「Microsoft 365 with KDDI」の導入で業務の円滑遂行を実現。コロナ禍を乗り越えるジェネリック医薬品メーカーのシステム改革を尋ねる

共和薬品工業株式会社は医薬品の研究開発や製造を行うジェネリック医薬品メーカーです。営業を始め、研究者、生産管理・品質保証担当者、CSなど、異なる働き方・拠点で社員が業務に携わっています。2019年12月に親会社の変更、翌年には新型コロナウィルス感染拡大の影響があり、「Microsoft 365」を導入したインフラの再構築やテレワーク体制の強化に踏み切りました。今回は、システム担当として導入に携わる藤本様、野田様に導入時のエピソードを伺いました。

<お話を伺った方>

ファイナンス・IT本部　IT統括部 　 藤本誠 様　野田剛史 様

目次

• コロナ禍におけるテレワーク体制の構築を目指してMicrosoft 365の導入に踏み切る
• コミュニケーションツールにMicrosoft Teamsを選定。Web会議も実施するように
• テレワーク体制構築の落とし穴はサーバーにかかる多大な負荷
• 必要な機能を必要な分だけMicrosoft 365で活用する

コロナ禍におけるテレワーク体制の構築を目指してMicrosoft 365の導入に踏み切る

―─ 貴社の事業内容、「Microsoft 365 with KDDI」導入時の担当範囲を教えてください。

藤本様：当社では医薬品の研究開発、製造、販売を行なっています。特に精神科・神経内科領域の製剤を多面的に取り扱っており、医療従事者が信頼でき、患者さんが安心できる医療品の提供を掲げて製造や流通に努めています。「Microsoft 365 with KDDI」の導入時には、システム担当としてライセンス契約や社員の導入サポートなどを行いました。

── Microsoft 365の導入以前は、どのような課題を抱えておられましたか。

藤本様：一部の社員を除いて、基本的にはテレワークの体制が構築されておらず、コロナ禍での業務遂行への不安がありました。従来の仕組みでは、社内外のコミュニケーションはメール・電話・対面の打ち合わせを行うことで業務を遂行していたので、テレワークの環境が整っておらず、その環境構築を迅速に整えることが導入前の再優先課題でした。

コミュニケーションツールにMicrosoft Teamsを選定。Web会議も実施するように

── 課題解決の手段としてMicrosoft 365を選定された理由と、導入開始までの経緯を教えてください。

藤本様：以前からOffice365を活用していたことがきっかけです。これまではMicrosoft Office、Outlookなどを利用して資料作成やメールのやりとりなどを行なっていたので、同じサービスで契約の変更によってテレワークが行えるならと思い契約しました。

また、当社は2019年12月に親会社が変更。この変更に伴い、利用しているツールやサービスの契約変更の必要性も抱えていました。そこで、このタイミングでMicrosoft 365を契約し、新体制とテレワーク体制の構築を同時に行なっていくことにしました。

野田様：今までは以前の親会社のシステムを使用して業務を行なっていたので、このタイミングで契約を変更。その後、2020年3月頃からMicrosoft 365を導入したテレワークを導入しました。OfficeやOutlookなどのこれまで使用していた機能に加え、テレワーク時のコミュニケーションや打ち合わせのセッティングを行うなどMicrosoft Teamsを新たに活用し始めました。

テレワーク体制構築の落とし穴はサーバーにかかる多大な負荷

── Microsoft 365を導入する上で苦労した点やその解決方法を教えてください。

藤本様：最も苦労した点は、システムの移行でした。親会社の変更とタイミングが重なったことで、旧環境から新環境への移行を余儀なくされており、社員へのアナウンスが行き渡らずに旧環境にサインインしてしまうケースがありました。そのため、移行についてつまづきやすい点は、こちらで簡単な導入マニュアルを作成して社員に配布しましたね。

野田様：その他、当社にはコールセンターの機能があるのですが、それをリモートに移行するにあたりシステムライセンスの変更も行いました。
コールセンターのフルリモート化はサーバー維持の観点からも負荷が大きく、業務中に何度か着信を受信できない状態に陥ったことがありました。テレワーク体制の移行は、目で見えるツール導入の苦労よりもサーバーやCPUなどのインターネット通信に関与する処理速度、負荷など目線も持ちながら検討するのが良いことを実感しました。

藤本様：当社は比較的社員の年代がまばらでITツールに明るいばかりではないですが、Microsoft Teamsの導入自体にはあまり苦戦することがなかったように思います。今の時代、すでにプライベートでLINEなどのチャットツールを使用している場合が多く、チャットベースのテキストコミュニケーションへの違和感を抱かない社員が多かったためかもしれません。

必要な機能を必要な分だけMicrosoft 365で活用する

── Microsoft 365を導入したことで得られた効果についてお聞かせください。

野田様：Microsoft Teamsの導入による、スムーズな業務進行が大きな効果です。始業や退勤の連絡をチャットベースで行なったり、業務係わる細かなやりとりを行いながら事業部ごとに業務を進行していました。

今まではオフィスで隣の席に座る社員に相談や不明点を尋ねていましたが、コロナ禍ではそれができません。そのため、自らで調べる力が生まれたり、チャットベースでわかりやすく伝えられるような工夫を凝らしたりする社員も増えました。

体制を変えることへの不安は大きなものでしたが、環境の後押しもあり無事に変化できている点は良かったのではないかと思います。

野田様：Microsoft 365は機能が多いので、「あれもこれも」と考えてしまう、活用方法に悩むなどもあるように感じます。当社の場合は、最初からさまざまな機能を活用するのではなく、従来から活用していたMicrosoft Office、Outlookに加えてMicrosoft Teamsを導入したのみでした。そのように、必要なものを必要な分だけ選んで活用できるMicrosoft 365は多くの企業にとっての助けになるのではと感じます。

<業種>
医薬品製造業 医療用医薬品等の研究開発、製造、販売および輸出入

<目的・効果>
企業の統廃合やテレワーク体制構築に伴う、Teamsを用いたコミュニケーションツールの導入とリモート会議の実施

<主な活用機能>
Officeアプリケーション、Microsoft Teams