テレワークを導入すると、状況によっては社員のモチベーションが下がる場合もあります。この記事では、テレワークをしている社員のモチベーションを上げるための取り組みについて解説します。テレワークの特徴にも触れるので、社員のモチベーションを上げるための参考にしてください。
目次
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テレワークとは？
テレワークは、インターネットやパソコンなどを活用し、オフィス以外の場所で働く労働形態です。テレワークには、在宅勤務（リモートワーク）、モバイルワーク、サテライトオフィス勤務の3種類があります。
在宅勤務（リモートワーク）は、社員がそれぞれの自宅で業務を進める方法です。子育てや介護をしている社員も、仕事とプライベートを両立しやすくなります。モバイルワークは、持ち運びができる端末を活用し、時間や場所を問わず働く方法です。移動中や顧客先などさまざまな場所で業務を行います。サテライトオフィス勤務とは、会社が社員のために用意したオフィス以外のスペースで働く方法です。レンタルオフィスやコワーキングスペースなどを活用します。
テレワークによって得られる効果
テレワークを導入すると、どのような効果を得られるのでしょうか。以下で、具体的に解説します。
時間の有効活用
テレワークはオフィスへ出社する必要がないため、通勤にかかる時間を削減できます。社員にとっては、自由に使える時間が増えるため、好きなことに取り組む時間も確保できるようになります。
生産性の向上
テレワーク中は周囲に同僚がいないため、自分が取り組むべき作業に集中できます。途中で話しかけられたり、急な顧客対応が入ったりすることもありません。作業に集中できることで、生産性の向上も期待できます。
働きやすさの実現
テレワークを導入すると、仕事に取り組む時間が調整しやすくなり、プライベートとも両立しやすくなります。従来よりも働きやすさを実感できるようになり、仕事にも意欲的に取り組めるでしょう。
人材の確保や流出防止
働き方の選択肢が増えることで、人材の確保や流出の防止につながります。子育てや介護などの事情から、毎日出社できないことを理由に退職を検討している場合、出社しなくても働くことができるようになるため雇用を存続させることができ、経験豊富な人材や、実力のある人材の確保にも繋がります。
テレワークで気をつけたい課題
テレワークでは、さまざまな課題に気をつける必要があります。ここでは、具体的な課題について解説します。
社員の勤務実態がわかりにくい
テレワークを導入すると、社員がそれぞれ離れた場所で働くことになります。そのため、同僚がどのように業務を進めているかが、わかりにくくなります。業務をきちんと遂行しない社員や、残業が増えている社員がいても、すぐに把握できない可能性があります。社員の状況を正確に把握するには、ツールの導入による仕組み作りが必要です。
→こちらも併せて読みたい「テレワークの勤怠管理は大丈夫？管理のポイントやツールの選び方まで解説」
社員のモチベーションが低下する 可能性がある
オフィスとテレワークでは、働き方が大きく異なります。新しくテレワークを導入した場合、人によっては求める働き方を実現しにくくなり、モチベーションが下がる可能性もあります。そのような社員をフォローし、やる気を引き出す対策を取り入れることが大切です。
社員のモチベーションが下がる原因や、モチベーションを上げる方法については後述します。そちらも参考にしてください。
テレワーク中にモチベーションが下がる原因
ここでは、なぜテレワークにおいて、社員のモチベーションが下がるのかを解説します。
仕事とプライベートの区別を付けにくい
社員の多くは、出社すると自然に仕事のスイッチが入ると感じています。しかし、テレワークはオフィスに出社する必要がありません。そのため、テレワークで業務に取り組む場合、オンとオフの切り替えがしにくくなりがちです。仕事のスイッチがうまく入らないと、モチベーションを上げるのは難しいでしょう。
仕事以外のことに気を取られる
テレワークは、仕事に関係ないものに囲まれている状況で働かなければなりません。それらのものが気になり、作業に集中できないと感じる人も多いでしょう。テレワークで業務に集中しやすくするためには、それぞれの社員が働く環境を、きちんと整備する必要があります。
孤独を感じる
他の社員と離れた場所で働くため、仕事中に孤独を感じる可能性もあります。テレワーク中は、メールやチャットなどで同僚と連絡を取りあいますが、直接顔をあわせる機会が減ることで、コミュニケーション不足に陥るケースも増えていくでしょう。そのような状況では、社員の仕事に対するモチベーションも、下がりやすくなります。
誰にも見られていなくて気が緩む
テレワーク中は、周囲に同僚や上司がいないため、目線も気になりません。何をしていても注意されないため、つい気が緩んでしまう人もいます。オフィスで働いているときよりも休憩時間を長くとったり、業務中に仕事と関係ないことをしたりする可能性もあります。
同居人がいて仕事に集中できない
テレワークを自宅で行っている場合、同居している家族などが気になり、仕事に集中できずにモチベーションが低下してしまうという人もいるでしょう。同居人がいる場合、どうしても生活音や雑音は避けられません。オフィスと比べて、仕事に関係のない音がすることは、集中力低下の要因となりえるでしょう。
テレワーク中にモチベーションを上げられる環境の作り方
テレワークに取り組む社員のモチベーションを上げるには、さまざまな取り組みが必要です。ここでは、モチベーションを上げる環境の作り方を解説します。
仕事のための場所を確保する
テレワークのうち、在宅勤務を実施する場合、社員が自宅で仕事に集中できる場所を確保させましょう。具体的には、プライベートなものや音が気にならないようにすることが大切です。仕事のための場所を区切り、業務中は仕事だけに専念できる環境を作るように指導する必要があります。
仕事環境を整備する
テレワークでも快適に仕事ができる状態にするためには、専用の机やイスを用意することも重要です。なるべくオフィスに近い状態を目指しましょう。また、仕事のためのスペースは整理整頓をして、常にきれいにしておくことも大切です。
テレワークではインターネットを介して業務上のやり取りをするため、通信環境も整えなければなりません。自宅の通信環境やデバイス環境が悪いと、業務に支障が出るため、会社がパソコンやモバイルルータを貸し出すなどの対策を検討してください。
→会社貸与PCに最適な「LTE対応パソコン」の活用方法はこちら
働く場所を変えられるようにする
企業の多くは、テレワークとして在宅勤務を実施していますが、状況に応じてモバイルワークやサテライトオフィス勤務の導入も検討しましょう。1人で作業するよりも、周囲に人がいたほうが集中しやすいと感じる社員もいます。ただし、Web会議は、周囲にも内容が伝わってしまうため、自宅で実施するようにルールを徹底しましょう。
→こちらも併せて読みたい「在宅勤務に適した環境とは？クリアすべき課題や企業側が準備すべきことを解説」
テレワーク中のモチベーションを上げるポイント
ここでは、テレワークのモチベーションを上げるために意識したいポイントを解説します。
Web会議のマイクやカメラをつける
Web会議は、マイクやカメラをオフにした状態でも参加できます。しかし、マイクやカメラを必ずつけると決めることで、テレワーク中でもオフィスで働いているような感覚になります。さらに、会議を行うときだけではなく、常にWeb会議のシステムに接続して、マイクやカメラをオンにしておくのもひとつの方法です。実際にオフィスで働いているように、他の社員の存在を近くに感じられます。
Web会議のシステムとしては、「Microsoft 365 with KDDI」や「Cisco Webex with KDDI」などがおすすめです。
コミュニケーションを積極的にとる
テレワークではチャットツールを活用して、積極的にコミュニケーションをとれる状況を作りましょう。業務に関係ない雑談も取り入れると、社員同士のつながりを感じやすくなります。チャットツールとしては、ビジネス版LINE「LINE WORKS with KDDI」の活用がおすすめです。
期日を明確に定める
テレワークで取り組む業務については、細かく期日を定めましょう。1人で業務を進めている場合、期日がないと、やる気がなくなるケースも少なくありません。成果物の提出日を、それぞれの社員に宣言させると、それにあわせて計画的に作業を進められるようになります。
オンオフの区別をしっかりつける
出勤しているときは「出勤用の服に着替える」「電車に乗る」といった行為で、自然とオンオフの区別がつきやすい状態になっています。テレワークであっても、意識的に仕事モードに切り替えるような行動をとることが効果的です。たとえば、家でも仕事用の服に着替える、仕事をする場所と食事をする場所は分けるなど、家の中であってもオンとオフを区別するポイントを作るとよいでしょう。
仕事のモチベーションを上げるために会社ができること
ここでは、社員の仕事に対するモチベーションを上げるために、会社はどのようなことができるのかを解説します。
仕事のことを考えなくて済むようにする
テレワークを始めると、社員はプライベートと仕事の区別をつけにくくなります。社員にリフレッシュさせるために、プライベートでは仕事のことを考えずに済む状況を作りましょう。たとえば、休日は社内のシステムにアクセスできないように制御するのもひとつの方法です。
運動を取り入れさせる
在宅勤務で通勤が不要になると、運動不足に陥る社員も増えてきます。在宅勤務を実施するなら、社員に簡単な運動を取り入れさせましょう。運動して体を動かすことで、仕事とプライベートの切り替えもしやすくなります。社員がストレスを溜めないようにするという観点からも、運動は大きな意味をもちます。
評価軸やガイドラインを見直す
従来の評価軸やガイドラインでは、テレワークに適さない部分も出てきます。それぞれを見直したうえで、テレワークでも社員が納得感をもって働ける状況を作りましょう。たとえば、評価方法を統一したり、評価する項目を細かくわけて、確認しやすくしたりすることも大切です。新しい働き方にあわせて、評価ができるようにしましょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワークの就業規則は必要？項目や注意点をわかりやすく解説」
まとめ
テレワークにおいて、社員のモチベーションを上げるためには、さまざまなポイントを意識する必要があります。実際にテレワークに取り組む社員の状況を考慮して、働きやすい環境を作りましょう。
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