サードプレイスオフィスとは？企業が導入するメリット・デメリットを解説
働き方改革やコロナウィルス感染拡大の影響によって、オフィスのあり方が問われています。本記事では、サードプレイスオフィスの導入を検討している方に向けて、サードプレイスの種類や導入のメリット、事例などについて解説します。サードプレイスオフィスの導入方法を知り、今後の事業拡大に役立ててください。
目次
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サードプレイスオフィスとは？
そもそもサードプレイスとはどのような場所でしょうか。まずはサードプレイスオフィスの意味を詳しく解説します。
ファーストプレイス、セカンドプレイスとは？
サードプレイスとは「第3の場所」という意味があります。そのため、サードプレイスの前に「ファーストプレイス」「セカンドプレイス」が存在します。ファーストプレイス（第1の場所）は自宅、セカンドプレイス（第2の場所）は職場や学校等という意味です。
ファーストプレイスの特徴は、プライベートな時間を過ごすことができたり、自分の事に集中できたりする場所であるという点です。それに対し、セカンドプレイスの特徴は多くの人々と関わる場所であり、役職や上下関係を与えられ、メンバーの一員として振る舞う必要があることです。
サードプレイスの意味
サードプレイスとは心地のよい「第3の場所」という意味があり、前述のとおりファーストプレイスやセカンドプレイスとは異なる特徴を持ちます。
多くの人の中に身を置ける一方で、そこにいる人々には上下関係がなく心安らぐ場所であるというのがサードプレイスの特徴です。
代表的なサードプレイスには、カフェやコワーキングスペースといったものがあります。また、ジムや公園なども幅広い意味ではサードプレイスにあたります。
サードプレイスオフィスの6つのタイプ
以下ではサードプレイスオフィスの6つのタイプを紹介します。
1.会社のオフィス以外のシェアオフィス
2.サウナなどの施設に併設されたシェアオフィス
3.自宅に近いシェアオフィス
4.バケーションを兼ねたワーケーション
5.都会から離れた場所のサテライトオフィス
6.会社内に設置したサードプレイス
シェアオフィスはフリーランスや起業家が使用するイメージがありますが、最近ではテレワークの普及により、会社のオフィス以外のサードプレイスとしてシェアオフィスを活用する人が増えてきています。
シェアオフィスの中にはサウナなどを併設した施設もあり、顧客ニーズをうまく汲み取っているといえるでしょう。また、会社がテレワークに移行したが自宅では仕事に集中できないという人からは、自宅に近いシェアオフィスが人気です。
その他、観光地やリゾート地などの旅行先をサードプレイスとする新スタイルも、コロナ渦の中で注目を集めています。都会から離れてリフレッシュできるサテライトオフィスや、会社内に設置されたサードプレイスも気分転換を兼ねた場所として人気です。
テレワークの一種
コワーキングスペースなどのサードプレイスオフィスが注目されている理由には、クラウド型のシステムが普及し、オフィスにいなくても仕事ができるようになったことがあげられます。
昨今の働き方改革や新型コロナウィルスの影響によってさらに注目を集めており、テレワーク推進の流れは今後も続くと予想されています。
サードプレイスオフィスのメリット
企業がサードプレイスオフィスを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。以下では「生産性が向上する」「新しいアイデアが生まれやすくなる」「優秀な人材の離職を防ぐ」「緊急時も事業を継続できる」の4つのメリットについて解説します。
生産性が向上する
サードプレイスオフィスを使うことで、職場よりもリラックスできる空間で仕事がはかどります。ずっと同じ環境にいると、人間はどこか行き詰まりを感じてしまうものです。そのようなときに第3の居場所があれば、気分転換の目的で使用できるでしょう。
また、自宅で仕事をしていると、子育てや家事、誘惑などもあり仕事に集中できない場合もあります。しかし、サードプレイスオフィスを設けることで自宅とは別の場所で仕事ができるため、業務に集中しやすいという利点があります。
新しいアイデアが生まれやすくなる
職場や自宅以外のサードプレイスオフィスを持つと、普段の生活では出会えない人々と出会うことができるようになります。人間は環境の生き物でもあるため、普段とは違う場所に行くことによって新鮮さを得ることができ気分転換になります。新たな出会いによって刺激をもらえ、さまざまな人と交流を持つことで、新しいアイデアも浮かびやすくなるでしょう。
優秀な人材の離職を防ぐ
サードプレイスオフィスを活用することで、優秀な人材の離職を防ぐことにもつながります。例えば、アクセス面で問題を抱えていた社員の場合、テレワークとサードプレイスオフィスを活用することで雇用を維持することができるでしょう。
同様に、育児や介護などの必要がある社員も、テレワークやサードプレイスオフィスの活用によって仕事との両立がしやすくなり、キャリアを継続できます。サードプレイスオフィスの存在により働き方の選択肢が増え、優柔な人材の雇用維持や新たな雇用の創出にもつながるのです。
緊急時も事業を継続できる
近年では台風や地震といった災害時に通勤が困難になり、仕事がストップしてしまうケースが発生しています。そんなときにサードプレイスオフィスの存在があれば、例え通勤が困難な状態でも業務を継続できる可能性が高まります。災害時に事業のすべてが止まってしまうのはリスクが高いため、リスク分散をする意味でもサードプレイスオフィスの設置は有効でしょう。
サードプレイスオフィスのデメリット
サードプレイスオフィスにはメリットだけでなく、デメリットも存在します。事前に知っておくことで、必要な対策を取りましょう。
セキュリティ上のリスクがある
基本的にサードプレイスオフィスは自宅や会社以外の場所に設けるため、セキュリティ上のリスクが存在します。会社以外のセキュリティ対策が施されていないネットワークにつなぐことで、機密情報が社外へ漏れやすくなります。そのため、セキュリティ対策の強化をすることは必要不可欠となります。
勤務状況を管理しにくい
サードプレイスオフィスで仕事をしている社員の勤務状況を、管理者側が把握するのが難しいという問題点があります。
社外で活動していると状況が見えにくく仕方のない部分もありますが、社員の勤怠についても評価しにくいため対策が必要です。サードプレイスオフィスを導入する際は、成果管理の仕組み作りが必須といえるでしょう。
コミュニケーション不足になる
サードプレイスオフィスを活用すると、会社とは離れた場所で仕事をすることになるため、必然とコミュニケーションの頻度が減っていきます。そのため、社員の孤独感を助長しやすくなる可能性があるでしょう。チームワークに支障をきたす可能性も否めません。
サードプレイスで仕事をする際は、使用する側がチャットツールなどを使ってコミュニケーションを取る意識が必要です。
サードプレイスオフィスをうまく導入する方法
ここからはサードプレイスオフィスのデメリットを解消できる導入方法を以下のとおり紹介します。
・勤怠管理の方法を確立しておく
・事前に評価方法を明確にしておく
・コミュニケーションが取れる体制を作っておく
・セキュリティを構築する
勤怠管理の方法を確立しておく
サードプレイスオフィスでの勤務を許可する前に、勤怠管理の方法を確立しておきましょう。理由は先述のとおり、テレワークを行っていると勤怠の様子が把握しにくいためです。そのため、タイムカードやICカード、PCへのログイン情報を活用して労働時間を把握するなど対策を取りましょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワークの勤怠管理は大丈夫？管理のポイントやツールの選び方まで解説」
事前に評価方法を明確にしておく
サードプレイスオフィスを使用する場合の、社内の評価方法を明確にしておくことも大切です。その理由は、在宅勤務者とオフィス勤務者の間で不平等にならないようにするためです。テレワークになると評価がしにくい点が発生するため、評価方法は明確にしておきましょう。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのルール作りのポイント｜導入に必要な手順を解説」
コミュニケーションが取れる体制を作っておく
コミュニケーションツールを駆使して、サードプレイスオフィスで仕事をする社員といつでもコミュニケーションを取れる体制を整えることも重要です。オンラインミーティングやチャットでこまめに連絡を取ることで、コミュニーション不足を解消できます。また、事前にミーティングの頻度や出社日、会議を行う日などを決めておくことも重要なポイントです。
→こちらも併せて読みたい「テレワークにおけるコミュニケーションの取り方を解説｜失敗しないためのポイントとは？」
セキュリティを構築する
先述のとおり、サードプレイスオフィスで仕事をする際にはセキュリティのリスクがあります。そのため、パソコンやモバイル端末にしっかりとしたセキュリティを施し、社員にはセキュリティ教育を行いましょう。
その他、セキュリティ水準の高いコミュニケーションツールを使用することもひとつの対策方法です。
→こちらも併せて読みたい「テレワークのセキュリティ対策とは？7つのリスクと対策をわかりやすく解説」
サードプレイスオフィスの導入事例
以下では実際に企業がサードプレイスを導入している事例を紹介します。具体的なサードプレイスの設け方として、3つのパターンを解説します。
社内にサードプレイスオフィスを作る
社内にサードプレイスオフィスを設置した事例です。例えば、カフェスペースやバー、ダーツなどの娯楽施設を併設してサードプレイスを設けます。この場合は、社員のモチベーション向上や気分転換が期待できるでしょう。また、育児中の女性に寄り添ったスペースを提供している事例もあります。
社内にサードプレイスを設ける事例は、スノーピーク、ビジョン株式会社、株式会社富士通ラーニングメディアが実践中です。
本拠地から離れた場所に設置する
本拠地から離れた場所にサードプレイスオフィスを設置する事例です。この取り組みにより、新たな事業の創出や事業拡大が期待できます。本拠地とは別の土地で働くことで、社員はリフレッシュしながら仕事ができ、業務が捗るでしょう。
本拠地と離れた場所に設ける事例は、Sansan株式会社、セールスフォース・ドットコム、ニチレイロジが実践しています。
従業員の自宅近くに設置する
従業員の自宅近くにサードプレイスオフィスを設置することで、従業員にとってアクセスがしやすく、通勤時間を大幅に短縮できます。業務効率の改善が期待でき、通勤時間が減ることにより従業員のプライベートが充実し、幸福度を高めることにもつながります。
従業員の自宅近くにサードプレイスオフィスを設置する事例は、りそな銀行や日立製作所が実践しています。
まとめ
テレワークが普及してきた現在において、会社以外のサードプレイスオフィスの存在は欠かせなくなっています。サードプレイスオフィスを活用することで、ストレスの発散や気分転換ができ、業務効率の改善が期待できるでしょう。
また、サードプレイスオフィスを設ける際には、使用するネットワークが増えるため、セキュリティ対策や情報漏洩対策を強化する必要があります。
KDDI まとめてオフィスの KDDI Smart Mobile Safety Manageでは、情報漏洩対策やセキュリティ機能など、従業員へ支給するデバイスに必要とされるさまざまな機能を提供しています。スマートデバイスのセキュリティ対策や遠隔設定なども一元管理できるため、サードプレイスオフィスの設置を検討されている場合は、ぜひ一度ご検討ください。
※ 記載された情報は、掲載日現在のものです。
