここでは経費や人材、企業の成長に関するメリットを紹介します。
企業活動にかかわる経費削減
リモートワークを採用すると、経費削減が可能です。
削減できる費用は、以下のとおりです。
・オフィスの賃料
・水道光熱費
・通信費
・雑費
・通勤手当
・人件費
オフィスで働く従業員が減ると、広いスペースを確保しなくても済むため、オフィスを縮小することで今までよりも賃料が安い場所に引っ越すことも可能です。また社内活動が減るため、水道光熱費や通信費、コピー用紙や文房具などにあてる雑費も削減できるでしょう。遠方から通う従業員に対する通勤手当も発生しません。
また、以下の「離職率の改善」でも解説しますが、人材流出の抑止にもつながるため、採用や教育にかかわる費用の削減も可能です。
すぐれた人材の新規雇用
リモートワークを採用すると、海外や遠方などの人材も獲得が期待でき、ターゲットとなる優秀な人材が増えるでしょう。また、ワークライフバランスの指標として、リモートワークを重視する人が増えています。採用活動ではリモートワークなどの制度をアピールすることが大切です。
従業員の生産性向上
リモート環境では、業務に支障をきたさない範囲で柔軟な行動が認められます。たとえば、集中できる環境を選べる、休憩時間を自分で決められるなどの自由が得られるため、従業員の生産性が向上する可能性があります。
また、従業員個人の資質にもよりますが、過剰な人間関係から解放されることで生産性が向上する場合もあります。
離職率の改善
リモートワークは、離職率改善に効果的です。介護や育児などの理由で通勤が困難な従業員にとっても、仕事とプライベートの両立が可能になります。また、柔軟な働き方は、従業員満足度(ES)向上にもつながるでしょう。
離職率が改善すると、ノウハウと知識に富む人材を維持できることで企業の成長も促すことができます。
非常事態に適応できる
リモートワークを早々に採用しておくと、パンデミック、自然災害などの非常事態にも備えられます。企業活動の継続のためには、非常事態に対するリスクマネジメントが重要です。非常時にも業務を続けられる体制を整えておくことで、クライアントからの信頼も獲得でき、企業存続につながります。
また、機能停止した他社の代替として、仕事を受注できるチャンスが得られるかもしれません。さらに、非常時に出勤させなくて済むため、「社員を守る」という会社としての責務も果たせます。
なお、緊急時に適切な行動をするには「慣れ」が肝心です。日ごろからリモートワークを実施し、非常時にもスムーズに対応できるように備えましょう。
リモートワーク遂行による5つのデメリット
リモートワークを遂行するときは、従業員のメンタルやマネジメントの方法などに気を配る必要があります。リモートワークのデメリットと対策について紹介します。
従業員のメンタルをサポートする必要がある
リモートワークにより孤独感にさいなまれる従業員もいるため、企業は従業員のメンタルに配慮する必要があります。メンタルケアのためには、相談窓口の設置やコミュニケーションを取るためのチャットツール導入などが効果的です。社外からでも気軽に相談できる環境を整えましょう。
進捗管理・人事評価が難しい
リモートワークでは従業員の様子が見えにくいため、進捗管理が難しくなりがちです。毎日リモート会議を開催するなどのルールを決め、マネジメントしやすいよう対策を講じましょう。
人事評価も困難になる可能性が高いです。仕事に対する頑張りや意気込みを評価しにくくなり、成果を重視するようになりがちです。あらかじめ成果を正当に評価する仕組みを築き、制度を変更した部分は従業員に通達しておきましょう。
企業としての一体感が低下する
直接職場のメンバーに接する機会が減ることで、企業の一員としての意識が薄れる従業員もいます。企業としての一体感が低下すると、生産性の低下につながるため、注意が必要です。
従業員の意識を高めるために、定期的に企業からメッセージを送る、やりがいのある仕事をまかせるなどの対策を行いましょう。なお、リモート環境だからといって部下に仕事を任せきりにしてはいけません。部下のメンタルと業務状況について、適切に管理やサポートをしましょう。また、価値創造の場としてのオフィスの役割はやはり軽視できません。定期的に目的をもってオフィスへ集まり、企業理念の継承や風土の醸成、企業の一員であることを実感できる機会を設けることも大切です。
情報漏洩のリスクがある
リモートワークの環境では、情報漏洩のリスクが高まると懸念されます。
リモート環境で想定されるリスクは、以下のとおりです。
・情報かいざん
・なりすまし
・不正アクセス
・通信データの盗聴
情報漏洩は、セキュリティ関連のツール導入やルール策定などで防ぐことが可能です。また、リモートワークの前に事前研修を行い、従業員のセキュリティ管理能力を引き上げましょう。
→こちらも併せて読みたい
「総務省の「テレワークセキュリティガイドライン」の内容とは？わかりやすくまとめて解説」
勤怠管理が難しい
オフィスに設置したタイムレコーダーでは勤怠管理をしている企業などは、リモートワークの導入で勤怠管理が困難になります。検討の手間と導入コストが発生しますが、リモート環境でも使える勤怠管理ツールを検討しましょう。
→こちらも併せて読みたい
「テレワークの勤怠管理は大丈夫？管理のポイントやツールの選び方まで解説」
リモートワークを導入している企業事例
メリット・デメリットを把握したあとは、リモートワークの導入を前向きに検討しましょう。リモートワークを導入している企業事例を紹介します。
ベネッセホールディングス
ベネッセホールディングスは2009年から在宅勤務制度を開始し、2020年には新型コロナウイルス感染拡大を受け、社内の仕組みを見直しています。在宅勤務時の残業容認、小学校休校時の託児所開設（一部）、在宅勤務手当の導入などが採用されました。
日本IBM社
日本IBMは段階的にリモートワークの対象者を拡大してきました。1980年代後半に、リーダー的立ち位置の人を対象にリモートワークを始め、1999年には育児・介護従事者にまで制度を拡大、そして2000年には、全社員を対象としたリモートワーク制度を開始しました。
イオン
イオンは、接客業でありながらリモートワークを取り入れています。店舗業務のなかでリモートワーク可能なものを抽出し、可能な範囲でリモートワークに取り組みました。育児や家事と仕事の両立ができたと従業員からの好評を得ました。
日産自動車
日産自動車は、製造スタッフを除く全従業員が、毎月40時間を上限にリモートワークで働けます。生産性を高めることに重点を置き、リモートワークでのルール制定・在宅向きの仕事の線引きなどがなされています。
リモートワークを導入するために必要なこと
リモートワーク導入に向けて、必要なことが2つあります。ルールの作り方と、ツールの導入について解説します。
リモートワークのルールを決める
リモートワークでは、ルールが曖昧だと評価基準や進捗管理、情報管理などにおいてトラブルが起こる可能性があります。必ず事前にルールを明確化しましょう。
リモート環境では「仕事の過程」が見えにくく、「成果主義」に陥りがちです。しかし、従業員からすると、正当な評価を受けられないと感じるかもしれません。前もって評価基準を決め、従業員に通達しましょう。進捗確認についても、毎日のミーティング実施などのルールを取り決めます。
また、社外労働により情報漏洩のリスクが高まります。業務に個人のスマホや記録メディアを使わないなど、セキュリティ面のルールも徹底しましょう。
リモートワークツールを導入する
対面で仕事ができない分、コミュニケーションなどのサポートツールが必要です。従業員によっては機器の取り扱いやネットワークへの接続に不慣れな人もいるため、従業員に操作方法をレクチャーしたり、マニュアルを用意したりしておきましょう。
従業員のレベルに応じ、使いやすいツールを認めるのも一手です。たとえばLINE WORKSはビジネス版のLINEです。日常的に使い慣れている人が多いため、ほかのコミュニケーションツールよりも導入、活用のハードルが低いと考えられます。
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リモートワークに向けて欠かせないツール
リモートワークをするにあたり、欠かせないツールは以下のとおりです。
・Web会議システム
・チャットツール
・進捗管理ツール
・オンラインストレージ
・クラウド型の勤怠管理ツール
Web会議システムは、パソコンやスマホを通じて遠方の人とコミュニケーションできるツールです。チャットツールはメールや電話よりも手軽に文字や音声（ボイスチャット）でやり取りができます。
進捗管理ツールは、個人の稼働状況や進捗状況の共有に役立ちます。また、オンラインストレージはクラウド上にデータを保管するもので、データの共有や共同の編集作業に便利でしょう。
クラウド型の勤怠ツールはブラウザやスマホアプリから打刻するシステムで、勤務状況は自動的に集計されます。
→こちらも併せて読みたい「テレワークで活用するツールとは？ジャンル別にくわしく紹介」
リモートワークの成果を上げるための注意点
リモートワークが成功するかどうかは、導入段階である程度決まります。リモートワークの成果を上げるための注意点について解説します。
部分的導入から全体へ拡大
従業員それぞれ、ライフスタイルや業務状況はさまざまです。全社で一斉にリモートワークを導入することにハードルを感じる場合は、従業員の状況にあわせ部分的に導入していくのも1つの手です。
たとえば、小学生以下の子供をもつ育児中の従業員を対象にする、外回りが多い営業メンバーを対象にするなど、リモートワークの対象範囲を限定します。実施期間と評価指標をあらかじめ定めて、まずはトライアルを実施しましょう。トライアル後は対象の従業員にアンケートを取る、各指標が目標値に達したかを定量的に見るなどして、効果測定と課題抽出、改善行動をとりましょう。成功フレームが完成したら会社全体に展開していくという流れになります。
コミュニケーションの推進
コミュニケーションツールの導入だけでなく、日ごろから気軽に話しやすい環境をつくることが大切です。無駄話を省くとある程度効率は上がるかもしれませんが、やり取りが無さすぎると信頼関係が築けません。離れた場所でそれぞれが仕事をするからこそ、活発なコミュニケーションを推進し、社員の繋がりを強化することが重要です。
まとめ
リモートワークを採用すると、従業員の生産性向上や、離職率低下など、さまざまなメリットが期待できます。リモート環境での業務ルールを定め、リモートワークで最大限効果を発揮するためのツールを選定し、自社にあったリモートワークを導入しましょう。
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