ニューノーマルに適したコミュニケーションとは？リモートワークなど新しい働き方を解説
新型コロナウイルスの感染拡大により、従来の生活様式やワークスタイルが変わりつつあります。この記事では、新しい時代に適したコミュニケーション方法の確立と、その課題を解決したい人に向けた内容を解説します。自社で効果的なコミュニケーション方法を実践し、今後の売上拡大に役立ててください。
目次
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ニューノーマルとは？
ニューノーマルとは、人の生活や意識を変えるほどの世界規模の変化を意味する言葉で、時代の転換期ともいえます。これまで、1990年代のインターネットの登場や、2000年代に起こったリーマンショック後などがその一例です。
時代の転換期
時代の転換期とは、社会に大きな変化が起こることを意味します。生活様式はもちろん、考え方や価値観なども覆される場合があります。たとえば、2011年の東日本大震災の後には、地域や人の役に立つ仕事をしたい、家族や大切な人との時間を大切にしようと考える人が増えました。このように、新たな常識が定着することをニューノーマルといいます。
生活様式の大きな変容
新型コロナウイルスの感染拡大によって、企業と個人のどちらにも大きな変化が求められています。たとえば、人から人への感染リスクを低減するために接触機会を極力減らすことや、接触する場合にソーシャルディスタンスを保つことなどです。なかには、テレワークをはじめとする非接触での働き方・システムにシフトする企業も増えています。
ニューノーマル時代に企業が取り組むべきこと
これまでのコミュニケーションのあり方が変わることで、今後の働き方が大きく変わってきています。企業は、テレワークをはじめとしたニューノーマル時代に適した労働環境を用意する必要があります。
ITシステムの構築
ニューノーマルな働き方を実現するためには、IT技術を取り入れたシステムの構築が必要です。ITシステムの導入により、人の接触を避けられるうえに、オンラインでコミュニケーションをとれる環境を整備できます。
たとえば、社内のミーティングや会議もオンラインで実施できるようになります。また、システムの導入にあたり、ワークフローなどの見直しを行えば、さらなる業務の効率化も可能です。
リモートワーク・テレワークの導入
企業において感染リスクを低減するためには、大人数が密集するオフィスへの出社を控える働き方が求められています。たとえば、自宅やサテライトオフィスなどで業務を行うリモートワークやテレワークの導入も選択肢の1つに挙げられます。
多様な働き方ができれば、緊急事態宣言や自然災害時でも柔軟な対応がとれるため、継続的な経営が可能です。リモートワークやテレワークを導入する際は、マニュアルの作成や評価制度の見直しも検討しましょう。
リモート営業・オンライン商談への移行
従来では、営業先に足を運んで打ち合わせや商談を行うことが当たり前でした。しかし、ニューノーマル時代では、人との接触を減らすためには、打ち合わせや商談などもオンラインに移行させる必要があります。
リモート営業やオンライン商談への移行は、感染リスクを減少させるだけでなく、二次的な効果も生み出します。たとえば、打ち合わせや商談でかかっていた交通費や移動時間をなくせるため、経費の削減や業務の効率化も可能です。
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セキュリティの強化
ITシステムの構築やリモートワーク・テレワークの導入などを行う際、セキュリティの強化についても検討しておく必要があります。クラウドサービスの利用や、社内のPCやスマホの社外への持ち出しにより、セキュリティリスクはより高まるため、個々のセキュリティに関するベーススキルの向上が不可欠です。
具体例として、二段階認証などのパスワードの設定やセキュリティ事故を想定したマニュアルや対策の策定などが挙げられます。
オフィスの見直し
リモートワークやテレワークが定着すれば、オフィスへの出社が不要になります。これにより、出社する社員の人数が減るため、オフィスの縮小を検討する必要があります。シェアオフィスやサテライトオフィスなどを導入すれば、オフィスの毎月の家賃や光熱費などのコスト削減も可能です。
オフィスを縮小する場合でも、密集を避けるためにパーテーションで区分けする、距離を保った机の配置にするなどなどの工夫や対策が必要です。
ニューノーマル時代におけるコミュニケーションの課題
オンラインでのコミュニケーションは、感染リスクの低減や業務の効率化をするうえで有効な手段です。ただし、対面でのコミュニケーションができないことにより、さまざまなデメリットも生じます。
生産性が低下する
対面でのコミュニケーションが減少すると、チームワーク力や生産性が低下するケースが少なくありません。オフィスワークの場合、会話や相談を気軽に行えるうえに、緊急の用件やトラブルなどにも迅速に対応できます。一方、テレワークなどでは自宅やサテライトオフィスなどの異なる場所にいるため、状況の報告や相談などのやり取りに時間をとられてしまい、対応が遅れる可能性があります。
孤独感が高まる
自宅などでテレワークを行う場合、社員は1人で業務をこなす必要があります。業務上の報・連・相はオンラインでのコミュニケーションで行えますが、雑談などの気軽なやり取りはむずかしくなります。人と関わる機会が減ることで、孤独を感じやすくなる社員もいるかもしれません。また、上司と部下との信頼構築がうまくできない、精神面の不安や孤独感を訴える社員が増える可能性があります。
セキュリティリスクが高まる
オンライン上で情報やファイルのやり取りを行うため、サイバー攻撃や内部不正などによる情報漏えいのリスクがより高まります。セキュリティ事故を引き起こせば、企業は社会における信頼を損なう可能性があります。このようなセキュリティリスクをおさえるためには、自社に合ったセキュリティシステムの構築が必要です。
ニューノーマル時代に適したコミュニケーションツール4選
近年、業務効率を大幅に改善するためのツールが多数リリースされています。ここでは、ニューノーマル時代に適したおすすめのコミュニケーションツールを紹介します。ツールの導入を検討している人は、参考にしてください。
LINE WORKS（ラインワークス）
LINE WORKS（ラインワークス）は、LINEの使いやすさをそのままにしたビジネス版のチャットツールです。通常のLINEと同様に「既読」の表示機能が付いているため、相手がメッセージを開封したかどうかを簡単に確認できます。
LINEは、プライベートのスマホで利用する人も多いことから、ITにくわしくない人でも扱いやすいというメリットがあります。また、アンケート機能を活用すれば、意識調査や災害時の安否確認なども可能です。
Microsoft Teams（マイクロソフト チームズ）
Microsoft Teams（マイクロソフトチームズ）は、「Office 365」に組み込まれているサービスの1つです。40の多言語に対応しており、海外の取引先や海外に拠点がある部署とのコミュニケーションにも活用できます。
Chatwork（チャットワーク）
Chatwork（チャットワーク）は、手頃な価格で利用できる国産のコミュニケーションツールです。
必要な葉件を「タスク」として登録・管理が行える機能が搭載されています。専用のIDを知っている人のみがやり取りをできるため、社内だけでなく、社外の人とのコミュニケーションをとる手段としても有効です。メッセージのやり取りだけでなく、ファイルの共有やビデオ通話などの機能もあります。
hslack（スラック）
slack（スラック）は、世界最大規模のシェアを誇るコミュニケーションツールです。拡張性が高く、独自に機能を追加して使いやすくカスタマイズできます。たとえば、Twitterやメールアプリなどの外部ツールとの連携が可能です。
ただし、詳細設定などが必要なため、操作に慣れるまでに時間がかかります。また、一般的なコミュニケーションツールに比べ、月額の利用料金がやや高めに設定されており、コストの負担を考慮する必要があります。
まとめ
ニューノーマル時代に適したワークスタイルを実現するためには、ITシステムの構築やテレワークなどの導入、セキュリティの強化などが必要です。対策やツールの選定などで悩んでいるなら、具体的な提案をしてくれるプロに頼ることも1つの方法です。
KDDI まとめてオフィスでは、ニューノーマル時代に合わせたワークスタイル、コスト削減ポイント、BCP（事業継続計画）対策などをご提案いたします。また、テレワークのためのクラウド活用、スマートデバイスの準備、業務管理などをまとめて解決できます。
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